Schreibtisch: Ansichten verwalten

Neben den Standard-Ansichten können Sie sich eigene Ansichten anlegen und konfigurieren. Sie haben dabei die Möglichkeit, Spalten zu löschen oder hinzuzufügen und die Ansicht nach bestimmten Kriterien einzuschränken. Änderungen können Sie über den Button “Ansichten verwalten” durchführen.

Die verschiedenen Ansichten enthalten unterschiedliche Spalten mit den jeweils für Ihre Workflow-Aufgabe benötigten Funktionen. Die in der aktuellen Ansicht enthaltenen Spalten erscheinen in der Kopfzeile des Schreibtischs. Um eine möglichst kompakte Darstellung des Schreibtischs zu erhalten, können in einer Spalte der Kopfzeile mehrere Spaltenüberschriften untereinander dargestellt werden.

Tipp: Wenn Sie sich eine neue Ansicht anlegen, sollten Sie vorher auf dem Schreibtisch Ihre favorisierte Standard-Ansicht auswählen. Dann wird bei der neuen Ansicht die Darstellung übernommen und Sie können gewünschte Änderungen durchführen, ohne alles ändern zu müssen.

Ansicht einschränken

Wenn Sie entweder mehrere Bereiche bearbeiten oder viele Personen gleichzeitig in Ihrem Bereich tätig sind, bietet es sich an, die Ansicht einzuschränken und somit die Anzahl sichtbarer Dokumente auf dem Schreibtisch zu reduzieren.

Im folgenden stellen wir als Beispiel zwei Varianten vor:

• Seiten aus dem Internet oder Intranet anzeigen
• Seiten anzeigen, die Sie zuletzt bearbeitet haben

Beispiel 1: nur Seiten aus dem Internet oder Intranet anzeigen

Wenn Sie Ihre Behörde sowohl im Internet als auch im Intranet betreuen, kann es durch Namensgleichheit zu Verwirrung kommen. Eine Möglichkeit, dem zu entgehen, ist die Ansicht vom Schreibtisch einmal nur auf Internet- und das andere Mal nur auf Intranet-Seiten zu beschränken.

Änderungen können Sie über den Button “Ansichten verwalten” und dann “neue Ansicht” vornehmen.

Ansichten verwalten

Schritt 1: auf “Ansichten verwalten” klicken

Neue Ansicht hinzufügen

Schritt 2: neue Ansicht hinzufügen

Ansicht benennen

Schritt 3: Nun müssen Sie einen Namen für die neue Ansicht vergeben. In diesem Beispiel “Intranet”, da wir ja eine Ansicht nur für Dokumente aus dem Intranet erstellen möchten. Der Name darf nur aus Buchstaben, Zahlen und Unterstrichen bestehen. Wenn Sie andere Zeichen verwenden, wird Imperia eine Fehlermeldung anzeigen.

Vergeben Sie auf jeden Fall einen Namen, damit Sie keine der Standard-Ansichten überschreiben.

Verzeichnis-Filter hinzufügen

Schritt 4: Filter “Verzeichnis” auswählen und auf “Filter hinzufügen” klicken

Filter definieren

Schritt 5: In diesem Filter wählen Sie nun die Einstellung “Beginnt mit” und tragen in das rechte Feld den Pfad zu Ihrem Intranet ein (hier ist zu beachten, dass die URL immer mit “/b-intern.de” beginnt), bspw. “/b-intern.de/ba-mitte” oder “/b-intern.de/ba-pankow”. Den Teil “http://www.berlin.de” benötigen Sie nicht.

Filter definieren (Internet)

Schritt 6: Nun speichern Sie den entsprechenden Filter und erstellen sich einen weiteren auf dem gleichen Weg für das Internet. Beachten Sie, dass Sie der Ansicht dann einen anderen Namen geben, z.B. “Internet”, und der Filter das Verzeichnis aus den Internet-Dokumenten haben muss.

Danach haben Sie beide Ansichten zur Verfügung und können die Ansicht auf jeweils Dokumente aus dem Intranet oder Internet beschränken.

Beispiel 2: Seiten anzeigen, die Sie zuletzt bearbeitet haben

Eine andere Einschränkungsmethode ist die Anzeige aller Dokumente, die Sie zuletzt bearbeitet haben. Damit sehen Sie alle Dokumente, an denen Sie aktuell arbeiten.

Die ersten Schritte sind identisch zur Einschränkung nach Verzeichnissen. Nach der Vergabe des Namens (z.B. “meine letzten Dokumente”) ändern Sie die Auswahl des Filters. Für diese Ansicht wählen Sie den Filter “Letzter Bearbeiter” aus. In das rechte Feld tragen Sie Ihren Nutzernamen (siehe Beispiel) ein. Danach wieder ganz normal speichern.

