Rubriken verwalten

Rubrik bearbeiten

Um eine neue Rubrik in Imperia zu erstellen oder eine bestehende Rubrik zu bearbeiten, müssen Sie im Rubrikenbaum Ihrer Behörde zum Punkt Rubrikenformulare unterhalb der Rubrik “—Einstellungen—” navigieren.

Dort können Sie dann ein “Neues Dokument erstellen” und somit die Bearbeitung der Rubrik starten.

Rubrik zum Bearbeiten wählen

Im ersten Schritt wählen Sie aus der Liste der vorhandenen Rubriken im Auftritt die Rubrik aus, die Sie bearbeiten wollen. Wenn Sie die Rubrik angeklickt haben, wird diese blau hinterlegt und Sie können oben rechts auf “Speichern und Weiter” gehen. Danach befinden Sie sich in der Bearbeitungsansicht der Rubrik.

Bearbeitungsansicht einer Rubrik

In den ersten drei Feldern können Sie die ID, den Namen und den Pfad der Rubrik ablesen. Diese Felder können nicht verändert werden.

Der Typ der Rubrik bestimmt, welche Dokumente erstellt werden können. Normalerweise müssen Sie bei vorhandenen Rubriken nichts an dieser Einstellung verändern. Den Typ legen Sie bereits beim Anlegen fest. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Typ der Rubrik.

Die Priorität der Rubrik gibt an, an welcher Stelle in der Navigation der Menüpunkt erscheinen soll. Weitere Informationen dazu finden Sie unter “Reihenfolge der vorhandenen Rubriken ändern”.

Sie haben die Möglichkeit, für einzelne Rubriken die Genehmigungspflicht abzuschalten. Normalerweise müssen alle Dokumente vor der Freischaltung genehmigt werden. Dazu sind erweiterte Rechte nötig. Wenn Sie aber an dieser Stelle “Jeder kann Dokumente veröffentlichen” einstellen, sind diese zusätzlichen Rechte nicht mehr nötig.

Im Dropdown-Menü Navigation können Sie auswählen, ob die Rubrik als Menüpunkt in der Navigation angezeigt oder verborgen werden soll. Wenn sich die Rubrik noch im Aufbau befindet, bietet es sich an, diese erst einmal zu verbergen.

Rubrikenweise kann die Voreinstellung für die Anzeige von ÖPNV-Verbindungen in Kontakt-Modulen festgelegt werden. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden im Kontakt-Modul die Verkehrsverbindungen automatisch auf “aktiv” gestellt. Das greift nur, wenn ein Kontakt-Modul auf der Seite, im “Include” oder in der “Zentralen Kontaktinformation” vorhanden ist. Im Kontakt-Modul können Sie dann noch spezielle Einstellungen zur Anzahl der Haltestellen und der Reichweite vornehmen oder auch die Anzeige wieder abschalten.

Im letzten Feld können Sie ein alternatives Linkziel für die Navigation angeben. Normalerweise bleibt das Feld einfach leer, damit auf die “index.php” (bspw. Übersichtsseite oder SimpleSearch) verlinkt wird.

Das “Linkziel” ist besonders für die Dachauftritte der Senatsverwaltungen interessant, um auf die einzelnen Bereiche/Abteilungen zu verlinken. Damit können Sie direkt auf die Startseite des Bereichs oder der Abteilung verlinken. Wenn bspw. unter SenASGIVA die Unterrubrik “Arbeit” angelegt wird, sollte das Linkziel auf “/sen/arbeit/” gesetzt werden. Ein weiterer Anwendungsfall wäre eine Verlinkung vom Bezirksamt auf eigene Auftritte der Musikschule oder VHS.

Wenn Sie keine Unterrubriken anlegen möchten, dann können Sie das Dokument jetzt speichern und veröffentlichen. Unterrubriken können Sie jederzeit später anlegen. Die Schritte dazu finden Sie im Abschnitt Rubrik neu anlegen.

Redaktioneller Hinweis

Bitte blenden Sie die Hauptrubrik nicht aus. Dadurch wird die komplette Navigation nicht angezeigt.

Reihenfolge der vorhandenen Rubriken ändern

Die Reihenfolge der Rubrik wird im Abschnitt “Priorität” festgelegt und kann dort auch geändert werden. Es gibt zwei Abschnitte zur Priorität, einmal die Anzeige des aktuellen Wertes der Priorität und eine Anzeige, wo alle Rubriken auf dieser Ebene mit den Prioritäten sichtbar sind. Diese Reihenfolge spiegelt die Anzeige im Hamburgermenü (bei b-intern.de und dem ITDZ gilt das auch für die linke Navigation) wider.

