Einrichtung Formular

Um das Formular einsetzen zu können, müssen Sie im Meta-Schritt beim Dokumente anlegen den Dokumententyp (Template) “Formular” auswählen. Damit erhalten Sie die Möglichkeit, eine Formularseite für Ihren Auftritt zu erstellen.

Bei anderen Dokumententypen besteht nicht die Möglichkeit, ein Formular einzusetzen. Es ist also nicht möglich, ein Formular auf einer Artikel- oder Übersichtsseite zu integrieren. Es wird immer eine eigene Seite dafür benötigt.

Die Reiter in der Bearbeitungsansicht eines Formulars unterscheiden sich in Teilen von denen der Artikel- oder Übersichtsseiten. Wichtige Formularbestandteile befinden sich in den Reitern Formular-Start und Formular-Ende

Bei den Flex-Modulen gibt es eine speziell auf das Formular zugeschnittene Auswahl an Modulen. Diese werden auf der Seite “Flex-Module im Formular” genauer erläutert.

Die Reiter Metadaten, Inhalt/Teaser, Kontaktspalte und Weitere Funktionen sind im Formular ebenfalls vorhanden und funktionieren identisch zu den anderen Templates.

In diesem Reiter geben Sie u.a. an, wohin die Formulardaten versandt werden, welche Standard-Daten der*die Absenderin angeben muss und wie der Datenschutz im Formular geregelt wird.

Als Erstes sollten Sie den Formulartyp wählen. Dieser ist ausschlaggebend dafür, welche Optionen bei der weiteren Bearbeitung des Reiters zur Verfügung stehen. Einige Optionen sind nur bei dem entsprechenden Formulartyp vorhanden.

Es muss immer ein Formulartyp gewählt werden. Wenn Sie keine Auswahl treffen, erhalten Sie beim Speichern eine Fehlermeldung.

Die meisten Felder sind in allen Formulartypen vorhanden. Auf die speziellen Felder wird bei den jeweiligen Formulartypen eingegangen. Die verschiedenen Typen und die Verwendung wird weiter unten erläutert.

Text des Absendebuttons

Wenn der oder die Nutzer*in alle Eingaben getätigt hat, wird ihm oder ihr ein Button zum Absenden der Daten angezeigt. Allerdings führt dieser erste Button zunächst nur auf eine Seite, auf der alle Angaben noch einmal geprüft werden können. Daher sollte der Text nicht “Absenden” oder ähnlich lauten, da das Formular noch nicht abgeschickt wird. Der vorgeschlagene Text “Zur Kontrolle Ihrer Eingaben” kann redaktionell verändert werden.

Der Button zum finalen Absenden der Daten heißt “Formular absenden” und kann nicht redaktionell verändert werden.

E-Mail-Adresse des/der Formular-Empfänger*in (Reiter Formulartyp/Grundeinstellungen)

Die Eingabe eines oder mehrerer Formularempfänger*innen sind bei den Formulartypen Kontaktformular und E-Mail Versand zwingend nötig. Bei den Formularen mit Datenbank-Frontend und der Umfrage ist die Eingabe einer Empfänger-E-Mail-Adresse optional. Bei den Typen Kontaktformular, E-Mail-Versand und Datenbank-Frontend werden die Eingaben der Nutzer*innen direkt an die Empfänger*innen verschickt. Bei der Umfrage wird mit der E-Mail nur der Hinweis gesendet, dass eine Person an der Umfrage teilgenommen hat. Die eingetragenen Antworten sind nicht enthalten.

Bei der Eingabe der “E-Mail-Adresse des Formular-Empfängers” haben Sie mehrere Möglichkeiten:

• Wenn Sie nur eine*n Empfänger*in eintragen wollen, so geben Sie nur seine oder ihre E-Mail-Adresse ein. Es darf kein Leerzeichen vor oder hinter der E-Mail-Adresse stehen.
• Wenn Sie wollen, dass das Formular an mehrere Personen gleichzeitig eine E-Mail verschickt, so geben Sie die einzelnen Mailadressen bitte durch ein Komma getrennt ein, also z.B. a@b.de,c@d.de

• Wenn Sie eine Liste von Empfängern zum Auswählen bereitstellen wollen, so fügen Sie jeden Empfänger in einer eigenen Zeile nach dem folgenden Muster ein: E-Mail-Adresse:Bezeichnung.

• Manchmal kann es nötig sein, dieselbe Empfängeradresse unter verschiedenen Bezeichnungen mehrfach zu verwenden, zum Beispiel für Anfragen zu den Themen Hilfe, Kontakt, Info, die Sie alle an die Mailadresse Support@… verschicken wollen. Problem: Wenn Sie dieselbe Empfängeradresse mehrfach verwenden, wird nur die erste Angabe aufgelistet. Lösung: Verwenden Sie die Adresse in verschiedenen Groß- und Kleinschreibungen.
• Wenn Sie eine Liste von Empfängern zum Auswählen bereitstellen wollen und dabei einzelne Optionen an mehrere Mailadressen gleichzeitig versendet werden sollen, so geben Sie bitte jede Option in eine einzelne Zeile nach folgendem Muster ein: a@b.de,c@d.de:Bezeichnung.

• Wenn Sie in der Auswahlliste eine nicht auswählbare Option einsetzen wollen, dann müssen Sie dies mithilfe von zwei Minuszeichen zu Beginn der Option markieren, z.B.: — Bitte wählen Sie einen Empfänger aus —.

