Genehmigungsworkflow: Unterschied zwischen den Versionen

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== Dokumente genehmigen ==
 
== Dokumente genehmigen ==
  
Wenn ein Dokument in einer Rubrik mit Genehmigung angelegt wird, erscheint am Ende der Seite ein gelber Balken mit dem Hinweis "Genehmigung erforderlich". Dann weiß der Redakteur, dass er keine Genehmigungsrechte besitzt und das Dokument ohne Prüfung nicht freischalten kann.  
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=== Redakteure mit Genehmigungsrecht ===
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Redakteure, die Genehmigungsrechte besitzen, können Dokumente nach der Bearbeitung ohne zusätzliche Einstellungen freischalten.
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Wenn eine Mail mit dem Hinweis, dass ein Dokument zur Genehmigung bereit steht, ankommt, kann das Dokument auf dem Schreibtisch gleich freigeschaltet werden. Eine Bearbeitung ist nicht mehr nötig.
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=== Redakteure ohne Genehmigungsrecht ===
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Redakteure ohne Genehmigungsrecht sehen am unteren Ende der Seite eine Auswahlbox. Dort gibt es die Möglichkeit "Diese Dokument in der Bearbeitung belassen" oder "Bearbeitung beenden und Freischaltung aktivieren".
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Wenn die Bearbeitung der Seite noch nicht abgeschlossen ist, sollte die Box auf "Diese Dokument in der Bearbeitung belassen" eingestellt sein.  
  
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Ist die Bearbeitung beendet, muss die Box auf "Bearbeitung beenden und Freischaltung aktivieren" umgestellt werden. Wenn mit dieser Einstellung die Seite gespeichert wird, erscheint das Dokument im Genehmigen-Widget (siehe [Genehmigen-Widget]). Der Redakteur ohne Genehmigungsrecht kann an dieser Stelle die Arbeit am Dokument beenden. Das Dokument liegt für den Redakteur ohne Genehmigung weiterhin sichtbar auf dem Schreibtisch.  
  
Wenn der Redakteur ohne Genehmigungsrecht das Dokument speichert, muss er das Dokument per Knopfdruck "Zur Freischalten/Genehmigung" schicken, damit eine Genehmigung erteilt werden kann. Nach dem Klick auf "Zur Freischaltung/Genehmigung", sieht der Redakteur wieder der Dokument im Bearbeitenschritt mit dem Hinweis "Dieses Dokument erfordert eine Genehmigung." und der Meldung, dass eine E-Mail an die Redakteure mit Genehmigungsrecht verschickt wurde. Der Redakteur kann jetzt das Dokument verlassen (Abbrechen oder Speichern). Das Dokument liegt für den Redakteur ohne Genehmigung weiterhin sichtbar auf dem Schreibtisch.  
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Wenn noch eine Benachrichtigung per Mail verschickt werden soll, muss der Redakteur nach dem Speichern mit der Einstellung "Bearbeitung beenden und Freischaltung aktivieren" noch auf dem Schreibtisch das Dokument "Zur Freischaltung / Genehmigung" schicken. Dabei wird die Bearbeitungsansicht wieder geöffnet. Es erscheint ein Hinweis, dass das Dokument eine Genehmigung erfordert und die Redakteure mit Genehmigungsrecht benachrichtigt wurden.
  
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== Genehmigen-Widget ==
  
Achtung: Wenn der Hinweis erscheint "Es sind keine Redakteure mit einem Genehmigungsrecht für die aktuelle Rubrik eingetragen. Bitte kontaktieren Sie ihren CvD." wurde keine E-Mail verschickt, da noch kein Redakteur das Genehmigungsrecht für diese Rubrik besitzt. Bitte kontaktieren Sie die Person, die Nutzer einrichten und verwalten kann.
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Redakteure, die überwiegend Dokumente von anderen Redakteuren genehmigen, können sich auf dem Dashboard das Widget "Genehmigen" einfügen. Dort werden alle Dokumente aufgelistet, die von Redakteuren ohne Genehmigung in den Status "Bearbeitung beenden und Freischaltung aktivieren" gesetzt wurden.  
  
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Der Redakteur mit Genehmigungsrecht erhält eine E-Mail. Dort sieht er, dass ein Dokument auf die Genehmigung wartet. In der Mail wird der Dokumententitel, der Nutzer, der das Dokument zuletzt bearbeitet hat, der Pfad zum Dokument und ein QuickEdit-Link angegeben.  
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Das Widget können Sie über das erste Icon im rechten Seitenbereich hinzufügen.  
  
Öffnet der Redakteur mit Genehmigungsrecht jetzt das Dokument, sieht er in dem gelben Balken eine Selectbox. Dort kann er wählen zwischen "Dieses Dokument in der Bearbeitung belassen" oder "Zum Freischalten freigeben". Wenn das Dokument zum Freischalten freigegeben wird, kann sowohl der Redakteur ohne Genehmigung als auch der Redakteur mit Genehmigung das Dokument freischalten.
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Bei der Widget-Auswahl klicken Sie auf den Punkt "Genehmigen".  
  