Bei neueren Browsern ist die Änderung der Reihenfolge mit Klicken und Ziehen im unteren Bereich möglich. Dazu klicken Sie die Rubrik an, die verschoben werden soll und halten die Maustaste gedrückt. Dann können Sie die Rubrik an die gewünschte Stelle ziehen. Es sollte ein durchgehender Strich an der Stelle angezeigt werden, wo die Rubrik an der Maus eingefügt wird.

Bei älteren Browsern funktioniert das Klicken und Ziehen ggf. nicht. Dann kann im oberen Bereich die Zahl geändert werden. Je höher der Wert, desto weiter unten wird der Navigationspunkt eingeordnet. In der Navigation taucht daher eine 100 vor einer 200 auf. Wir empfehlen hier, möglichst 100er-Schritte bzw. die Zahle in der Mitte zwischen den vorhanden Prioritäten zu verwenden, um genug Platz für hinzukommende Rubriken zu lassen.

Rubrik neu anlegen

Um eine Rubrik in Imperia neu anzulegen, müssen Sie ebenfalls im Rubrikenbaum unter dem Punkt “—Einstellungen—” zu den “Rubrikenformularen” navigieren und dort ein neues Dokument erzeugen.

Bei der Auswahl der Rubrik zur Bearbeitung wählen Sie die Rubrik aus, unterhalb der Sie eine oder mehrere Unterrubriken anlegen möchten. Um dann eine neue Unterrubrik anzulegen, wählen Sie den zweiten Tab “Unterrubriken anlegen” aus. Dort können Sie mit “Block hinzufügen” die Felder zur Erstellung einer neuen Rubrik einfügen. Pro neuer Rubrik benötigen Sie einen Block.

Wenn Sie mehrere Unterrubriken gleichzeitig anlegen möchten, tragen Sie die Namen direkt in der Reihenfolge ein, wie sie in der Navigation angezeigt werden sollen. Imperia legt die Rubriken in der Reihenfolge an, wie Sie die Blöcke hier befüllen.

Unterrubriken anlegen

Innerhalb der Blöcke wird immer ein Name der Unterrubrik benötigt. Aus dem Namen wird automatisch der entsprechende Pfadbestandteil gebildet. Wenn beispielsweise als Name “Archiv 2023” eingegeben wird, entsteht der Pfad “/test/bo/archiv-2023”. Der Pfad wird unterhalb des Eingabefeldes zur Kontrolle angezeigt. Der Name ist für die Nutzer als Navigationspunkt sichtbar.

Die gebildete URL besteht nur aus Buchstaben, Zahlen und Minuszeichen. Alle Sonderzeichen (außer Umlaute) werden in ein Minus umgewandelt. Mehreren Sonderzeichen hintereinander werden zu einem Minus gekürzt. Die Umlaute werden wie folgt umgewandelt: ä = ae, ü = ue, ö = oe und ß = ss.

Die Sichtbarkeit ist ebenfalls ein Pflichtfeld, Sie müssen sich also für eine Option entscheiden. Vorbelegt ist die Auswahl “Rubrik in der Navigation allgemein verbergen”, damit die Rubrik nicht sofort in der Navigation sichtbar ist. Damit verhindern Sie, dass Nutzer auf den Navigationspunkt klicken, wenn noch keine Übersichtsseite angelegt ist. Wenn keine Übersichtsseite vorhanden ist, erhalten die Nutzer eine Fehlermeldung. Mit dieser Einstellung können Sie in Ruhe die neuen Seiten anlegen und nach der Fertigstellung die Rubrik erneut bearbeiten und die Sichtbarkeit umschalten.

Mit der Priorität der Unterrubrik bestimmen Sie die Position der neuen Rubrik innerhalb bereits vorhandener Rubriken. Am Anfang der Seite sehen Sie die Prioritäten der bereits erstellten Rubriken und können die neue Rubrik entsprechend einordnen. Wenn das Feld leer bleibt, wird die Rubrik als Letztes eingefügt.

Beim Typ der Unterrubrik wählen Sie sozusagen die Funktion der Rubrik aus. Soll es eine Standardrubrik werden, wo Artikel und Übersichtsseiten angelegt werden können oder ist es eine spezielle Presse-Rubrik, wo Pressemeldungen erstellt und im Presseportal veröffentlicht werden können? Welcher Typ welche Funktion besitzt, wird im nächsten Punkt Typ der Rubrik erläutert.

