Einrichtung Template "Datenschutzerklärung"

Die zentrale Datenschutzerklärung wird in der Rubrik “—Einstellungen—” und dort in der Unterrubrik “Zentrale Inhalte” erstellt. Wenn Sie ein neues Dokument anlegen, wählen Sie das Template “Datenschutzerklärung” aus.

Im Reiter “Inhalt und Bausteine” können Sie die allgemeinen Angaben der Datenschutzerklärung eintragen und wählen die genutzten zentralen Bausteine aus. Dort gibt es einige Pflichtangaben, die vor dem Speichern der Datenschutzerklärung ausgefüllt werden müssen.

Zu den allgemeinen Angaben gehören die verantwortliche Stelle inkl. Adresse und optionaler E-Mail-Adresse sowie die/der Datenschutzbeauftragte (DSB) inkl. Kontaktmöglichkeiten mit Adresse und E-Mail-Adresse. Diese Angaben müssen hier zentral gepflegt werden. In Formularen haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, direkt die Kontaktdaten einzutragen oder auf diese Seite zu verlinken. Es empfiehlt sich, im Formular nur einen Link auf die Datenschutzerklärung einzubinden, um die Kontaktdaten dann nur an einer Stelle pflegen zu müssen.

Optional können Sie vor der verantwortlichen Stelle eine Einleitung/Präambel formulieren. Diese Angabe ist nicht verpflichtend.

Wenn Sie in Ihrem Auftritt Applikationen einbinden, die Cookies für diverse Zwecke einsetzen, müssen Sie auf diese hinweisen. Dazu können Sie das Feld “Zusätzliche Angaben zum festen ‘Cookies und Webanalyse’-Baustein” nutzen. Diese Angaben werden direkt im Abschnitt zu den allgemeinen Berlin.de-Cookies angezeigt.

Unter dem Eingabefeld gibt es einige Auswahlfelder, die ausgefüllt werden müssen. Hier wählen Sie, ob Sie eine oder mehrere der folgenden zentralen Funktionen in Ihrem Auftritt einsetzen:

• Formulare für die Kontaktaufnahme
• Google Maps Karten
• YouTube
• Vimeo
• movingimage

“Formular für die Kontaktaufnahme” sollten Sie nur auf “ja” stellen, wenn Sie ausschließlich ein Kontaktformular mit der Abfrage von “E-Mail-Adresse”, “Vor- und Zuname” und “Adresse (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort)” in Ihrem Auftritt nutzen. Fragen Sie weitere personenbezogene Daten in einem oder mehreren Formularen ab, nutzen Sie bitte das Flex-Modul Datenschutz/Text – Formulare.

Am Ende des Reiters haben Sie noch die Möglichkeit, weitere Datenschutzerklärungen von angeschlossenen Einrichtungen oder Applikationen / Fachverfahren, die in Ihrer Verantwortung liegen, zu verlinken. Hier könnten bspw. die Datenschutzerklärung der Musikschule, Stadtbibliothek oder einer Fachanwendung, die unter einer Subdomain von Berlin.de läuft, verlinkt werden.

Im Reiter Flex-Module können Sie die Flex-Module “Datenschutz/Text – XXX” einfügen, um datenschutzrelevante Informationen für weitere Imperia- oder BO-Anwendungen, wie Formulare, Newsletter oder die Publikationsdatenbank zu hinterlegen. “XXX” steht hier für das jeweils verwendete Modul.

Weitere Informationen zum Modul finden Sie auf der Seite Module Datenschutz/Text.

In diesem Tab können Sie festgelegte Bausteine einblenden, wenn Sie die entsprechende Funktion in Ihrem Auftritt nutzen. Es stehen die Bausteine “Formular für Stellungnahme zu Bebauungsplänen”, “Datawrapper” und “iFrames” zur Verfügung.

Wenn Sie in Ihrem Auftritt die Bebauungspläne in einer speziellen Rubrik mit Anbindung an mein.berlin.de nutzen, müssten Sie beim ersten Punkt “Ja” wählen. Dadurch wird ein abgestimmter Text zu der Funktion von Imperia eingeblendet, der allgemein den Umgang mit personenbezogenen Daten in diesem Tool erklärt.

Wenn Sie das Modul Datawrapper nutzen, müssen Sie bei der Auswahl Datawrapper die Option “Ja” einstellen. Damit wird ein abgestimmter Text zur Datenverarbeitung durch Datawrapper angezeigt.

Wenn in Ihrem Auftritt mindestens eine Einbindung per iFrame-Modul eingebunden ist, müssen Sie bei der Auswahl “iFrame” die Option “Ja” wählen. Diese Auswahl ist unabhängig davon, ob im eingebundenen iFrame personenbezogene Daten verarbeitet werden oder nicht. Mit dieser Auswahl wird ein Text eingeblendet, der Allgemeines zu iFrames erklärt und auf die zwei Varianten eingeht, die auf Berlin.de verwendet werden können. Dieser Text ist ebenfalls abgestimmt.

Die erste Variante sind iFrames, die verwaltungsintern oder durch BerlinOnline betreut werden und keine weiteren Personendaten verarbeiten. Diese iFrames werden in der Regel ohne Zwei-Klick-Mechanismus gezeigt und müssen nicht gesondert beschrieben werden. Dies sind zum Beispiel interne Fachanwendungen.

Die zweite Variante sind iFrames, die Personendaten verarbeiten und einer zusätzlichen Information bedürfen. Das sind zum Beispiel Integrationen externer Drittapplikationen wie Google Maps. Bei diesen iFrames wird ein Zwei-Klick-Mechanismus gezeigt und es muss über die nachfolgenden Module in diesem Reiter eine Beschreibung der Datenverarbeitung erfolgen.

Die iFrame-Module sind identisch zu Module Datenschutz/Text aufgebaut.

Wenn die Datenschutzerklärung fertig und freigeschaltet ist, muss sie in der ersten Spalte des Footer-Bereiches des Auftritts verlinkt werden. Dort befinden sich bereits das Impressum, die Barrierefreiheitserklärung und ggf. noch Links auf eine Kontaktmöglichkeit und andere Informationen wie DGS und Leichte Sprache.

Die Verlinkung wird in der Metanavigation in der Rubrik “—Einstellungen—” und dort in der Unterrubrik “Zentrale Inhalte” gepflegt. Im Reiter “Elemente in der Fußzeile” gibt es unterschiedliche Link-Boxen bspw. für Impressum und Kontakt. Als dritte Box ist ein Link zur Datenschutzerklärung vorgesehen. Dort muss die Datenschutzerklärung verlinkt werden, damit Sie auch im Newsletter automatisch angezeigt werden kann.