Alle, die mit Imperia arbeiten, müssen zunächst ein Nutzerkonto haben, um sich im System anmelden zu können. Ein Nutzerkonto enthält unter anderem den Login-Namen und das Passwort und wird von einer Person angelegt, welche die entsprechende Berechtigung hierfür hat (dies ist meist die*der CvD – Chef*in vom Dienst). Damit das System weiß, welche Aufgaben und Bereiche ein Nutzerkonto ausführen bzw. sehen darf, wird dieses mindestens einer Rolle zugeordnet.
Das Bearbeiten und Anlegen der Nutzerkonten erfolgt in der Rubrik “Mitglieder” unter der Rubrik “—Einstellungen—”.