Formularbaukasten mit Datenbank

Mit dem Formularbaukasten mit Datenbank-Frontend ist es möglich, Nutzereingaben direkt in einer Datenbank zur strukturierten Erfassung zu speichern.

Bitte lesen Sie zuerst die Anleitung für die Benutzung des Formularbaukastens.

Einrichtung

Mit diesem Formular können Sie die Eingaben der Nutzer zusätzlich zum Mailversand in einer Datenbank speichern. Die Datenbank kann auch über eine Weboberfläche eingesehen und bearbeitet werden.

Allerdings ist für sensible Daten - und damit auch in der Regel für "Online-Anträge" oder die Verarbeitung ähnlicher verbindlicher Verwaltungsdienstleistungen - der Formularbaukasten bzw. das Datenbank-Backend hinsichtlich der Themen von Ausfallsicherheit, Datensicherheit und ähnliches nicht konzipiert. Eine Alternative wäre hier bspw. der IKT-Basisdienstes "Digitaler Antrag", der als Frontend für Online-Anträge bereitgestellt wird. Für persönliche Daten, die besonders schützenswert sind, bspw. Gesundheitsdaten, darf das Datenbank-Backend des Formularbaukastens in keinem Fall verwendet werden.

Damit eine Datenbank erstellt wird, muss im Reiter Formulartyp/Grundeinstellungen auf der rechten Seite ein Passwort vergeben werden. Das Passwort darf nur Buchstaben und Ziffern enthalten. Der Tabellenname wird generiert und kann nicht angepasst werden.

Sie können bei dem Datenbank-Frontend wählen, ob Dateianhänge auch in der Datenbank gespeichert werden. Wenn Sie eine dauerhafte Speicherung möchten, sollten Sie dafür ein Verfahrensverzeichnis nach dem Datenschutzgesetz in Ihrer Behörde anlegen.

Der Zugriff auf eine neu eingerichtete Datenbank funktioniert erstmals kurz nach Eingang eines ersten (Test-)Datensatzes über Ihr freigeschaltetes Formular.

Auslesen und Bearbeiten der Datenbank

Wenn Sie im Reiter Formular-Ende den Typ Datenbank-Frontend gewählt haben, finden Sie dort einen Link zum Datenbank-Betrachter, dem Pflegetool für das Auslesen und Bearbeiten der erhobenen Daten. Nach Anmeldung mit dem im Formular definierten Tabellennamen und Passwort erhalten Sie Zugriff auf die Daten.

Die Anmeldung im Datenbank-Betrachter ist erst möglich, wenn das Formular einmal im Live-System (www.berlin.de) abgeschickt wurde. Erst dann wird die Datenbank angelegt und der Zugriff auf diese ist möglich.

Hier sehen Sie alle Datenbankeinträge, die von den Nutzern über das Formular gesendet wurden. Die Namen der Spalten sind mit den Titeln der Formularfelder identisch. In den Klammern befinden sich die IDs der Felder, die automatisch generiert werden, wenn keine explizit vergeben wurden.

Im Beispiel wurden für alle Formularfelder IDs vergeben, außer für die 4. Spalte. Diese hat eine automatische ID erhalten.

Jede Spalte kann für die Sortierung der Datenbank genutzt werden. Zum Umsortieren genügt ein Klick auf die Spaltenüberschrift. Voreingestellt ist die Sortierung über die erste Spalte.

Aufbau der Datenbanktabelle

Das erste Feld beinhaltet immer eine von Imperia unabhängige ID. Diese ID wird bei einem Eintrag automatisch generiert und ist nur einmalig vorhanden. Die ID kann nicht verändert werden.

Danach folgen alle redaktionell angelegten Formularfelder (Flexmodule), die für die Speicherung vorgesehenen sind.

Anschließend werden automatisch angelegte Spalten angezeigt, die in Imperia meist über eine Checkbox angewählt wurden. Diese beinhalten die Absenderangaben, der Antwortwunsch und ggf. gespeicherte Formularanhänge.

Die hinteren Felder „Erzeugt am (create_date)“ und „Zuletzt bearbeitet am (update_date)“ werden wie die ID automatisch in die Tabelle geschrieben und können nicht manuell verändert werden. Normalerweise stimmen die Inhalte überein, außer wenn der Eintrag im Nachhinein in der Datenbank bearbeitet wurde. Dann wird automatisch das „Zuletzt bearbeitet am“ Feld aktualisiert.