Wenn der Redakteur ohne Genehmigung das Dokument nach der Freigabe zum Freischalten noch einmal bearbeitet, wird die Freigabe wieder zurück gesetzt und ein Redakteur mit Genehmigung muss das Dokument noch einmal freigeben. Der Redakteur ohne Genehmigung erhält dazu den Hinweis "Genehmigung erteilt (Verwenden Sie "Abbruch" um die Genehmigung zu erhalten, beim "Speichern" des Dokuments wird die Genehmigung aufgehoben.)".
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Das Widget wird in der linken oberen Ecke eingefügt. Sie können es frei über das Dashboard bewegen und an einer beliebigen Position fallen lassen.

Version vom 20. Mai 2014, 17:27 Uhr

Das Genehmigungsrecht ist bereits aus Imperia 7 bekannt. Es gibt aber einige Unterschiede in Imperia 9, die nachfolgend erläutert werden.

Rubriken mit und ohne Genehmigung

Beim Anlegen von Rubriken erfordern die Dokumente darin standardmäßig eine Genehmigung. Das bedeutet, dass ein Nutzer mit dem Genehmigungsrecht für diese Rubrik das Dokument freigeben muss, bevor es freigeschaltet werden kann.

Wenn in einer Rubrik Dokumente ohne Genehmigung freigeschaltet werden sollen, muss das beim Rubrikenbearbeiten gesondert festegelegt werden. Dann kann jeder Nutzer, der das Bearbeitungsrecht für diese Rubrik besitzt jede Seite freischalten.

Geneh1.png

Nutzer mit Genehmigungsrecht

In der Nutzerverwaltung kann an den Nutzer das Recht zur Genehmigung von Dokumenten für die Rubriken vergeben werden. Das wird, genauso wie die Vergabe von Bearbeitungsrechten, mit dem Setzen eines Hakens in der Spalte "Darf Genehmigen" festgelegt.

Geneh2.png

ACHTUNG Die folgende Beschreibung ist erst nach dem Update am 21.05. korrekt.

Dokumente genehmigen

Redakteure mit Genehmigungsrecht

Redakteure, die Genehmigungsrechte besitzen, können Dokumente nach der Bearbeitung ohne zusätzliche Einstellungen freischalten.

Wenn eine Mail mit dem Hinweis, dass ein Dokument zur Genehmigung bereit steht, ankommt, kann das Dokument auf dem Schreibtisch gleich freigeschaltet werden. Eine Bearbeitung ist nicht mehr nötig.

Redakteure ohne Genehmigungsrecht

Redakteure ohne Genehmigungsrecht sehen am unteren Ende der Seite eine Auswahlbox. Dort gibt es die Möglichkeit "Diese Dokument in der Bearbeitung belassen" oder "Bearbeitung beenden und Freischaltung aktivieren".

Wenn die Bearbeitung der Seite noch nicht abgeschlossen ist, sollte die Box auf "Diese Dokument in der Bearbeitung belassen" eingestellt sein.

Ist die Bearbeitung beendet, muss die Box auf "Bearbeitung beenden und Freischaltung aktivieren" umgestellt werden. Wenn mit dieser Einstellung die Seite gespeichert wird, erscheint das Dokument im Genehmigen-Widget (siehe [Genehmigen-Widget]). Der Redakteur ohne Genehmigungsrecht kann an dieser Stelle die Arbeit am Dokument beenden. Das Dokument liegt für den Redakteur ohne Genehmigung weiterhin sichtbar auf dem Schreibtisch.

Wenn noch eine Benachrichtigung per Mail verschickt werden soll, muss der Redakteur nach dem Speichern mit der Einstellung "Bearbeitung beenden und Freischaltung aktivieren" noch auf dem Schreibtisch das Dokument "Zur Freischaltung / Genehmigung" schicken. Dabei wird die Bearbeitungsansicht wieder geöffnet. Es erscheint ein Hinweis, dass das Dokument eine Genehmigung erfordert und die Redakteure mit Genehmigungsrecht benachrichtigt wurden.

Genehmigen-Widget

Redakteure, die überwiegend Dokumente von anderen Redakteuren genehmigen, können sich auf dem Dashboard das Widget "Genehmigen" einfügen. Dort werden alle Dokumente aufgelistet, die von Redakteuren ohne Genehmigung in den Status "Bearbeitung beenden und Freischaltung aktivieren" gesetzt wurden.

Widget-ansicht.png

Das Widget können Sie über das erste Icon im rechten Seitenbereich hinzufügen.

Widget-hinzu.png

Bei der Widget-Auswahl klicken Sie auf den Punkt "Genehmigen".

Widget-wahl.png

Das Widget wird in der linken oberen Ecke eingefügt. Sie können es frei über das Dashboard bewegen und an einer beliebigen Position fallen lassen.