Archiv

Im Archiv werden zurückliegende Versionen der Dokumente gespeichert. Bei Bedarf können diese wieder auf den Schreibtisch geholt, bearbeitet und freigeschaltet werden.

Im Archiv werden Seiten und Assets zusammen angezeigt. Die Unterteilung nach Medien, auch Media-Asset-Management (MAM), und Dokumenten-Browser gibt es hier nicht.

Es werden pro Seite mindestens 5 beendete Versionen längerfristig gespeichert. Bei mehr als 5 Versionen werden diese, die älter als 120 Tage sind, einmal pro Monat gelöscht. Zwischengespeicherte Fassungen werden nicht so lange vorgehalten.

Bei Assets können keine vergangenen Versionen vorgehalten werden. Hier ist mit jeder Version das aktuelle Asset verknüpft.

Seiten und Assets, die nur noch im Archiv liegen, werden nach 18 Monaten komplett gelöscht.

Es wird im Archiv immer nur die aktuelle Rubrik mit ihren direkten Unterrubriken, Seiten und Assets angezeigt. Wenn Sie auf eine Unterrubrik klicken, werden alle anderen benachbarten Rubriken ausgeblendet und nur noch die Unterrubriken, Seiten und Assets der gewählten Rubrik angezeigt.

Möchten Sie wieder eine Ebene höher gehen, müssen Sie auf die übergeordnete Rubrik klicken und Sie sehen wieder die dazugehörenden Unterrubriken und Seiten. Wenn Sie bspw. zwischen www.berlin.de und dem Intranet wechseln möchten, klicken Sie dazu auf “START”. Damit sehen Sie die erste Ebene der Rubrikenstruktur in Imperia (zum Beispiel: “Allgemein” und “www.berlin.de”). Darunter befindet sich dann auch “b-intern.de” und Sie können dort hin wechseln.

Es gibt im oberen Bereich zwei Filtermöglichkeiten (im unteren Screenshot rot gekennzeichnet), um die Anzahl der sichtbaren Seiten und Assets zu reduzieren. Der erste Filter kann so eingestellt werden, dass nur noch aktuell veröffentlichte Seiten/Assets sichtbar sind. Der andere Filter zeigt alle archivierten Versionen oder nur archivierte Versionen von beendeten Seiten/Assets.

Direkt hinter dem Titel und Dateinamen der Seiten und Assets gibt es eine Kennzeichnung mit dem Symbol einer Mülltonne (blau gekennzeichnet), wenn diese aktuell nicht veröffentlicht sind. Daran kann schnell erkannt werden, welche Seiten und Assets ggf. nicht mehr benötigt werden. Wenn ein Dokument veröffentlicht ist, wird kein Symbol in der Titelzeile angezeigt. Um die einzelnen Versionen einer Seite/eines Assets zu sehen, klicken Sie auf den Titel. An Versionen, die aktuell veröffentlicht sind, wird das Schild-Symbol angezeigt.

Auf der rechten Seite werden die vorhandenen Aktionen für ein Dokument in einem Dropdown-Menü angezeigt (grün gekennzeichnet). Die Hauptaktion “Importieren” ist direkt über einen Button erreichbar. Die anderen Aktionen (Löschen, History, Vorschau und Änderungen darstellen) können über den Pfeil auf der rechten Seite erreicht werden.

Zum Importieren eines Dokuments oder einer Version des Dokumentes klicken Sie auf den Button “Importieren”. Damit wird das Dokument oder die Version importiert, Sie können sie bearbeiten und wieder veröffentlichen.

Nach dem Klick öffnet sich sofort der Meta-Schritt, wo Sie die Seitenüberschrift ändern können. Danach gelangen Sie wie gewohnt in die Bearbeitung.

Wenn Sie auf einen ganz bestimmten Stand aus der Vergangenheit wieder zurückspringen möchten, aber nicht mehr genau wissen, wann das Dokument diesen Stand hatte, können Sie sich die Dokumentversionen als Vorschau anzeigen lassen.

Dazu klicken Sie zuerst auf den Titel des Dokuments. Damit öffnen sich die einzelnen Versionen, die Sie importieren können. Wenn Sie dann auf ein Datum klicken, öffnet sich in einem neuen Tab bzw. einem neuen Fenster die Vorschau. Damit können Sie kontrollieren, welche Version Sie bearbeiten und live schalten möchten.

In Verbindung mit der “History” können Sie nachverfolgen, wer an welchem Datum etwas mit dem Dokument getan hat und was verändert wurde. Damit können fehlerhafte Bearbeitungsstände wieder rückgängig gemacht werden.

Im Archiv können die Dokumente und Versionen gelöscht werden. Das ist wichtig, wenn die Rubrik entfernt werden soll. Das Löschen einer Rubrik kann nur durchgeführt werden, wenn keine Seiten und Assets mehr enthalten sind.

Sie finden die Lösch-Funktion, indem Sie über den Pfeil neben dem Importieren-Button das Menü öffnen.

Das Löschen ist sowohl für eine komplette Seite als auch für Versionen einer Seite möglich.

Bei Assets sollte immer nur das komplette Asset gelöscht werden, da hier keine Versionen der hochgeladenen Datei vorgehalten werden.

Nach dem Klick erscheint ein Fenster, in dem Sie die Löschung noch einmal bestätigen müssen.

Wenn Sie dieses Fenster mit Löschen bestätigen, wird das Dokument komplett und unwiederbringlich gelöscht.

Wenn das Dokument freigeschaltet ist, gibt es immer eine Version, die ein kleines Schild-Symbol besitzt.

Das ist die aktuell veröffentlichte Version des Dokuments, die nicht gelöscht werden kann. Dort wird Ihnen im Menü kein Kreuz zum Löschen angeboten bzw. die Funktion ist ausgegraut. Wenn Sie diese Version löschen möchten, muss es erst vom Live-System entfernt werden. Das können Sie im Dokumenten-Browser mit der Aktion “Live löschen” machen. Weitere Informationen dazu finden Sie auf der Seite Dokumente löschen – Live und im Redaktionssystem. Alternativ können Sie das Dokument einmal veröffentlichen, damit eine neue veröffentlichte Version entsteht und Sie die alte Version löschen können.

Wenn Sie die komplette Seite löschen möchten, stört die Veröffentlichung normalerweise nicht. Das Löschen der kompletten Seite sollte trotzdem funktionieren.