Die Eingabefelder unter den Spaltennamen dienen der Suche innerhalb des Feldes. Der Suchbegriff sollte nach folgendem Muster aufgebaut sein, z.B. Fi% um bspw. die Einträge Fisch und Film zu finden. Das % ist ein sogenannter Joker, der alle beliebigen Zeichen als Treffer zulässt. Bei „Fi%“ werden also alle Wörter gefunden, die mit den Buchstaben Fi (Groß- und Kleinschreibung wird beachtet) beginnen und danach beliebige Zeichen enthalten. Wenn mehrere Suchfelder gefüllt sind, werden nur Einträge angezeigt, die alle Bedingungen erfüllen.

In der letzten Spalte finden Sie verschiedenen Möglichkeiten die Tabelle zu bearbeiten.

Als erstes wird ein DropDown Menü angeboten, um die Anzahl der angezeigten Einträge pro Seite zu verändern. Man kann zwischen 5, 10, 20, 50, 100 und 200 Einträgen pro Seite wählen. Die Voreinstellung sind 10 Einträge pro Seite.

Mit dem Filtern-Button kann die Suche durchgeführt werden. Es reicht allerdings aus, wenn nach dem eintippen des Suchwortes die Eingabetaste gedrückt wird.

Die vier kleinen Icons in jeder Zeile sind für die Bearbeitung der einzelnen Einträge nötig.

Das erste Icon ruft die Bearbeiten-Ansicht auf. Mit diesem kleinen Editor können die Werte der Felder nachträglich bearbeitet werden. Die Bearbeitung der Felder ist auch mit einem Klick auf einen Wert möglich. Am unteren Ende befindet sich der Speichern-Button, oben rechts kann das Fenster mit dem [x] ohne Speicherung geschlossen werden.

Alle Formularmodulfelder können bearbeitet werden und mit beliebigen Inhalten gefüllt werden. In der Datenbankansicht greifen die festgelegten Beschränkungen auf bspw. nur Zahlen nicht.

Das nächste Icon ruft eine verbesserte Ansicht auf. Ganz unten kann der Eintrag bearbeitet werden oder die Tabellenansicht wieder aufgerufen werden.

Mit dem Papierkorb-Icon wird der einzelne Eintrag gelöscht.

Das letzte Icon dient zum Markieren von Datensätzen. So können Sie sehr einfach eine individuelle Auswahl nicht mehr benötigter Datensätze treffen, um unter den zur Verfügung stehenden "Aktionen" diese dann in einem Arbeitsgang zu löschen.

Wundern Sie sich in diesem Zusammenhang bitte nicht, wenn Sie auf fehlende ID-Nummern in der Datenbank aufmerksam werden. In solchen Fällen können bereits Spam-Einträge, Testdaten oder generell nicht mehr benötigte Daten gelöscht worden sein. Die Nummerierung der Datensätze wird nach Löschaktionen nicht verändert.

Sie können auch durch geeignete Suchbedingungen die Auswahl der angezeigten Datensätze so gestalten, dass Ihnen alle nicht mehr benötigten Daten (z.B. eines früheren Jahrgangs) angezeigt werden. Anschließend können Sie unter "Aktionen" die Option "Alle (sichtbaren) Einträge markieren" auswählen und danach "Markierte Einträge löschen". Das gelegentliche Entrümpeln Ihrer Datenbestände gelingt auf diese Weise sehr effizient.

Aktionen

Es gibt die Möglichkeit einen Eintrag zu dem Datensatz hinzuzufügen. Es geht allerdings besser das Online-Formular einfach selbst auszufüllen und abzuschicken, wenn Nutzer nicht den Online-Weg gewählt haben.

Mit der Funktion "Lesezeichen für diese Suche" steht Ihnen eine Möglichkeit zur Verfügung, eine für Sie relevante Teilauswahl (z.B. nach Bearbeiter, Thema etc.) als Lesezeichen zu speichern und auf diese Weise sofort nur die Datensätze angezeigt zu bekommen, die für Sie zwecks weiterer Bearbeitung relevant sind. Wenn Sie die Filterung nach Ihren Wünschen angepasst und durchgeführt haben, klicken Sie auf den Link "Lesezeichen für diese Suche". Damit werden die Parameter der Filterung in die URL übernommen, die Sie sich dann über die normale Browserfunktion als Lesezeichen abspeichern können.