Sie können zu der neuen Unterrubrik direkt eine weitere Rubrik “Zentrale Inhalte” erstellen, indem Sie die Option Neue Rubrik mit Unterrubrik “Zentrale Inhalte” anlegen auf “Ja” stellen. Diese wird dann unterhalb der neuen Rubrik angelegt. Das kann sinnvoll sein, wenn Sie bspw. dort eine eigene zentrale Kontaktinformation zur Anzeige von Kontaktinformationen anlegen möchten.

In diesem Schritt können keine weiteren Einstellungen zu der Rubrik vorgenommen werden. Um die neue Unterrubrik weiter zu bearbeiten, gehen Sie wie unter Rubrik bearbeiten beschrieben vor.

Zum Abschluss wird das Rubrikenformular gespeichert und veröffentlicht.

Redaktioneller Hinweis

Für die Einrichtung von besonderen Rubriken (bspw. Datenrubrik oder Landingpage) melden Sie sich bitte beim BerlinOnline-Support über das Formular Support-Kontakt: Rubriken.

Typ der Rubrik

Als Typ der Unterrubrik können Sie zwischen Standard, Presse-Rubrik, SimpleSearch, Dienstleistungsdatenbank-Zusammenstellung und “Zentrale Inhalte” wählen. Dort müssen Sie nur etwas verändern, wenn die Unterrubrik einen anderen Typ als die Oberrubrik haben soll. Wenn Sie also eine Presse-Rubrik innerhalb der Hauptrubrik anlegen möchten, wählen Sie hier “Presse-Rubrik” aus. Wenn Sie eine Rubrik mit Artikeln innerhalb der Hauptrubrik anlegen möchten, können die Einstellungen so belassen werden. Der Typ der Hauptrubrik wird dann übernommen. Folgende Seitentypen können mit den verschiedenen Rubriken-Typen angelegt werden:

• Standard – Ermöglicht die Erstellung von Artikel, Formular, Lebenslauf, Kontakt Include und einer Übersichtsseite. Im Intranet und dem ITDZ ist hier auch noch die Themen-Übersichtsseite möglich. Dies ist die Einstellung, die für die meisten Rubriken gewählt werden sollte.
• Dienstleistungsdatenbank-Zusammenstellung – Hier können nur die Zusammenstellungen der Dienstleistungsdatenbank angelegt werden.
• Presse-Rubrik – Diese Rubrik wird zur Erstellung von Pressemeldungen mit der Veröffentlichung im Presseportal des Landes Berlin benötigt. Hier können Pressemitteilungen, Kontakt-Includes und eine Übersichtsseite erstellt werden.
• Simplesearch-Baukasten/Publikationsdatenbank – In dieser Rubrik kann eine SimpleSearch bzw. eine Publikationsdatenbank erstellt werden.
• Zentrale Inhalte – Für die Erstellung von zentralen Kontakten wird diese Rubrik benötigt. Diese Rubrik ist niemals in der Navigation sichtbar.

Durch den BerlinOnline-Support können noch weitere Rubriken-Typen eingestellt werden. Folgende Optionen sind daher ggf. beim Bearbeiten einer vorhandenen Rubrik für Sie zu sehen:

• Formularverzeichnis-Formular / Formularverzeichnis-Startseite – Das Formularverzeichnis bietet die Möglichkeit, PDF-Formulare zentral zu verwalten und über das Intranet oder für www.berlin.de verfügbar zu machen. Diese Rubrik kann nur im Intranet unter “Service – Formularverzeichnis” angelegt werden.
• Datenrubrik – Die Datenrubrik bietet Ihnen die Möglichkeit, maschinenlesbare Daten im OpenData-Portal über das Redaktionssystem zu veröffentlichen. Sie können in der Rubrik Datensätze anlegen und eine Übersichtsseite erzeugen, die alle angelegten Datensätze anzeigt.
• Landingpage – Mit der Landingpage gestalten Sie sogenannte “Microsites” oder “Onepager”. Solche Seitentypen sollen Nutzer*innen zu bestimmten Aktionen führen, wie beispielsweise zum Ausfüllen eines Formulars, zum Abonnieren eines Newsletters, zum Download einer Datei oder Klick eines Links.
• Newsletter – Hier können Newsletter zum Versenden an Nutzer*innen angelegt werden. Eine An- und Abmeldung ist mit der Übersichtsseite möglich.

