Datenschutz-Reiter

Im Reiter Datenschutz müssen Sie Einstellungen zur Einhaltung des Datenschutzes nach DSGVO vornehmen. Bitte beachten Sie die folgenden Informationen und die Hinweise direkt im Reiter Datenschutz bei der Bearbeitung des Formulars. Wenn Sie Fragen zum behördlichen Datenschutz haben, wenden Sie sich an die Datenschutzbeauftragten in Ihrem Haus.

Datenschutz für Formulare - 1. Teil

Personenbezogene Daten

Als Erstes treffen Sie die Wahl, ob personenbezogene oder personenbeziehbare Daten erfasst werden. Das ist eine Pflichtangabe; ohne Auswahl können Sie das Formular nicht abspeichern. Im Zweifel fragen Sie bei den Datenschutzbeauftragten Ihrer Behörde nach.

• Wenn Sie sich noch nicht sicher sind, ob personenbezogene Daten erfasst werden, wählen Sie die Option “Ich muss erst fragen”. Damit sind keine weiteren Eingaben auf dieser Seite zu diesem Zeitpunkt nötig.
• Wenn Sie personenbezogenen Daten wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift oder andere erfassen, wählen Sie den Punkt “Ja, wir erfassen personenbezogene Daten” aus. Damit müssen noch weitere Angaben zur Löschfrist und zum Datenschutzbeauftragten auf dieser Seite ausgefüllt werden. Weitere Informationen zu diesen beiden Angaben finden Sie etwas weiter unten.
• Wenn keine personenbezogenen Daten erfasst werden, zum Beispiel bei einer anonymen Umfrage oder einem Feedbackformular mit nur einem Feld für eine Nachricht, können Sie die Option “Nein, wir erfassen keine personenbezogenen Daten” wählen. Dann müssen keine weiteren Informationen auf dieser Seite eingetragen werden.

Angabe zur Löschfrist

Wenn personenbezogene Daten erfasst werden, muss eine Angabe zur Löschfrist getroffen werden:

• Wenn Sie sich noch erkundigen müssen, ob die Daten dauerhaft gespeichert werden dürfen oder nach einer gewissen Zeit gelöscht werden müssen, wählen Sie die Option “Ich muss erst nachfragen”.
• Wenn es rechtliche Grundlagen dafür gibt, dass die Daten auf unbestimmte Zeit gespeichert werden, wählen Sie den Punkt “Nein, die Daten werden für unbestimmte Zeit gespeichert”.
• Gibt es keine rechtlichen Grundlagen, müssen Sie um das Einverständnis der Nutzer*innen bitten. Überdies müssen die Daten nach einer bestimmten Zeit gelöscht werden. Dann wählen Sie den Punkt “Ja, die Daten werden gelöscht (Standard 6 Monate) nach xx Monaten”. Zusätzlich sollten Sie abklären, wie lange die Daten gespeichert werden müssen oder dürfen. Diese Angabe ergänzen Sie in dem vorhandenen Feld. Die eingetragenen 6 Monate sind ein vorgeschlagener Standardwert, der redaktionell verändert werden kann.

Besonders schützenswerte Daten

Hier müssen Sie angeben, ob Sie besonders schützenswerte Daten nach DSGVO abfragen wollen. Wenn die Antwort ja ist, oder Sie unsicher sind, kontaktieren Sie bitte Ihre Datenschutzbeauftragten, denn die Infrastruktur der Server ist nicht darauf ausgelegt, besonders schützenswerte Daten zu verarbeiten. Diesen Hinweis finden Sie auch beim Formular.

Datenschutz für Formulare, 2. Teil

Redaktioneller Hinweis

Formulare mit besonders schützenswerten Daten bzw. personenbeziehbaren Daten ohne weitere Angabe können nicht über die Infrastruktur von BerlinOnline eingebunden werden. Wenn Ihre Wahl auf “Ja” oder “Ich muss erst nachfragen” fällt, wird das Formular nicht ausgespielt und ist im Frontend nicht sichtbar. Es erfolgt folgende Meldung auf der Live-Seite “Das von Ihnen aufgerufene Formular wird derzeit für die EU-DSGVO überarbeitet.”.

Datenschutz für Formulare, 3. Teil

Rechtsgrundlage

Sie können hier die rechtliche Grundlage für die Datenerhebung angeben, dies gilt nur für die normalen persönlichen Daten, wie Anschrift und Name. Geben Sie bitte das Gesetz und den Paragraphen an.

Datenschutz für Formulare, 4. Teil

Datenschutzerklärung und Datenschutzbeauftragte

Wenn personenbezogene Daten gespeichert werden, müssen die Nutzer*innen eine*n Ansprechpartner*in haben, um über diese Daten eine Auskunft zu erhalten oder diese löschen zu lassen. In diesem Abschnitt müssen nur Eingaben getätigt werden, wenn personenbezogene Daten erfasst werden. Sie haben zwei Möglichkeiten, den Nutzer*innen die Informationen zum Datenschutzbeauftragten zur Verfügung zu stellen.

Sie benötigen für jedes Formular einen Abschnitt in Ihrer Datenschutzerklärung. Sie dürfen nicht auf die Datenschutzerklärung der Senatskanzlei oder der von BerlinOnline verlinken. Sie können die Datenschutzerklärung der Senatskanzlei als Vorlage nutzen und für Ihre Bedürfnisse anpassen.

In der Datenschutzerklärung kann auch der Kontakt zum Datenschutzbeauftragten hinterlegt werden. Dann geben Sie an dieser Stelle nur den Link zur Datenschutzerklärung an.

Sie können auch die Angaben zum oder zur Datenschutzbeauftragten direkt für dieses Formular ausfüllen oder eine zentrale Seite mit den Informationen zum Datenschutzbeauftragten hinterlegen. Diese Angaben sind zusätzlich zur Datenschutzerklärung auszufüllen, wenn in der Datenschutzerklärung keine Kontaktdaten zum oder zur Datenschutzbeauftragen eingetragen sind, oder zusätzliche Stellen die Daten bekommen, deren Datenschutzbeauftragten ebenfalls genannt werden muss.