Sie können Ihre Daten auch in verschiedenen Formaten herunter laden. Wir empfehlen für eine bessere Weiterverarbeitung die Formate Excel oder CSV zu wählen. Von der Nutzung der PDF-Ansicht würden wir bei großen Tabellen abraten, da die Tabellen nicht mehr auf einem A4 Blatt dargestellt werden können.

Bei der CSV für SimpleSearch werden die IDs als Spaltenbezeichner verwendet und nicht die Titel der Formularfelder, wie bei den anderen Dateien. Damit kann die CSV als Grundlage für eine SimpleSearch genutzt werden.

Häufige Fragen

Warum werden neue Flexmodule nicht als Spalte in der Datenbank angezeigt?

Sobald Sie innerhalb von Imperia Formularfelder verändern und diese Änderungen freischalten, werden diese Änderungen nicht sofort in der Datenbank durchgeführt. Die Struktur der Datenbank wird erst beim ersten Absenden des Formulars geändert. Daher sollten Sie nach einer Änderung am Formular einmal selbst das Formular ausfüllen, um die Datenbank zu aktualisieren.

Nach dem Löschen eines Flexmoduls fehlt die Spalte in der Datenbank. Was ist passiert?

Auch das Löschen von Flexmodulen hat Einfluss auf die Struktur der Datenbank. Wenn ein Flexmodul gelöscht wird, wird auch die Spalte inkl. der bereits enthaltenen Daten in der Datenbank unwiederbringlich gelöscht.

Ich habe die ID eines Flexmoduls geändert, warum fehlen jetzt die Daten bei vorhandenen Einträgen?

Das Umbenennen von Formularfeldern führt zum Löschen der alten Felder und dem Anlegen unter einem neuen Namen. Dabei wird der Inhalt der alten Spalte unwiederbringlich gelöscht. Daraus leitet sich die Empfehlung ab, dass Sie die Struktur Ihrer Tabelle nicht mehr ändern sollten, sobald die ersten Daten in der Tabelle sind.

Können gespeicherte Anhänge exportiert werden?

Die hochgeladenen und gespeicherten Dateien können ausschließlich im Datenbank-Betrachter eingesehen und abgespeichert werden. Ein Export über Excel oder CSV ist nicht möglich.

Leseschnittstelle

Jeder Formularbaukasten mit DB-Frontend verfügt automatisch über eine zugangsbeschränkte Lese-Schnittstelle. Die URL für diese Schnittstelle finden Sie am Fuß des Verwaltungstools. Diese URL können Sie von dort kopieren und an Nutzer dieser Schnittstelle weiterreichen.

Beachten Sie, dass sich die Zugangsdaten der Leseschnittstelle automatisch ändern, wenn Sie die Zugangsdaten für den administrativen Zugang ändern.

Die Schnittstelle kann nach außen CSV-, XML- oder JSON-Daten liefern.

Die CSV für SimpleSearch benutzt als Spaltenbezeichnung die IDs der Felder anstatt die Titel der Formularfelder.

Die zur Verfügung gestellte URL kann durch angehängte GET-Parameter zusätzliche Fragen beantworten:

• order=KEY: Wobei KEY dem Namen des Feldes entspricht, über das sortiert werden soll. Durch ein angehängtes " DESC" wird die Sortierreihenfolge umgekehrt. Standardmäßig wird via "id" sortiert.
• page=INTEGER: Damit kann durch die einzelnen "Seiten" des Suchergebnisses geblättert werden. Standardmäßig wird Seite 1 angezeigt.
• ipp=INTEGER: steht für "items per page" und bestimmt, wie viele Einträge pro "Seite" angezeigt werden. Standardmäßig werden 10 Einträge pro "Seite" angezeigt.
• KEY=VALUE: zeigt nur die Ergebnisse an, bei denen das Feld KEY mit dem Wert VALUE gefüllt ist. Dabei gilt "%" (ähnlich wie bei MySQL-LIKE) als Platzhalter für offene Fragen

Darüber hinaus existiert eine Formularbaukasten-API für Schreib-Operationen.