Newsletter-Versand-Tool

Nach Klick auf den Titel sehen Sie auf der rechten Seite eine Vorschau des Newsletters. Sie können den Newsletter dort noch einmal final kontrollieren. Wenn noch Fehler enthalten sind, müssen Sie diese in Imperia beheben und dann die Seite erneut freischalten.

Einstellungen zum Versand

Auf der linken Seite können Sie die Einstellungen zum Versand vornehmen:

• An Test-User senden: Wenn Sie den Newsletter an einen Testnutzer*innenkreis senden möchten, können Sie im ersten Feld die E-Mail-Adressen mit Komma getrennt eintragen. Wenn Sie auf “Versende Newsletter versuchsweise” klicken, wird der Test-Newsletter an die eingetragenen E-Mail-Adressen verschickt.
• An Abonnent*innen senden: Wenn der Newsletter verschickt werden kann, wählen Sie in den Listen unter “Empfänger definieren” die Liste “Newsletter Empfänger” aus. In dieser Liste befinden sich alle angemeldeten Nutzer*innen. Danach klicken Sie auf “Versende den Newsletter jetzt!”. Damit wird er an alle vollständig und korrekt registrierten Nutzer*innen geschickt. Jeder Newsletter kann nur einmalig versandt werden. Melden sich nach dem Versand weitere Abonnent*innen an, erhalten diese erst den nächsten Newsletter.
• Versand planen: Sie können den Newsletterversand auch für später planen. Dazu klicken Sie auf den Punkt “Versand planen”. Damit öffnet sich eine Maske, in der das Versanddatum und die Uhrzeit eingestellt werden können. Bitte beachten Sie bei der Uhrzeit, dass hier mit “am” (vor 12 Uhr mittags) und “pm” (nach 12 Uhr mittags) die Stunden von 0 bis 12 auf vor- bzw. nachmittags gesteuert werden müssen. Sind Datum und Uhrzeit eingestellt, klicken Sie auf “Versandzeitpunkt festlegen” und der Newsletter wird zum hinterlegten Zeitpunkt verschickt.

Der Versand kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Das hängt davon ab, ob sich ein anderer Newsletter einer anderen Verwaltung aktuell im Versand befindet. Das Versand-Tool kann immer nur einen Newsletter zur selben Zeit versenden. Daher wird Ihr Newsletter erst versandt, wenn ein ggf. davor verschickter Newsletter fertig versendet ist.

Sie können das Versand-Tool in diesem Status verlassen. Wenn der Newsletter vollständig verschickt wurde, erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail.

Bitte beachten Sie, dass der Empfang des Newsletters bei verwaltungsinternen E-Mail-Adressen (bspw. abc@senatskanzlei.berlin.de) mehrere Stunden dauern kann.

Auf eine statistische Auswertung im Versandtool wird zugunsten der Datensparsamkeit verzichtet. Die Anzeige “Eindeutige Aufrufe” und “Eindeutige Klicks” bleibt bei “0” stehen oder zeigt den Hinweis “Tracking deaktiviert”.

Wir erproben aktuell Möglichkeiten der Auswertung von Newslettern über mapp Intelligence. Über den Stand informieren wir Sie in diesem Wiki.

Bei der Einrichtung des Newsletters wird die Liste “Newsletter Empfänger” angelegt, die mit der An- und Abmeldemaske auf der Übersichtsseite verknüpft ist. Sie finden die Liste unter dem Menüpunkt “Alle Listen ansehen” auf der linken Seite. In dieser Liste werden alle Nutzer*innen gespeichert, die sich für den Newsletter über das Formular anmelden.

Bitte nutzen Sie die “Newsletter Empfänger”-Liste als Standardliste für den Newsletterversand. Es führt zu Fehlermeldungen und Support-Aufkommen, wenn diese Liste gelöscht wird.

Normalerweise müssen Sie keine Änderungen an der Liste durchführen. Die Nutzer*innen können aus dem Newsletter heraus diesen abbestellen oder auch über das Formular auf Ihrer Newsletter-Übersichtsseite. Wenn sich trotzdem jemand bei Ihnen meldet und aus der Liste entfernt werden möchte, sollten Sie die Adresse nicht im Versandtool löschen, sondern die E-Mail-Adresse in das Formular zum Abmelden vom Newsletter eintragen. Damit erhält der/die Nutzer*in eine E-Mail, dass er/sie von diesem Newsletter abgemeldet wurde und für Sie als Verantwortliche ist ein Nachweis möglich, ab wann eine bestimmte E-Mail-Adresse keinen Newsletter mehr erhalten hat.

