Veröffentlichung von Word und PDF Dateien: Unterschied zwischen den Versionen

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Darüber hinaus müssen selbstverständlich beim Erstellen von Worddateien und der ggf. folgenden Umwandlung in ein PDF die [[PDF_und_Barrierefreiheit|Anforderungen der Barrierefreiheit]] beachtet werden.
 
Darüber hinaus müssen selbstverständlich beim Erstellen von Worddateien und der ggf. folgenden Umwandlung in ein PDF die [[PDF_und_Barrierefreiheit|Anforderungen der Barrierefreiheit]] beachtet werden.
  
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== PDF und Suchmaschinen ==
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Das PDF-Format hat sich in den letzten Jahren als ab­soluter Standard etabliert, wenn es um den Austausch von formatierten Text-Dateien geht. Auch Suchma­schinen wie Google können mittlerweile sehr gut mit PDF-Dateien umgehen und zeigen derartige Dateien gerne in den Suchergebnissen an.
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Mehr zur [http://www.contentmanager.de/magazin/artikel_2227.html Optimierung von PDFs für Suchmaschinen].
  
 
== Hinweise für das Löschen von Dateien ==
 
== Hinweise für das Löschen von Dateien ==
 
Bitte beachten Sie die grundsätzlichen Hinweise für das [http://support.berlin.de/wiki/index.php/L%C3%B6schen_von_Dateien_auf_dem_Livesystem_(Bilder,_PDF,_etc) Löschen von Dateien auf dem Livesystem (Bilder, PDF, etc)].
 
Bitte beachten Sie die grundsätzlichen Hinweise für das [http://support.berlin.de/wiki/index.php/L%C3%B6schen_von_Dateien_auf_dem_Livesystem_(Bilder,_PDF,_etc) Löschen von Dateien auf dem Livesystem (Bilder, PDF, etc)].

Version vom 1. Oktober 2009, 11:05 Uhr


Entfernen verborgener Daten

Wenn Sie ein Office-Dokument elektronisch verteilen, enthält das Dokument möglicherweise Informationen, die Sie nicht öffentlich bekannt geben möchten, z. B. Informationen, die Sie als „verborgen“ formatiert haben oder die zur Zusammenarbeit beim Verfassen und Bearbeiten des Dokuments mit Ihren Mitarbeitern dienen, z. B. Überarbeitungsoptionen, Kommentare und Versendung zur Durchsicht.

Microsoft bietet dazu ein Tool zum Entfernen verborgener Daten an:

Anonymisierung von Daten

Bei Berichten oder Dokumente, die veröffentlicht werden sollen, kann es vorkommen, dass enthaltene Textstellen -z.B. persönliche Daten oder Beträge- nicht veröffentlicht, sondern geschwärzt werden sollen.

Dabei reicht es nicht aus, die Textfarbe der entsprechenden Stelle auf die Hintgergrundfarbe (in der Regel weiß) zu ändern. Denn auch nach der Umwandlung in ein PDF kann hier in der Regel, sogar über die Suchfunktion, der scheinbar gelöschte Text wiederhergestellt werden.

Zur Anonymisierung muss der entsprechende Text in der Ausgangsdatei entweder komplett gelöscht, durch Text (z.B. XXX) ersetzt werden oder ein kostenloses Schwärzungstool von Microsoft verwendet werden.

Weitergehende Anforderungen

Darüber hinaus müssen selbstverständlich beim Erstellen von Worddateien und der ggf. folgenden Umwandlung in ein PDF die Anforderungen der Barrierefreiheit beachtet werden.

PDF und Suchmaschinen

Das PDF-Format hat sich in den letzten Jahren als ab­soluter Standard etabliert, wenn es um den Austausch von formatierten Text-Dateien geht. Auch Suchma­schinen wie Google können mittlerweile sehr gut mit PDF-Dateien umgehen und zeigen derartige Dateien gerne in den Suchergebnissen an. Mehr zur Optimierung von PDFs für Suchmaschinen.

Hinweise für das Löschen von Dateien

Bitte beachten Sie die grundsätzlichen Hinweise für das Löschen von Dateien auf dem Livesystem (Bilder, PDF, etc).