Dokumente suchen und finden

Suche starten bzw. Filter setzen

Im Dokumenten-Browser und Media-Asset-Management (MAM/Medien) können Sie eine Suche entweder über die Aktion “Filter setzen” oder eine Suche im unteren Suchfeld, innerhalb der farbigen Umrandung und mit dem Text “In Dokumenten suchen” bzw. “In Mediendateien suchen”, starten. Dann haben Sie zwei Möglichkeiten, wie Sie suchen bzw. filtern können.

MAM mit Rubrikenbaum links und Assets rechts, über den Assets auf der rechten Seite ist als Erstes die Aktion "Filter setzen" zu sehen und gelb markiert, danach folgen "Spalten" und "Filter", zum Abschluss ist das Suchfeld mit dem Text "In Mediendateien suchen" und eine Lupe als Suchbutton zu sehen, beides ist gelb markiert

Suche starten

Redaktioneller Hinweis

Die Suche funktioniert im MAM und Dokumenten-Browser identisch, daher gilt das hier Geschriebene für beides. Die Screenshots sind für einen besseren Überblick jedoch nur aus dem MAM.

Stichwortsuche

Bei der Stichwortsuche (erreichbar wie unter “Suche starten bzw. Filter setzen” beschrieben) werden sehr viele Felder durchsucht, bspw. Titel, URL, Stichworte, Copyright und Referenzen (keine abschließende Liste).

Die Stichwortsuche findet Ergebnisse unabhängig von der Groß- oder Kleinschreibung. Hier muss daher nicht auf Groß- und Kleinschreibung Rücksicht genommen werden. Eine Suche nach “fernsehturm” findet daher auch Ergebnisse, die das Wort “Fernsehturm” mit einem großen F enthalten.

Die Stichwortsuche kann grundsätzlich keine Wortteile finden. Es ist möglich, nach Wortanfängen zu suchen, wenn ein Sternchen * genutzt wird. Somit führt bspw. eine Suche nach “fern*” zur Anzeige von Ergebnissen, die “Fernsehturm” enthalten. Das ist nur für Wortanfänge möglich, nicht für hintere Wortteile. Eine Suche nach “*turm” zeigt daher keine Ergebnisse, die nur “Fernsehturm” enthalten.

Wenn eine Stichwortsuche nach “Rathaus Mitte” durchgeführt wird, werden alle Ergebnisse angezeigt, die entweder “Rathaus” oder “Mitte” oder beides enthalten. Da bei der Stichwortsuche nicht nur Titel, Stichworte und Copyright, sondern bspw. auch die URL und der Dateiname durchsucht werden, können hier sehr viele Ergebnisse entstehen. Wenn zu viele Ergebnisse angezeigt werden, könnte die Suche bspw. nach einer Rubrik (bspw. “Assets” im Auftritt vom Bezirksamt Mitte) eingeschränkt und nur noch nach “Rathaus” gesucht werden.

Es ist bei der Stichwortsuche möglich zu forcieren, dass ein oder mehrere Suchwörter enthalten sein müssen. Dazu kann ein Plus + vor das Wort gestellt werden, welches enthalten sein muss. Im oberen Beispiel wäre damit bspw. möglich, nach “+Rathaus Mitte” zu suchen, um nur noch Ergebnisse mit “Rathaus” und optional mit “Mitte” zu erhalten. Es können auch mehrere Worte mit Plus gekennzeichnet werden, dann müssen alle Wörter im Ergebnis enthalten sein. In welchem Feld die Worte enthalten sind, ist dabei egal. Wenn also nach “+Rathaus +Mitte” gesucht wird, kann im Titel “Rathaus” und in der URL “Mitte” enthalten sein, damit die Seite oder das Asset in den Suchergebnissen angezeigt wird.