Navigationsziele bei Rubriken hinterlegen

Alle Navigationspunkte, also Rubriken, können bearbeitet und mit einem anderen Link als auf die “index.php” versehen werden. Diese Navigationspunkte können auf eine andere Imperia-Seite oder auch auf eine externe Anwendung zeigen. Als Link muss dann die URL der Seite, externen Anwendung bzw. Subdomain, mit den entsprechenden Unterpfaden zu der genauen Seite, hinterlegt werden.

Das alternative Linkziel können Sie in den Einstellungen der jeweiligen Rubrik im Rubrikenformular bearbeiten. Die Schritte zum Bearbeiten einer Rubrik finden Sie im Abschnitt Rubrik bearbeiten.

Das Linkziel wird am Ende des Reiters “Rubrik verwalten” hinterlegt. Die URL zu einer externen Webseite oder Applikation muss hier händisch eingefügt werden. Wenn Sie eine andere Imperia-Seite verlinken möchten und selbst die Seite redaktionell bearbeiten dürfen, können Sie das Link-Tool verwenden. Ansonsten muss auch die Imperia-Seite händisch eingefügt werden.

Redaktioneller Hinweis

Es ist nicht empfehlenswert, aus der Navigation auf einen layoutfremden Auftritt (bspw. ein Bundesamt) zu verlinken. Verlinkungen, die Berlin.de bzw. die Berlin.de-Subdomains verlassen, sollten nicht direkt in der Navigation erfolgen. Dazu sollte eine Seite angelegt werden, die die Nutzer*innen auf den neuen Auftritt führt und das Verlassen von Berlin.de verdeutlicht.

Löschen von Rubriken

In Imperia können Sie selbst überflüssige oder falsche Rubriken löschen. Damit die Rubriken gelöscht werden können, müssen Sie vollständig leer sein. Dafür löschen Sie alle Dokumente der Rubrik in den Bereichen:

• Dokumenten-Browser
• Medien
• Schreibtisch
• Archiv

Erst wenn überall keine Seiten oder Assets mehr enthalten sind, kann die Rubrik gelöscht werden.

Redaktioneller Hinweis

Wichtig: Bitte sehen Sie immer auch im Archiv nach, ob dort noch Dokumente oder Assets in der Rubrik vorhanden sind. Dort liegen bspw. Dokumente, die nach dem Erzeugen vom Schreibtisch gelöscht wurden. Das können angefangene Seiten oder auch angefangene Uploads von Assets sein. Nur wenn auch im Archiv alles gelöscht ist, kann die Rubrik gelöscht werden.

Rubriken löschen: Schritte 1 und 2

Schritte zum Löschen einer Rubrik

1. Gehen Sie in den Dokumenten-Browser und öffnen die Rubrik “—Einstellungen—” mit dem kleinen Pfeilsymbol links vom Namen.
2. Klicken Sie bei der Rubrik “Rubrikenformular” das 3-Punkte Menü rechts an und wählen den untersten Punkt “Rubrik löschen” aus.
3. Auf der nächsten Seite wählen Sie die Rubrik aus, die gelöscht werden soll.
4. Danach sollten Sie in der Bearbeitungsansicht landen und sehen einen Reiter “Rubrik löschen”, in dem bereits die Option “Löschung in Auftrag geben” gewählt ist. Wenn Sie stattdessen die normale Ansicht zum Bearbeiten einer Rubrik sehen, gehen Sie in den dritten Reiter “Rubrik löschen” und wählen dort die Aktion “Löschung in Auftrag geben” aus.
5. Zum Abschließen des Löschvorgangs klicken Sie rechts oben auf “Weiter zu Speichern”. Wenn die Rubrik gelöscht wurde, erhalten Sie auf dem Schreibtisch einige grüne Erfolgsmeldungen.

Rubriken löschen: Schritt 4

Fehler beim Löschen

Wenn die Rubrik nicht komplett leer ist, wird nach “Weiter zu Speichern” das Dokument wieder im Bearbeitungsmodus geöffnet und eine Fehlermeldung angezeigt.

Dann befinden sich noch Dokumente in der Rubrik. Kontrollieren Sie den Schreibtisch, den Dokumenten-Browser, das MAM und das Archiv nach übriggebliebenen Dokumenten.

Wie Sie Dokumente aus dem Archiv löschen, können Sie im Wiki-Artikel zum Archiv nachlesen.

Um den Löschvorgang noch einmal anzustoßen, müssen Sie das angefangene Rubrikenformular, welches aktuell die Fehlermeldung enthält, aus dem Archiv löschen, damit ein neuer Vorgang gestartet werden kann.