Vorschriftendatenbank Nutzerdokumentation
Einleitung
Bei der Vorschriftendatenbank handelt es sich um eine, für das Intranet der Ordentlichen Gerichtsbarkeit/Senatsverwaltung für Justiz im Auftrag des ITDZ Berlin entwickelte Applikation zur schnellen Recherche in Vorschriften.
Funktionsweise der Vorschriften-Datenbank
Die Vorschriften-Datenbank besteht aus zwei Teilen: Dem Pflegetool zum Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Vorschriften, und dem eigentlichen Frontend zum Finden und Anzeigen von Vorschriften.
Das Frontend ist im Intranet des Landes frei verfügbar. Die Bedienung ist dabei denkbar einfach: Der Nutzer kann in der Suchmaske nach bestimmten Standorten, Kategorien oder Jahren suchen. Die einfachste Suche erfolgt aber über die Angabe von Suchwörtern. Dabei werden folgende Bereiche durchsucht:
- Titel der Vorschriften
- Beschreibungstext
- Evtl. vorhandene Schlüsselwörter
- Und ggf. noch der Inhalt der in angehängten Dokumenten gespeicherten Vorschriftentexte
Die Suchparameter können natürlich auch kombiniert werden. Es werden immer maximal 200 Ergebnisse angezeigt, so dass die Suche gegebenenfalls eingeschränkt werden muss. Damit die Dokumente dabei durchsucht werden können, ist es notwendig, dass Textinhalte in diesen Dokumenten auch als Textinformationen hinterlegt wurden, und nicht z.B. als Bilder. In der Regel werden hierzu PDF-Dokumente genutzt. Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre PDF-Dokumente nicht durch ein Passwort schützen bzw. den Text in sonstiger Form sperren, da sonst eine Indizierung nicht möglich ist. Nach Absenden der Suche wird eine Suchergebnisliste angezeigt, aus der heraus man sich die Vorschriften anzeigen lassen kann.
Anlegen und Bearbeiten von Vorschriften
Grundvoraussetzungen für das Einstellen von Vorschriften sind:
- Sie haben einen Internet-Browser wie den Internet Explorer oder den Mozilla Firefox zur Verfügung
- Sie haben einen Imperia-Zugang
Anmelden an Imperia
Melden Sie sich zunächst unter https://imperia.berlinonline.de/ am System an. Tragen Sie dazu Ihre Nutzerkennung und Ihr Passwort in die Maske ein. Danach werden Sie ins Hauptmenü vom CMS Imperia geleitet.
Anlegen eines Dokuments
Um neue Vorschriften einzustellen klicken Sie auf den Knopf "Neues Dokument erzeugen".
Es folgt eine Rubrikenübersicht, in der die Rubrik "Vorschriften" zu sehen ist. Wenn die Rubrik nicht zu sehen ist, müssen Sie diese mit Hilfe der "+"-Symbole in einem Unterordner suchen. Danach wechseln Sie in die Ansicht zum Bearbeiten (s.u.).
Bearbeiten eines bereits angelegten Dokuments
Sie können ein bereits freigeschaltetes Dokument erneut bearbeiten. Dazu folgen Sie vom Hauptmenü den Link "Freigeschaltete Dokumente bearbeiten". Danach wird Ihnen eine Liste von Dokumenten angezeigt, auf die Sie zugreifen können. Öffnen Sie das für Sie relevante Dokument durch Anklicken des Links "Import" hinter dem Dokument. Danach wechseln Sie in die Ansicht zum Bearbeiten (s.u.).
Bearbeiten eines Dokuments
Vor dem Bearbeiten wird der sog. Metaschritt angezeigt. In diesem Schritt können Sie den ImperiaTitel der Vorschrift vergeben. Dieser Titel dient lediglich der Identifikation Ihrer Vorschrift innerhalb von Imperia. Voreingestellt ist hier der Titel „Vorschrift - “, der dann im Bearbeitungsschritt durch den Titel der ersten Dokumentenanlage ersetzt wird. Wenn Sie einen eigenen Titel vergeben wollen, der nicht durch Imperia verändert wird, tragen Sie ihn einfach in diesem Schritt ein. Klicken Sie danach auf „Okay“, um zum eigentlichen Bearbeitungsschritt zu gelangen. In der Bearbeitungsansicht finden Sie auf der linken Seite eine kleine Erläuterung zu dem Formular. Hier werden stets Informationen zu dem Formularfeld angezeigt, in dem Sie sich gerade befinden.
