Schreibtisch

Aus Imperia Support Wiki

Der Schreibtisch ist die Ablage von Dokumenten, die aktuell bearbeitet werden. Hier befinden sich alle Seiten, die über reimportieren oder QuickEdit aufgerufen oder neu angelegt, aber noch nicht genehmigt und freigeschaltet wurden. Auf dem Schreibtisch können Dokumente bearbeitet und danach genehmigt und freigeschaltet werden.

Ansichten

Der Schreibtisch bietet verschiedene Möglichkeiten der Darstellung der Dokumente. Je nach Ansicht sind verschiedene Spalten vorhanden und in unterschiedlicher Reihenfolge angeordnet. Damit sind auch verschiedene Bedienelemente bzw. Aktionen verfügbar. Es gibt die vier vorhandenen Ansichten Classic, Compact, Default und Detail.

Sie können die Ansichten nach belieben wählen und zwischen diesen wechseln. Es ist auch möglich die Ansichten zu bearbeiten und Spalten zu entfernen, hinzu zu fügen oder zu verschieben. Dazu gibt es weitere Informationen unter dem Punkt "Spalten in den Ansichten bearbeiten".

Aktueller Schritt

In der Spalte Aktueller Schritt wird die Position des Dokuments im Workflow angezeigt. Dort steht bei den meisten Dokumenten der Schritt "Bearbeiten", "Metaedit" oder "Asset hochladen". Daran können Sie erkennen, was aktuell mit dem Dokument getan wird. Wenn Sie auf diesem Schritt klicken, können Sie die angegebene Aktion (bspw. Bearbeiten) durchführen.

Es ist allerdings auch möglich, dass andere Schritte dort angezeigt werden. Das passiert bspw. wenn ein Dokument an einer Stelle "fest hängt" und den nächsten redaktionellen Schritt nicht erreichen kann oder wenn das Dokument zurzeit von einem Nutzer bearbeitet wird und sich dabei von einem Schritt zum nächsten bewegt.

Benutzer

Der Benutzer ist immer die Person, die das Dokument erzeugt hat. Es ist also der erste Ersteller der Seite. Für die Anzeige des letzten Bearbeiters gibt es eine eigene Spalte, die Sie bei Bedarf hinzufügen können. Eine Anleitung dazu finden Sie unter dem Punkt "Spalten in den Ansichten bearbeiten".

Erzeugt

Dieses Datum kennzeichnet den Zeitpunkt der ersten Erstellung des Dokuments.

Geändert

In dieser Spalte wird das letzte Änderungsdatum angezeigt. Es kennzeichnet den Zeitpunkt der letzten Aktion, die mit dem Dokument durchgeführt wurde.

Nach diesem Datum sind die Ansichten standardmäßig sortiert.

Grid

Grid bedeutet Raster oder Gitternetz. In Imperia wird in diesem Grid der Workflow, also die Abfolge von Aktionen eines Dokuments festgelegt. Auf dem Schreibtisch wird der aktuelle Schritt mit einem Grid-Symbol dargestellt. Um den aktuellen Schritt durchzuführen, können Sie auch auf das Grid-Symbol klicken.

History

Der Link History zeigt die komplette Geschichte des Dokuments. Wer hat wann, was an dem Dokument ausgeführt. Dort werden Schritte wie Dokument editiert oder Dokument freigeschaltet angezeigt. Welche redaktionellen Änderungen durchgeführt wurden, sehen Sie im Archiv.

Link-Checker

Der Link-Checker funktioniert leider nicht, daher können Sie den Punkt "Überprüfen" ignorieren. Es sind bereits Diskussionen im Gange, dass ein neuer Link-Checker in Imperia eingebunden wird.

Löschen

Der Punkt Löschen bezieht sich an dieser Stelle nur auf den Schreibtisch. Das bedeutet soviel wie "das Dokument wird vom Schreibtisch zurück in die Schublade gelegt". Es verschwindet also nur vom Schreibtisch und ist im Dokumentenbrowser oder im Archiv noch vorhanden. Von dort kann es auch wieder reimportiert und bearbeitet werden.

Sie sollten regelmäßig den Schreibtisch aufräumen und Dokumente, die nicht aktuell bearbeitet werden, wieder "in die Schublade legen" also vom Schreibtisch löschen. Das erleichtert Ihnen, Ihren Kolleginnen und Kollegen und auch dem Support die Arbeit.

Meta-Viewer

In dieser "Ansicht" sehen Sie eine technische Übersicht aller Variablen, die in Ihrem Dokument verwendet werden.

Nächster Schritt

Der nächste Schritt ist abhängig vom aktuellen Schritt immer ein anderer. Dort kann bspw. "Zur Freischaltung/Genehmigung" stehen oder "Zum Bearbeiten". Wenn Sie diesen Link anklicken, können die den aktuellen Schritt beenden und mit dem nächsten Schritt fortfahren.

