Formularverzeichnis-Formulare erstellen

Allgemeines

Das Formularverzeichnis ist im Intranet unter Service —> Formularverzeichnis zu finden. Dort werden auch die Formulare der einzelnen Behörden gepflegt.

Neue Behörde im Formularverzeichnis anlegen

Wenn für Ihre Behörde noch keine Rubrik im Formularverzeichnis vorhanden ist, wenden Sie sich bitte an die Landesredaktion. Teilen Sie in der Mail bitte mit, wer CvD der Formularverzeichnis-Rubrik werden soll. Die oder der CvD kann dann weitere Nutzer*innen und die Unterrubriken für die Formulare anlegen.

Neues Formular anlegen

Formulare können nur in Unterrubriken angelegt werden. Als Erstes muss also eine neue Unterrubrik erzeugt werden. Der Vorgang ist identisch zum Verwalten von Rubriken in anderen Bereichen.

Eine Besonderheit ist, dass in jeder Rubrik automatisch eine Asset-Unterrubrik angelegt wird. In diese Asset-Rubrik sollten die PDFs und Dokumente hochgeladen werden, die von Formularen in genau dieser Rubrik verwendet werden. Wenn Sie weitere Unterrubriken anlegen und dort Formulare einstellen, sollten die PDFs in die dort untergeordneten Asset-Rubrik hochgeladen werden. Das erhöht die Übersichtlichkeit und erleichtert die spätere Pflege. Des Weiteren wird dadurch beim Löschen des Formularverzeichnis-Formulars auch das dazugehörende Dokument in dieser Unterrubrik gelöscht.

Beim Anlegen eines neuen Formulars vergeben Sie eine aussagekräftige Seitenüberschrift. Diese kann später noch einmal verändert werden. Die Seitenüberschrift muss nicht identisch sein zum Titel des PDFs. Der Titel des PDFs kann später beim Download-Modul eingetragen werden.

Bearbeitungsansicht Reiter "Allgemeine Angaben"

Reiter "Allgemeine Angaben"

Bei den allgemeinen Angaben sehen Sie den vorhin eingetragenen Titel und können eine kurze Beschreibung ergänzen. Der Beschreibungstext wird vor dem Formular und vor ggf. vorhandenen Anhängen angezeigt. Hier können also allgemeine Informationen stehen. Detaillierte Informationen direkt zum PDF sollten Sie beim Download-Modul im Reiter “Dokumente” ergänzen.

Die Eingaben von A-Z-Begriffen und Schlüsselwörtern erhöhen die Auffindbarkeit des Formulars. Eine Indexierung der PDFs findet nicht statt, daher sollten diese Felder sinnvoll ausgefüllt werden.

Bei den A-Z-Begriffen können Sie pro Zeile einen weiteren Titel für das Formular eintragen. Unter diesem wird es in der A-Z-Liste ebenfalls gefunden und angezeigt. Folgendes sollten Sie dabei beachten:

• Der Titel sollte mit dem entscheidenden Stichwort beginnen: Nicht “Antrag für Gewerbeanmeldung”, sondern “Gewerbeanmeldung Antrag”.
• Verwenden Sie pro Buchstabe nur einen Titel: Ein “Gewerbeanmeldung Formular” wäre überflüssig, wenn es bereits “Gewerbeanmeldung Antrag” gibt.

Bei den Schlüsselwörtern können Sie zusätzliche Begriffe eintragen, unter denen das Formular in der Suche gefunden werden soll. Alle Begriffe werden durch Leerzeichen getrennt eingetragen. Dieses Feld sollte alle gängigen Begriffe enthalten, mit denen man die Information im Formular assoziieren könnte. Vermeiden Sie nicht trennscharfe Begriffe, wie “Formular” oder “Berlin”, diese können auf alle Formulare zutreffen.

Alle Formulare werden im Intranet angezeigt und sind dort auffindbar für die Verwaltungsöffentlichkeit.

Wenn die Formulare auch im Internet veröffentlicht werden sollen, setzen Sie die Option “Auch im Internet anzeigen” auf “Ja”. Wenn Sie keine Auswahl treffen, wird das Formular standardmäßig nicht im Internet angezeigt.