Wenn Sie auf die “Newsletter Empfänger”-Liste klicken, sehen Sie unterschiedliche Status der Abonnent*innen:

• Im ersten Reiter Alle sind alle Empfänger*innen enthalten, die sich jemals am Newsletter angemeldet haben.
• Der zweite Reiter Aktiv zeigt alle aktiven Empfänger*innen, die aktuell den Newsletter erhalten.
• Der dritte Tab DSGVO zeigt alle Empfänger*innen, die den Richtlinien zugestimmt haben. Diese Liste sollte identisch sein zu der unter “Aktiv”.
• Personen, die sich bereits angemeldet, aber noch keine Bestätigung durchgeführt haben, finden Sie im Bereich Unbestätigt. Die Anmeldung wird erst komplettiert, wenn der/die Nutzer*in auf den Bestätigungslink in der E-Mail geklickt hat.
• Nutzer*innen, die den Newsletter nicht mehr erhalten möchten, werden im Reiter Abgemeldet angezeigt.
• Der Status Bounced wird vergeben, wenn nach drei Versuchen (3 Newslettern) die Zustellung an das Postfach nicht möglich ist. Das ist bspw. der Fall, wenn das Postfach nicht existiert oder über längere Zeit voll ist. Wenn bspw. nur eine Abwesenheitsnotiz zurückkommt, wird der/die Nutzer*in nicht als “bounced” markiert.
• Nutzer*innen, die im Reiter Als Spam markiert sichtbar sind, erhalten ebenfalls keinen Newsletter mehr. Diese Nutzer*innen haben in ihrem eigenen Postfach die E-Mail aktiv in den Spamordner verschoben oder als Spam markiert.

Der interne Newsletter dient der Kommunikation und Informationsweitergabe innerhalb der Verwaltung. Die Erstellung des Newsletters ist identisch zum öffentlichen Newsletter. Beim internen Newsletter ist keine Webansicht der Seiten verfügbar und keine eine An- und Abmeldung über die Newsletter-Übersichtsseite möglich. Seiten, die sich in einer internen Newsletter-Rubrik befinden, werden nicht online angezeigt. Sie müssen also die Übersichtsseite nicht mit Inhalten füllen.

Bitte beachten Sie, dass die E-Mails der internen Newsletter ebenfalls über einen Mailserver außerhalb des internen Landesnetzes verschickt. Daher sollten keine Personaldaten oder sensible Informationen übermittelt werden.

Da keine An- und Abmeldung über ein Onlineformular erfolgen kann, müssen die Empfänger*innen händisch im Versand-Tool gepflegt werden. Dafür wählen Sie in der linken Navigation den Punkt “Alle Listen ansehen” aus. Hier erhalten Sie eine Übersicht aller Empfänger*innenlisten für Ihren Newsletter.

Beim Anlegen des internen Newsletters wird wie beim öffentlichen Newsletter automatisch die Liste “Newsletter Empfänger” generiert. Um eine*n oder mehrere Newsletter-Empfänger*innen anzumelden, klicken Sie auf den Button “Abonnenten hinzufügen”. Hier haben Sie die Möglichkeit, einzelne Empfänger*innen oder gleich mehrere aus einer CSV-Datei einzutragen. Bei beiden Optionen ist es wichtig, dass die jeweilige Checkbox “DSGVO Tag auf die importierten Abonnenten anwenden?” aktiviert ist. Der Import wird im Hintergrund durchgeführt und kann einige Minuten dauern. Die Empfänger müssen nicht mehr bestätigt werden, sondern erhalten sofort den nächsten Newsletter.

Auf der Seite, wo Ihnen alle Empfänger*innen der “Newsletter Empfänger”-Liste angezeigt werden, können Sie auch die Abmeldung durchführen.

Um eine*n oder mehrere Abonnent*innen abzumelden, klicken Sie oben links auf den Button “Massen-Abmeldung”. Auf der nächsten Seite tragen Sie im unteren Feld die ab zu meldenden E-Mail-Adressen (eine pro Zeile) ein und klicken auf abbestellen. Damit wird der/die Empfänger*in in dieser Liste als abgemeldet markiert und erhält keinen Newsletter mehr.

Sie können auch die Liste der Empfänger*innen durchgehen und die E-Mail-Adresse mit dem Abbestellen-Symbol aus dem Versand herausnehmen.