Dateien hinzufügen
Beginnen Sie das Bearbeiten des nun auftauchenden Formulars, in dem Sie mit dem "+"- Symbol einen Block erzeugen, mit dem Sie ein Dokument hochladen bzw. einen Link eingeben können. Klicken Sie bitte auf den Link "Datei hochladen", um eine Datei von Ihrer Festplatte an die von ihnen bearbeitete Vorschrift anzuhängen. Alternativ können Sie auch in dem Feld „Link“ einen kompletten Link zu einer beliebigen Vorschrift im Intranet oder im Internet angeben.
Bitte beachten Sie, dass Sie für eine Vorschrift, die ins Internet freigeschaltet werden soll, keine Links ins Intranet setzen, da diese für Besucher der Seite www.berlin.de nicht erreichbar sind. Tragen Sie hier bitte den kompletten Link inklusive des so genannten Protokolls, wie z.B. „http://“, „https://“ oder „ftp://“ ein. Wenn Sie ein eigenes Dokument an Ihre Vorschrift anhängen wollen, klicken Sie wie oben beschrieben auf den Link „Datei hochladen“. Es öffnet sich nun ein neues Fenster mit dem Dialog zum Hochladen von Dateien. Durch Anklicken des Knopfes "Durchsuchen" können Sie ein PDF von Ihrer Festplatte auswählen. Nachdem Sie den Dialog mit "Öffnen" beendet haben klicken Sie bitte auf den Knopf "Hochladen", um die Datei in das Imperia-CMS hochzuladen. Danach klicken Sie auf den Knopf "Okay" und das aktuelle Fenster schließt sich. Sie sind nun wieder im Hauptformular, wo der Dateiname nun bereits eingesetzt ist. Füllen Sie nun bitte die weiteren Felder aus. Zuerst versehen Sie die Datei mit einem aussagekräftigen Dokumententitel.
Handelt es sich bei der Datei um eine Anlage, so markieren Sie das bitte mit einem Haken in der Checkbox "… ist Anlage". Ihre erste Datei in einem Vorschriften-Eintrag sollte aber niemals als Anlage markiert sein - dies bezieht sich in der Regel auf zusätzliche Dateien zu dem ersten Dokument, die sie noch hochladen können.
Im Feld "Kurztext" können Sie eine kurze Beschreibung des Inhalts angeben. Dieser Text wird einerseits für den Internet-Nutzer bei der Suche nach Vorschriften angezeigt, andererseits sucht auch die Datenbank-Suche in diesem Text - es lohnt sich also doppelt, kurz und prägnant den Inhalt zusammenzufassen.
Bei den Schlagworten haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, für die Datenbank-Suche Stichwörter anzugeben, unter denen ein Nutzer dieses Dokument finden soll. So kann der Nutzer auch eine Vorschrift finden, wenn der Inhalt des Dokumentes nicht unbedingt etwas mit Ihrem Zielthema zu tun hat.
Nachdem Sie das erste Dokument hinzugefügt haben, können Sie ggf. weitere Dokumente als Anlage hinzufügen. Verwenden Sie dazu den o.a. Weg erneut. Sie können hierbei eigene Dokumente und Links auf andere Dokumente oder Seiten im Internet bzw. Intranet mischen, beachten Sie jedoch, dass Sie pro Dokument – egal ob es sich um ein eigenes, oder ein verlinktes Dokument handelt – einen neuen Block benötigen.
