Formular mit Datenbank-Anbindung
Damit eine Datenbank erstellt wird, muss im Reiter “Formular-Ende” unter “Formulartyp/Grundeinstellungen” links das Datenbank-Frontend ausgewählt sein und dann auf der rechten Seite ein Passwort vergeben werden. Das Passwort darf nur Buchstaben und Ziffern enthalten. Der Tabellenname wird automatisch generiert und kann nicht angepasst werden.
Sie können bei dem Datenbank-Frontend wählen, ob Dateianhänge auch in der Datenbank gespeichert werden. Wenn Sie eine dauerhafte Speicherung möchten, sollten Sie dafür ein DSGVO konformes Verfahrensverzeichnis in Ihrer Behörde anlegen.
Der Zugriff auf eine neu eingerichtete Datenbank funktioniert erstmals kurz nach Eingang eines ersten (Test-)Datensatzes über Ihr freigeschaltetes Formular.
Imperia-Formulare bzw. die angeschlossene Datenbank sind für sensible Daten – und damit auch in der Regel für “Online-Anträge” oder die Verarbeitung ähnlicher verbindlicher Verwaltungsdienstleistungen – hinsichtlich der Themen Ausfallsicherheit, Datensicherheit und Ähnliches nicht konzipiert. Eine Alternative wäre hier bspw. der IKT-Basisdienst “Digitaler Antrag”, der als Frontend für Online-Anträge bereitgestellt wird. Für besonders schützenswerte persönliche Daten, wie zum Beispiel Gesundheitsdaten, darf ein Formular (mit oder ohne Datenbank) in keinem Fall verwendet werden!
Formulareinträge im Datenbankbetrachter
Nach der Anmeldung sehen Sie alle Datenbankeinträge, die von den Nutzer*innen über das Formular gesendet wurden, sortiert in unterschiedliche Spalten. Die Namen der Spalten sind mit den Titeln der Formularfelder identisch. In den Klammern befinden sich die IDs der Felder, die automatisch generiert werden, wenn keine explizit vergeben wurden.
Im Beispiel wurden für alle Formularfelder IDs vergeben, außer für die 4. Spalte. Diese hat eine automatische ID erhalten.
Die erste Spalte beinhaltet immer eine von Imperia unabhängige ID. Diese ID wird bei einem Eintrag automatisch generiert und ist nur einmalig vorhanden. Die ID kann nicht verändert werden.
Danach folgen alle redaktionell angelegten Flex-Module im Formular, die für die Speicherung vorgesehen sind.
Anschließend werden automatisch angelegte Spalten angezeigt, die in Imperia meist über eine Checkbox angewählt wurden. Diese enthalten zum Beispiel die Absenderangaben, der Antwortwunsch und ggf. gespeicherte Formular-Anhänge.
Die hinteren Felder „Erzeugt am (create_date)“ und „Zuletzt bearbeitet am (update_date)“ werden wie die ID automatisch in die Tabelle geschrieben und können nicht manuell verändert werden. Normalerweise stimmen die Inhalte überein, außer wenn der Eintrag im Nachhinein in der Datenbank bearbeitet wurde. Dann wird automatisch das „Zuletzt bearbeitet am“ Feld aktualisiert.
Die Eingabefelder unter den Spaltennamen dienen der Suche innerhalb der Spalte. Der Suchbegriff sollte nach folgendem Muster aufgebaut sein, z.B. “Fi%”, um bspw. die Einträge Fisch und Film zu finden. Das % ist ein sogenannter Joker, der alle beliebigen Zeichen als Treffer zulässt. Mit “Fi%” werden also alle Wörter gefunden, die mit den Buchstaben “F” und “i” (Groß- und Kleinschreibung wird beachtet) beginnen und danach beliebige Zeichen enthalten. Wenn mehrere Suchfelder gefüllt sind, werden nur Einträge angezeigt, die alle Bedingungen erfüllen.
Jede Spalte kann für die Sortierung der Tabelle genutzt werden. Zum Umsortieren genügt ein Klick auf die Spaltenüberschrift. Voreingestellt ist die Sortierung über die erste Spalte.
Bearbeitungsansicht einer Zeile
Lese-Schnittstelle
Jedes Formular mit Datenbank verfügt automatisch über eine zugangsbeschränkte Lese-Schnittstelle. Die URL für diese Schnittstelle finden Sie im Footer der Weboberfläche der Datenbank. Diese URL können Sie von dort kopieren und an Nutzer*innen dieser Schnittstelle weiterreichen.
Beachten Sie, dass sich die Zugangsdaten der Leseschnittstelle automatisch ändern, wenn Sie die Zugangsdaten für den administrativen Zugang ändern.
Die Schnittstelle kann nach außen CSV-, XML- oder JSON-Daten liefern.
Die CSV für SimpleSearch benutzt als Spaltenbezeichnung die IDs der Felder anstatt die Titel der Formularfelder.
Die zur Verfügung gestellte URL kann durch angehängte GET-Parameter zusätzliche Fragen beantworten:
Darüber hinaus existiert eine API für Schreib-Operationen.
Wenn Sie innerhalb von Imperia Formularfelder verändern und diese Änderungen freischalten, werden diese Änderungen nicht sofort in der Datenbank durchgeführt. Die Struktur der Datenbank wird erst beim ersten Absenden des Formulars geändert. Daher sollten Sie nach einer Änderung am Formular einmal selbst das Formular ausfüllen, um die Datenbank zu aktualisieren.
Auch das Löschen von Flex-Modulen hat Einfluss auf die Struktur der Datenbank. Wenn ein Flex-Modul gelöscht wird, wird auch die Spalte inklusive der bereits enthaltenen Daten in der Datenbank unwiederbringlich gelöscht.
Das Umbenennen von Formularfeldern führt zum Löschen der alten Felder und dem Anlegen unter einem neuen Namen. Dabei wird der Inhalt der alten Spalte unwiederbringlich gelöscht. Daraus leitet sich die Empfehlung ab, dass Sie die Struktur Ihrer Tabelle nicht mehr ändern sollten, sobald die ersten Daten in der Tabelle sind.
Die hochgeladenen und gespeicherten Dateien können ausschließlich im Datenbank-Betrachter eingesehen und abgespeichert werden. Ein Export über Excel oder CSV ist nicht möglich.