Mit dieser Ansicht sehen Sie nur Dokumente auf dem Schreibtisch, die Sie zuletzt bearbeitet haben.

Filter: letzter Bearbeiter

Spalten in den Ansichten bearbeiten

Sie haben bei den Ansichten die Möglichkeit, Spalten zu entfernen oder Spalten hinzuzufügen. Das können Sie auch bei vorhandenen eigenen Ansichten durchführen.

Um eine vorhandene Ansicht zu bearbeiten, klicken Sie auf den Namen der Ansicht bei “Ansichten verwalten”. Danach sehen Sie die bereits beschriebene Seite, wo auch Einschränkungen vorgenommen werden können. Entweder Sie fügen wieder eine neue Ansicht hinzu oder Sie bearbeiten eine bereits bestehende unter dem Punkt “Bearbeiten”.

Um eine neue Spalte hinzuzufügen, wählen Sie die gewünschte Spalte im Auswahlfeld unter dem Titel aus und klicken auf “Hinzufügen”. In unserem Beispiel ist es die Spalte “History”.

Spalte hinzufügen

Spalte wurde hinzugefügt

Die neue Spalte wird ganz rechts als großer Block eingefügt. Um den Block an eine andere Stelle zu bewegen, nutzen Sie die Pfeilsymbole. Sie können die Blöcke auch per Klicken und Ziehen beliebig an eine andere Stelle schieben.

Wenn Sie mit der Anordnung zufrieden sind, speichern Sie die Ansicht. Ordnen Sie die Spalten also so an, wie sie später auf dem Schreibtisch erscheinen sollen.

Spalte verschieben

Schreibtisch: Darstellung "Alle" oder "Meine Dokumente"

"Alle Dokumente" und "Meine Dokumente"

Die Standardauswahl ist “Alle”. Im obigen Screenshot ist “Alle” unterstrichen und damit als ausgewählt gekennzeichnet.

“Alle” bedeutet: Hier sind alle Dokumente aufgelistet, die sich derzeit in der Bearbeitung befinden und für die Sie Bearbeitungsrechte besitzen. Es heißt nicht, dass Sie alle diese Dokumente auf den Schreibtisch gelegt haben.

Zur Auswahl steht auch “Meine Dokumente”. Im Screenshot sind dies nur drei von neun Dokumenten.
“Meine Dokumente” bedeutet: Hier sind die Dokumente aufgelistet, die sich aktuell in Bearbeitung befinden, für die Sie Bearbeitungsrechte besitzen und die Sie selbst einmal als Autor*in bearbeitet und gespeichert haben. Die Dokumente werden unabhängig davon aufgelistet, ob Sie sie derzeit selbst bearbeiten oder es zur weiteren Bearbeitung an Kolleg*innen abgegeben haben.

Redaktioneller Hinweis

Beide Ansichten sind nicht als Basis geeignet, wenn Sie den Schreibtisch bereinigen wollen.
Wenn Sie nicht mehr benötigte Dokumente vom Schreibtisch entfernen möchten, erstellen Sie einen Filter mit “zuletzt bearbeitet von NUTZER*IN” und tragen sich selbst dort ein. Das Verwerfen unveröffentlichter Änderungen vom Schreibtisch ist endgültig, gehen Sie daher mit der entsprechenden Sorgfalt vor.

Fragen und Antworten zu eigenen Ansichten

• Ich habe die Ansicht verändert, nun funktioniert mein Schreibtisch nicht mehr. Was kann ich tun?

  Die einfache Möglichkeit

  Im einfachsten Fall können Sie über die Steuerung “Dokumente” nochmals den Schreibtisch auswählen und Imperia nutzt dann eine von den verbliebenen Standardansichten.
  Dann können Sie über “Ansichten verwalten” Ihre Ansicht korrigieren, und zwar geben Sie für den Bearbeiter dann Ihren Nutzernamen ein, dann sollte die Ansicht wieder funktionieren.

  Die sichere Möglichkeit

  Wenn das nicht klappt, setzen Sie die Ansichten für den Schreibtisch zurück.
  Dazu gehen Sie oben rechts auf das Zahnrad, klicken Ihren Namen an, und kommen damit auf die Seite “Benutzereinstellungen”. Dort klicken Sie auf der rechten Seite bei “Gespeicherte Benutzerdaten” den Link “Einstellungen öffnen”.
  Suchen Sie jetzt den Eintrag “desktop_state” für die aktuelle Schreibtischansicht und gehen in dieser Zeile auf den “Löschen-Button”.
  Dann sollten Sie wieder Zugriff auf die Standard-Ansichten haben und eine eigene Ansicht mit Ihrem Benutzernamen als Bearbeiter einfügen können.