Generelle Informationen eingeben
In der Regel wird durch das Hochladen des ersten Dokumentes ein Teil des allgemeinen Informationsblocks (am Anfang der Seite) zu diesen Vorschriften ausgefüllt. Alle anderen Felder müssen Sie noch ausfüllen, bevor Sie den Vorschriften-Eintrag veröffentlichen können. In dem Feld "Standort" wählen Sie bitte Ihren Standort aus. Der Standort „Berliner Justiz“ steht hierbei für allgemeingültige Vorschriften, die für jeden Standort gelten. Das Häkchen „Im Internet veröffentlichen?“ setzen Sie dann, wenn Sie die Vorschrift auch im Internet abgebildet haben möchten. Hierzu lesen Sie bitte den Abschnitt „Internetveröffentlichung“ (s.u.). Darüber hinaus setzen Sie im Feld "Veröffentlichungsdatum" das Datum, an dem die Vorschrift ursprünglich veröffentlicht wurde. Beachten Sie bitte: Das korrekte Datumsformat ist "Tag.Monat.Jahr“ , also z.B. "24.12.2007". Nachdem Sie alle Felder zu Ihrer Zufriedenheit ausgefüllt haben, drücken Sie bitte den Knopf "Speichern". Danach befindet sich das Dokument auf dem Schreibtisch und wartet auf seine Freischaltung. Wollen Sie die Änderungen verwerfen, so drücken Sie bitte "Abbruch". Der Knopf "Vorschau" hat in diesem Zusammenhang keine Funktion.
Freischalten des Dokuments
In der Schreibtisch-Ansicht, die nach dem Abschluss der Bearbeitung eines Vorschriften-Eintrages zu sehen ist, befindet sich nun hinter dem Dateinamen des Dokuments ein Knopf "Zur Genehmigung". Damit können Sie eine Vorschrift bei der für die Freischaltung autorisierten Stelle einreichen oder sofort freischalten, wenn Sie über die notwendigen Rechte verfügen.
Nach dem Drücken des Knopfs "Zur Genehmigung" wird das Dokument in die Vorschriften-Datenbank übertragen. Nach kurzer Zeit sollten Sie Ihre Vorschrift dort wiederfinden, es verschwindet dabei vom Imperia-Schreibtisch. Falls Ihnen noch Fehler im Vorschriften-Eintrag auffallen, können Sie diese jederzeit nachträglich über Imperia bearbeiten.
Internetveröffentlichung
Soll Ihre Vorschrift auch auf einer der Allgemeinheit zur Verfügung stehenden Internetseite veröffentlicht werden (z.B. http://www.berlin.de/sen/justiz/service/vv.html), dann aktivieren Sie in der Bearbeitung der Vorschrift bitte die entsprechende Checkbox. (siehe Punkt „Bearbeiten des Dokumentes“).
Imperia schaltet nun Ihr Dokument nicht nur ins Intranet, sondern auch in einen speziellen Pfad ins Internet frei, so dass Sie über ein spezielles Modul auf nahezu allen Imperia-Landesseiten darauf zugreifen können. Legen Sie hierzu einfach eine neue Seite in Imperia an, oder bearbeiten Sie eine vorhandene Seite von Ihrem Auftritt.
Sie haben nun in der Bearbeitung der Seite ein weiteres Modul mit Namen „SenJust: Vorschriftendatenbank“ zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass dieses Modul zur Zeit nur auf Seiten funktioniert, die sich innerhalb des Auftrittes der Senatsverwaltung für Justiz befinden.
Fügen Sie dieses Modul einfach in Ihre Seite ein und editieren Sie die vorhandenen Felder entsprechend Ihren Wünschen. Die Einstellungen, die Sie hier vornehmen können sind ähnlich denen der Intranetsuche. Sie haben allerdings zusätzliche noch die Möglichkeit, eine maximale Anzahl an Vorschriften anzugeben, die auf Ihrer Seite angezeigt werden. Sie können neben diesem Modul jedes andere beliebige Landesmodul wie gewohnt weiter nutzen.
Schon in der Vorschau können Sie erkennen, ob Ihre Vorschriften korrekt angezeigt werden. Werden keine Vorschriften angezeigt, kontrollieren Sie bitte Ihre Eingaben, bzw. stellen Sie sicher, dass es entsprechende Vorschriften gibt, die auch ins Internet freigeschaltet wurden.