E-Mail-Betreffzeile(n) (Reiter “Formulartyp/Grundeinstellungen”)

In diesem Feld ist es möglich, einen Betreff für die E-Mail einzutragen. Es besteht auch die Möglichkeit, dem Nutzer eine Auswahl von Themen zur Verfügung zu stellen. Wenn kein Betreff eingetragen wird, wird die Seitenüberschrift des Formulars verwendet.

Wenn Sie den Nutzer*innen eine Liste von Betreffzeilen zur Wahl stellen, können Sie jeden Betreff in eine Zeile des Feldes schreiben. Wollen Sie in der Auswahlliste eine nicht auswählbare Option einsetzen, dann müssen Sie dies mithilfe von zwei Minuszeichen zu Beginn der Option markieren, z.B.: — Bitte wählen Sie einen Betreff aus —.

Der Formulartyp Umfrage ist, wie der Name schon sagt, für die Durchführung von Umfragen geeignet. Hier können die Nutzer*innen an einer Befragung teilnehmen, bei der eine grafische Auswertung und Einsicht der Ergebnisse ermöglicht wird. Bei diesem Formulartyp wird keine E-Mail mit den eingetragenen Inhalten verschickt, sondern nur ein Hinweis, dass eine Person an der Umfrage teilgenommen hat.

Damit eine Umfrage erstellt wird, muss im Reiter “Formulartyp/Grundeinstellungen” auf der rechten Seite ein Passwort vergeben werden. Das Passwort darf nur Buchstaben und Ziffern enthalten. Der Tabellenname wird generiert und kann nicht angepasst werden.

Standardmäßig werden alle angelegten Flex-Module mit Nutzereingaben in der Umfrage ausgewertet. Wenn Sie einige Flex-Module nicht in der Auswertung anzeigen möchten, können Sie direkt beim Modul oben rechts einen Haken setzen. Dann wird das Modul nicht in der Auswertung der Umfrage angezeigt. Das sollte bei Feldern mit freier Texteingabe ausgewählt werden.

Für die Umfrage können Sie noch einige Einstellungen festlegen.

• Umfrage endet am: Wenn Sie ein Ende der Umfrage festlegen, kann ab diesem Zeitpunkt kein*e Nutzer*in mehr abstimmen. Die Nutzer*innen sehen danach einen entsprechenden Hinweis. Für “unendliche” Umfragen geben Sie ein Datum weit in der Zukunft ein, bspw. 31.12.2030.
• Zeige Teilnehmeranzahl ab: Ab der eingetragenen Zahl wird unterhalb der Ergebnisse die Anzahl der Teilnehmer*innen angezeigt. Wenn die Teilnehmerzahl nie angezeigt werden soll, tragen Sie eine sehr große Zahl ein. Bleibt das Feld leer, wird die Teilnehmeranzahl ab dem/der ersten Teilnehmer*in angezeigt.
• Zeige Zahlen: Sie haben die Wahl, ob die Zahlen im Ergebnis in Prozent oder in absoluten Zahlen angezeigt werden sollen. Die Einstellung gilt für alle Umfragefelder.
• Nutzer können mehrfach abstimmen: Sie können den Nutzer*innen die Möglichkeit geben, für eine Umfrage mehrfach abzustimmen. Der normale Anwendungsfall wird allerdings eher eine einmalige Umfrage sein. Dies ist allerdings keine sichere Einstellung. Die “Einmaligkeit” wird über einen gesetzten Cookie erreicht. Wenn Nutzer*innen diesen Cookie löschen oder mit einem anderen Browser die Seite aufrufen, kann er erneut an der Umfrage teilnehmen. Es ist mit Imperia nicht möglich sicherzustellen, dass jede*r Nutzer*in die Umfrage nur ein Mal ausfüllen kann.
• Ergebnisse anzeigen: Hier können Sie wählen, wann das Ergebnis der Umfrage angezeigt werden soll. Entweder wird das Ergebnis immer nach Abstimmung, nach Abstimmungsende oder nie angezeigt. Vor einer Abstimmung oder vor der ersten Abstimmung bei Mehrfach-Abstimmung kann das Ergebnis nicht angezeigt werden.

Die Nutzer*innen finden beim Aufrufen der Seite das von Ihnen erstellte Formular vor. Dabei sind die von Ihnen ggf. vorgegebenen Standardeinstellungen bereits ausgefüllt.

Nutzer*innen können jederzeit das Formular absenden. Dabei wird aber vorher überprüft, ob

• alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden und
• in typisierten Feldern (Zahlfelder, Datum, etc.) die formal richtigen Werte stehen.

Erfüllt das Formular diese Voraussetzungen nicht, werden die Nutzer*innen erneut auf die Seite geführt und bekommen einen Hinweis, in welchen Feldern eine nicht den Erwartungen entsprechende Eingabe getätigt wurde.

Ist das Formular korrekt ausgefüllt, wird als Erstes eine Zusammenfassung der Inhalte angezeigt. Erst wenn diese Zusammenfassung final bestätigt wird, werden die Inhalte per E-Mail an die im Formular vorgegebenen Empfänger*innen versendet oder/und in einer Datenbank gespeichert. Der Vorgang ist damit abgeschlossen und das Formular wird mit einer Bestätigungsmeldung nochmals angezeigt (wenn so eingestellt), aber gegen ein erneutes Absenden gesperrt. Diese Seite können die Nutzer*innen als Bestätigung speichern oder ausdrucken. Eine E-Mail mit den Formulardaten wird nicht an die Nutzer*innen geschickt.