Ebenso ist es möglich, einen Suchbegriff auszuschließen, sodass nur Ergebnisse angezeigt werden, die diesen Begriff nicht enthalten. Dazu kann ein Minus – vor das Wort gestellt werden, welches nicht enthalten sein darf. Damit kann bspw. in den Bilderdatenbanken nach “Rathaus -Fernsehturm” gesucht werden, um Bilder vom Roten Rathaus (oder anderen Rathäusern) ohne den Fernsehturm zu erhalten. Es können auch mehrere Worte mit Minus gekennzeichnet sein, dann dürfen alle diese Worte nicht vorkommen. In welchem Feld die Worte enthalten sind, ist dabei egal. Wenn nach “Rathaus -Fernsehturm” gesucht wird, dann darf “Fernsehturm” weder im Titel noch bspw. bei den Schlagworten vorkommen.

Suche in direkten Feldern bzw. Spalten

Um die Suche auf eine Spalte einzuschränken, also bspw. nur im Feld Copyright nach einem Begriff zu suchen, müssen Sie auf das Plus-Symbol (rot gekennzeichnet im Bild 1) rechts neben dem vorhandenen Suchfeld klicken und die entsprechende Spalte mit dem Setzen des Hakens auswählen (blau gekennzeichnet im Bild 1).

Nach dem Setzen des Hakens wird ein weiteres Feld neben dem normalen Stichwortsuchefeld eingeblendet (pink gekennzeichnet im Bild 2). Hier können Sie das Suchwort eintragen und mit einem Klick auf “Aktivieren” (braun gekennzeichnet im Bild 2) die Suche durchführen.

Die Suche in einem einzelnen Feld (bspw. Copyright) reagiert sensitiv auf Groß- und Kleinschreibung. Das bedeutet, dass bei der Suche nach “SenFin” kein Dokument gefunden wird, wo nur “senfin” in diesem Feld steht oder andersherum.

Bei einer Suche in einem einzelnen Feld (bspw. Titel) werden einzelne Wortteile gefunden. Wenn man daher direkt im Titel nach “turm” (Achtung: Kleinschreibung ist wichtig) sucht, werden Ergebnisse mit “Fernsehturm” angezeigt. Dafür nichts, wo das Wort “Turm” nur großgeschrieben vorkommt. Ein Sternchen ist hier nicht nötig.

Wenn in der Suche in direkten Feldern mehrere Worte eingegeben werden, müssen diese in genau dieser Reihenfolge hintereinander vorkommen. Es ist damit eine Suche nach genau dieser Wortgruppe möglich. Das Plus ist hier nicht nötig, da immer alle Worte in genau dieser Reihenfolge vorkommen müssen. Eine Suche nach “Fernsehturm Berlin” zeigt daher nur Ergebnisse, die genau diese Wortgruppe enthalten. Es werden keine Ergebnisse angezeigt, die nur “Fernsehturm” enthalten oder “Berliner Fernsehturm” heißen.

Mit der Aktion “Leeren” (im Bild 2) können Sie den aktuellen Filter dieser Spalte zurücksetzten. Damit wird die Standardfilterung (meist “Alle”) für diese Spalte wieder aktiviert.

MAM mit Rubrikenbaum links und Assets rechts, über den Assets auf der linken Seite ist das Suchfeld für die Stichwortsuche zu sehen, das Plus-Symbol rechts daneben ist rot umrahmt, das Menü vom Plus ist offen und es sind die Filter nach einzelnen Feldern zu sehen, die Checkbox für "Copyright" ist blau umrahmt, am Ende gibt es die Buttons "Leeren" (grün umrahmt) und "Schließen"

Bild 1 - einzelne Spalte zur Filterung wählen

MAM mit Rubrikenbaum links und Assets rechts, über den Assets auf der linken Seite ist das Suchfeld für die Stichwortsuche zu sehen, rechts daneben ist ein Suchfeld für das Copyright zu sehen (pink umrahmt), es ist aufgeklappt und ein Suchwort kann eingegeben werden, mit dem Button "Aktivieren" (braun umrahmt) kann nach dem Suchwort gefiltert werden, zusätzlich ist ein Button "Leeren" zu sehen, um den Filter zurückzusetzen