Wenn es sich bei Ihrem Formular um ein bestellbares Formular für den Bestellservice des LVwA handelt, stellen Sie noch die Option “Bestellbar” auf “Ja”.

Redaktioneller Hinweis

Die Suche findet nur Begriffe, die im Formular als einzelnes Wort hinterlegt sind. Wenn Sie also ein Formular “Erkrankungsanzeige” einstellen und möchten, dass es auch unter dem Stichwort “Erkrankung” gefunden wird, dann muss das Wort “Erkrankung” einzeln im Formular verwendet werden. Dazu können Sie das Feld “Schlüsselwörter” nutzen.

Bearbeitungsansicht Reiter "Weiterführenden Hinweise"

Reiter "Weiterführende Hinweise"

Die hier eingetragenen personenbezogenen Informationen sind für die Administration des Formularverzeichnisses und des Bestellwesens wichtig. Der oder die Ansprechpartner*in wird vom LVwA für Rückfragen zum druckbaren PDF oder ähnlichem verwendet. Die persönlichen Daten sind nur für Administratoren sichtbar. Bitte tragen Sie die Informationen, so weit Sie diese haben, ein.

Die Angaben zu “Ansprechpartner”, “Kontaktdaten” und “Klassifizierung” sind Pflichtfelder. Bei den Kontaktdaten sollte am besten eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden, damit eine schnelle Kontaktaufnahme möglich ist. Mit der Klassifizierung können Sie auszeichnen, in welchem Umfang das Formular am Rechner oder Online bearbeitet bzw. eingereicht werden kann.

Die weiteren Felder “Einstellende Verwaltung”, “Thema / Kategorie”, “Veröffentlichungsbereich / Zielgruppe”, “Art des Formularverzeichnis-Formulars” und “Ausfüllhinweise” können optional befüllt werden. Ggf. werden diese Informationen beim Bestellservice vom LVwA genutzt, um das Formular besser einordnen zu können.

Bearbeitungsansicht Reiter "Dokumente"

Reiter "Dokumente"

In diesem Reiter können Sie die Dokumente mit dem Formular verknüpfen (Hinweise zum Hochladen der Dokumente, siehe “Neues Formular anlegen”). Hierzu verwenden Sie das normale Flex-Modul “Download-Multi”. Hier ist es auch möglich, neben in Imperia hochgeladenen Dokumenten, externe URLs zum Download bzw. zum Online-Ausfüllen anzubieten.

Formulare aktualisieren

Aktualisierung der PDFs oder sonstiger Dateien

1. Suchen Sie das aktuell vorhandene PDF im MAM. Es sollte in der Unterrubrik “Assets” in dem entsprechenden Thema des Formulars liegen.
2. Klicken Sie beim PDF auf “Bearbeiten”.
3. Wählen Sie im Upload-Dialog das neue PDF von Ihrem Rechner über die Schaltfläche “Datei hochladen”.
4. Ändern Sie ggf. den Alternativtext, wenn dieser bspw. mit einer Jahreszahl versehen ist.
5. Speichern Sie die Einstellungen.
6. Gehen Sie in den Dokumentenbrowser und suchen Sie die Seite des soeben aktualisierten PDFs.
7. Veröffentlichen Sie die Seite, damit das PDF sowohl ins Intranet als auch ggf. ins Internet veröffentlicht wird.

Die Anleitung ist exemplarisch für PDFs geschrieben. Die Aktualisierung funktioniert aber identisch für alle anderen hochgeladenen Formulare, zum Beispiel aus Word oder Excel.

Aktualisierung der Angaben im Formularverzeichnis-Formular

Identisch zur Aktualisierung von Artikelseiten können Sie die Beschreibung des PDFs und die anderen Angaben auf der Detailseite direkt im Formularverzeichnis-Formular bearbeiten. Dazu können Sie das Formular im Dokumentenbrowser bearbeiten. Die Freischaltung funktioniert identisch zu anderen Seiten. Wenn Sie parallel auch das Dokument aktualisieren, achten Sie bitte auf die Beschreibung im vorherigen Abschnitt “Aktualisierung der PDFs oder sonstiger Dateien” damit die Dokumente unter dem identischen Dateinamen veröffentlicht werden.