Möglicherweise erhalten Sie dabei eine Meldung, wenn im aktuellen Schritt noch Eingaben oder Aktionen fehlen. Ein Dokument kann bspw. erst genehmigt und freigeschaltet werden, wenn ein berechtigter Redakteur (Redakteur mit Genehmigung oder CvD) das Dokument bearbeitet und gespeichert hat.

Sie sollten den nächsten Schritt erst wählen, wenn Sie den aktuellen Schritt komplett beendet haben.

No - Nummer

In dieser Spalte werden die Dokumente durchnummeriert. Bei den Ansichten Classic, Compact und Detail können Sie mit dem Kästchen mehrere Dokumente auswählen und gemeinsame Aktionen durchführen. Damit lassen sich schnell mehrere Dokumente zeitgleich vom Schreibtisch löschen.

In Klammern wird die Anzahl der Dokumente auf dem Schreibtisch angezeigt, die Sie mit dieser Ansicht sehen können. Wie Sie sich Ihre Ansicht einschränken, wird im Abschnitt "Ansicht einschränken" beschrieben.

Rubrik

Hier wird die Rubrik angezeigt, in der das Dokuments angelegt wurde.

Sperren

Mit der Aktion "Dokument sperren" können Sie die Bearbeitung eines Dokuments durch andere Redakteure blockieren. Diese Sperre erfolgt auch automatisch, wenn ein Nutzer gerade das Dokument bearbeitet. Mit dieser Spalte, können Sie eine Sperre setzen ohne aktiv am Dokument zu arbeiten.

Die Sperre kann allerdings durch andere Nutzer aufgehoben werden. Es verhindert aber eine unbeabsichtigte Bearbeitung, da das Aufheben der Sperre mehrere Schritte zusätzlich erfordert.

Sie können diese Aktion bspw. verwenden, wenn Sie zu einem Meeting müssen und danach die Bearbeitung fortführen möchten. Dann ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass kein anderer an diesem Dokument arbeitet.

Um die Sperre wieder aufzuheben, klicken Sie in der Spalte auf Ihren Nutzernamen und wählen im nächsten Fenster "Einchecken".

Template

Das Template zeigt die technische Bezeichnung des gewählten Seitentyps an.

Titel

Der Titel entspricht der aktuellen Seitenüberschrift des Dokuments. Wird die Seitenüberschrift geändert, ändert sich auch der Titel auf dem Schreibtisch.

URL

Hier sehen Sie die URL des Dokuments. Sie fängt immer mit einem Slash / und Ihrer Hauptrubrik an und endet mit dem konkreten Dateinamen, bspw. artikel.1234.php oder index.php. Wenn die URL länger als die Spalte ist, können Sie die komplette URL beim Überfahren der Spalte mit der Maus als Tooltip sehen.

Wenn Sie die URL anklicken, sehen Sie eine Vorschau des zuletzt gespeicherten Arbeitsstandes. Diese URL können nur Redakteure aufrufen, die dieses Dokument bearbeiten dürfen. Die Vorschau vom Schreibtisch ist auch nur solange möglich, wie sich das Dokument auf dem Schreibtisch befindet. Wenn das Dokument freigeschaltet wird, ist die Vorschau-URL nicht mehr gültig und zeigt eine Fehlermeldung. Zur Abnahme durch Nutzer ohne Bearbeitungsrechte ist diese URL nicht geeignet.

Workflow

Wenn Sie auf den Link "Workflow" klicken, sehen Sie die Schritte, die das Dokument bereits durchlaufen hat. Hier haben Sie die Möglichkeit, an einen anderen Workflowschritt zu springen und von dort weiter zu gehen. Sie können bspw. vom der Bearbeitung wieder in den Metaedit-Schritt springen und dort Änderungen vornehmen. Allerdings ist das bei den Standarddokumenten nicht mehr nötig, da alle möglichen Änderungen auch im Bearbeiten-Schritt durchgeführt werden können.

Einstellungen, die nur einmalig pro Dokument vorgenommen werden können, können auch beim Zurückgehen nicht mehr verändert werden. Es ist also nicht möglich, beim Sprung zurück zum Metaedit ein anderes Template einzustellen. Der einmal gewählte Seitentyp bleibt weiterhin bestehen.

Sortierung

Bei allen Ansichten haben Sie die Möglichkeit, die Dokumente zu sortieren. Die Standardsortierung erfolgt nach der Spalte "Geändert". Weiterhin ist es möglich nach den Spalten Titel, Rubrik, URL, Erzeugt und Template zu sortieren.

Zur Sortierung klicken Sie auf den Titel der Spalte. Wenn die Sortierung nach dieser Spalte erfolgt, wird das mit einem kleinen Pfeil angezeigt. Der Pfeil zeigt auch an, ob absteigend oder aufsteigend sortiert wird. Wenn Sie auf den Pfeil klicken, wird die Sortierung umgekehrt. Klicken Sie ein weiteres Mal, wird die Sortierung aufgehoben (Pfeil wird entfernt).

