Veröffentlichung von Word und PDF Dateien

Entfernen verborgener Daten

Wenn Sie ein Office-Dokument elektronisch verteilen, enthält das Dokument möglicherweise Informationen, die Sie nicht öffentlich bekannt geben möchten, z. B. Informationen, die Sie als „verborgen“ formatiert haben oder die zur Zusammenarbeit beim Verfassen und Bearbeiten des Dokuments mit Ihren Mitarbeitern dienen, z. B. Überarbeitungsoptionen, Kommentare und Versendung zur Durchsicht.

Microsoft bietet dazu ein Tool zum Entfernen verborgener Daten an:

• [http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=144E54ED-D43E-42CA-BC7B-5446D34E5360&displaylang=de

Download des Tools Entfernen verborgener Daten von Microsoft]

Anonymisierung von Daten

Bei Berichten oder Dokumente, die veröffentlicht werden sollen, kann es vorkommen, dass enthaltene Textstellen -z.B. persönliche Daten oder Beträge- nicht veröffentlicht, sondern geschwärzt werden sollen.

Dabei reicht es nicht aus, die Textfarbe der entsprechenden Stelle auf die Hintgergrundfarbe (in der Regel weiß) zu ändern. Denn auch nach der Umwandlung in ein PDF kann hier in der Regel, sogar über die Suchfunktion, der scheinbar gelöschte Text wiederhergestellt werden.

Zur Anonymisierung muss der entsprechende Text in der Ausgangsdatei entweder komplett gelöscht, durch Text (z.B. XXX) ersetzt werden oder ein kostenloses Schwärzungstool von Microsoft verwendet werden.

• Hintergrundbericht auf Heise.de
• Download des Schwärzungstool von Microsoft (engl.)

Weitergehende Anforderungen

Darüber hinaus müssen selbstverständlich beim Erstellen von Worddateien und der ggf. folgenden Umwandlung in ein PDF die Anforderungen der Barrierefreiheit beachtet werden.