Bild 2 - Filter befüllen und aktivieren

Erklärung zu den einzelnen Spalten/Feldern

Es kann in folgenden einzelnen Spalten gesucht werden:

  • Titel – Seitenüberschrift oder Titel bzw. Alternativtext von Assets
  • Verzeichnis – enthält den Pfad zur Datei ohne Dateiname
  • Dateiname – hier kann bspw. nach der ID von Artikeln, Formularen usw. oder nach der sprechenden URL (nur Artikel) gesucht werden
  • URI – enthält den Pfad zur Datei und den Dateinamen
  • Dateityp (eher im MAM sinnvoll) – Suche nur nach PDFs ist hiermit möglich
  • Aktualisiert – es kann bspw. nach zuletzt aktualisiert “heute”, “gestern”, “letzte 3/7/30 Tage” oder einem bestimmten Zeitraum gefiltert werden
  • Letzter Bearbeiter – es wird eine Liste aller Imperia-Redakteur*innen angeboten, aus der gewählt werden kann
  • Copyright (nur im MAM sinnvoll)
  • Stichworte (nur im MAM sinnvoll)

Beispiele für die Suche

Weiterführende Informationen zur Verbesserung der Suchergebnisse durch die Nutzung von Filtern. Weitere Informationen

Suche löschen bzw. zurücksetzen

Mit der Aktion “Filter leeren” (lila gekennzeichnet im Bild 4) können Sie den aktuellen Filter komplett zurücksetzen.

Eine Suche können Sie ebenfalls mit Klick auf das Plus-Symbol (rot gekennzeichnet im Bild 1) und dort auf die Aktion “Leeren” (grün gekennzeichnet im Bild 1) zurücksetzen.

Suchen speichern, wieder aufrufen und verwalten

Die Suche können Sie sich auch abspeichern. Dazu müssen Sie mit einem Klick auf die drei Punkte (gelb gekennzeichnet im Bild 3) rechts neben dem Plus-Symbol das Menü öffnen, wo der Filter gespeichert werden kann. Nach dem Klick auf “Filter speichern” öffnet sich ein neues Fenster, wo Sie einen Namen für den Filter festlegen müssen. Als Name sind nur Buchstaben (ohne Umlaute) und Zahlen erlaubt. Mit “Speichern” können Sie diesen Filter dann abspeichern.

Alle gespeicherten Filter aus MAM und Dokumenten-Browser können Sie bei der Aktion “Filter” finden (orange gekennzeichnet im Bild 4). Mit einem Klick auf den Filternamen wird dann die Suche mit den dort festgelegten Filtern durchgeführt. Mit der Aktion “Filter verwalten” wird ein neues Tab mit den vorhandenen Filtern geöffnet. Dort können Sie die Filter löschen.

MAM mit Rubrikenbaum links und Assets rechts, über den Assets auf der linken Seite ist das Suchfeld für die Stichwortsuche zu sehen, rechts daneben ist ein Suchfeld für das Copyright mit einer aktiven Suche zu sehen, weiter rechts werden das Plus-Icon und ein Menü-Icon mit drei Punkten angezeigt, das Drei-Punkte-Menü ist aufgeklappt und die Optionen "Filter speichern" und "Erweiterte Suche" sind zu sehen

Bild 3 - Suche bzw. Filter speichern

MAM mit Rubrikenbaum links und Assets rechts, über den Assets auf der rechten Seite ist als Erstes die Aktion "Filter leeren" zu sehen, danach folgt "Spalten" und dann der Button "Filter", dieser ist aufgeklappt und zeigt die Namen bereits gespeicherter Filter, sowie als letztes die Option "Filter verwalten"

Bild 4 - Filter aufrufen und Filter leeren

Erweiterte Suche

Die Aktion “Erweiterte Suche” (gelb gekennzeichnet im Bild 3) ist eine technische Suche, die nur mit entsprechenden Fachkenntnissen genutzt werden kann.

Weitere Informationen und Hilfe

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