Ansichten verwalten

Neben den vier vorgefertigten Ansichten, können Sie sich eigene Ansichten anlegen und konfigurieren. Sie haben dabei die Möglichkeit, Spalten zu löschen oder hinzu zufügen und die Ansicht nach bestimmten Kriterien einzuschränken. Änderungen können Sie über den Button "Ansichten verwalten" durchführen.

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Sie sollten eine neue Ansicht anlegen und keine der vier voreingestellten verwenden. Dazu gehen Sie rechts oben auf dem Button "Neue Ansicht".

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Wenn Sie sich eine neue Ansicht anlegen, sollten Sie vorher auf dem Schreibtisch Ihre favorisierte Standardansicht auswählen. Dann wird bei der neuen Ansicht die Darstellung übernommen und Sie können gewünschte Änderungen durchführen ohne alles ändern zu müssen.

Ansicht einschränken

Wenn Sie entweder mehrere Bereiche bearbeiten oder viele Personen gleichzeitig in Ihrem Bereich tätig sind, bietet es sich an, die Ansicht einzuschränken und somit die Anzahl sichtbarer Dokumente auf dem Schreibtisch zu reduzieren. Hier werden zwei Varianten vorgestellt.

nur Seiten aus dem Internet oder Intranet anzeigen

Wenn Sie Ihre Behörde sowohl im Internet als auch im Intranet betreuen, kann es durch Namensgleichheit zu Verwirrung kommen. Eine Möglichkeit, dem zu entgehen, ist die Ansicht vom Schreibtisch einmal nur auf Internet- und das andere Mal nur auf Intranet-Seiten zu beschränken.

Wenn Sie die ersten beiden Schritte "Ansichten verwalten" und "Neue Ansicht" durchgeführt haben, können Sie die Einschränkungen vornehmen.

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Als erstes sollten Sie einen Name vergeben. Dieser darf nur aus Buchstaben, Zahlen und Unterstrichen bestehen. Wenn Sie andere Zeichen verwenden, wird Imperia eine Fehlermeldung anzeigen.

Danach wählen Sie ganz unten links den Filter "Verzeichnis" aus und klicken auf "Filter hinzufügen".

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In diesem Filter wählen Sie die Einstellung "Beginnt mit" und tragen in das rechte Feld den Pfad zu Ihrem Internetauftritt ein, bspw. /ba-steglitz-zehlendorf oder /sen/gessoz . Den Teil http://www.berlin.de benötigen Sie nicht.

Leider müssen Sie jetzt noch einmal den Namen der Ansicht ganz oben eintragen. Beim Einfügen des Filters wurde der Name wieder gelöscht. Jetzt können Sie die Ansicht speichern.

analog dazu erstellen Sie sich die Ansicht für den Intranet-Bereich. Hier ist zu beachten, dass die URL immer mit /b-intern.de beginnt.

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Seiten anzeigen, die Sie zuletzt bearbeitet haben

Eine andere Einschränkungsmethode ist die Anzeige aller Dokumente, die Sie zuletzt bearbeitet haben. Damit sehen Sie alle Dokumente, an denen Sie aktuell arbeiten.

Die ersten Schritte sind identisch zur Einschränkung nach Rubriken. Nach der Vergabe des Namens ändert sich die Auswahl des Filters. Für diese Ansicht wählen Sie den Filter "Letzter Editor" aus. In das rechte Feld tragen Sie Ihren Nutzernamen ein.

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Damit sehen Sie nur Dokumente auf dem Schreibtisch, die Sie zuletzt bearbeitet haben.

Spalten in den Ansichten bearbeiten

Sie haben bei den Ansichten auch die Möglichkeit, Spalten zu entfernen oder Spalten hinzuzufügen. Das können Sie auch bei vorhandenen eigenen Ansichten durchführen.

Um eine vorhandene Ansicht zu bearbeiten, klicken Sie auf den Namen der Ansicht beim Ansichten verwalten. Danach sehen Sie die bereits beschriebene Seite, wo auch Einschränkungen vorgenommen werden können.

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Um eine neue Spalte hinzuzufügen, wählen Sie die gewünschte Spalte im Auswahlfeld unter dem Titel aus und klicken auf Hinzufügen. In unserem Beispiel ist es die Spalte "Letzter Editor".

Die neue Spalte wird ganz rechts als großer Block eingefügt. Um den Block an eine andere Stelle zu bewegen, nutzen Sie die Pfeilsymbole. Wenn Sie den letzten Editor unter den Block "Sperren" setzen möchten, klicken Sie auf den Pfeil der nach links unten zeigt.

Sie können die Blöcke auch per Klicken und Ziehen an eine andere Stelle schieben.

Wenn Sie mit der Anordnung zufrieden sind, speichern Sie die Ansicht.