Formularbaukasten

Aus Imperia Support Wiki
Beispiel eines Kontaktformulars

Der Formularbaukasten für Imperia erlaubt Ihnen die Gestaltung eigener, barrierefreier Formulare auf den Seiten Ihres Auftritts. Diese Formulare werden auf einer eigenständigen Seite angezeigt und erlauben dem Besucher auf Ihrer Seite, Ihnen strukturiert Informationen zusenden zu können.

Bitte fügen Sie Ihrem Formular auch eine Datenschutzerklärung hinzu! Diese kann bspw. auf einer zweiten Seite angegeben werden und per Link unterhalb des Formulars erreichbar sein.

Bei der Übertragung von personenbezogenen Daten oder sensiblen Daten sollte, die Übertragung der Daten verschlüsselt erfolgen.

Ein Versand von Mails an den Nutzer im CC ist nicht mehr möglich. Da es über diese Funktion massive Spamattacken gab, wurde sie deaktiviert. Stattdessen haben die Nutzer nach dem Absenden des Formulars die Möglichkeit, alle Eingaben tabellarisch aufgelistet zu sehen und sich diese Seite zu speichern oder auszudrucken.

Falls Sie feststellen, dass ein Formular aktuell angegriffen wird, können Sie den Angriff dadurch erschweren, in dem schnell ein (anderer) API-Schlüssel eingetragen wird.

Inhaltsverzeichnis

Voraussetzungen

Um den Formularbaukasten einsetzen zu können, müssen Sie im Meta-Schritt bei der Auswahl des Dokumententyps (Template) die Option Formular wählen. Damit erhalten Sie die Möglichkeit, eine Formularseite für Ihren Auftritt zu erstellen.

Auswahl des Dokumententyps

Bei anderen Dokumententypen besteht nicht die Möglichkeit, ein Formular einzusetzen. Es ist also nicht möglich, ein Formular auf einer Artikel- oder Übersichtsseite zu integrieren. Es wird immer eine eigene Seite dafür benötigt.

Wenn Sie Probleme bei der Einrichtung haben oder Fehler in der Funktionalität feststellen, wenden Sie sich bitte an den Support.

Funktion

Der Besucher im Internet findet beim Betreten der Seite das von Ihnen erstellte Formular vor. Dabei sind die von Ihnen vorgegebenen Standardeinstellungen bereits ausgefüllt.

Der Nutzer kann jederzeit das Formular absenden. Dabei wird aber vorher überprüft, ob

  • alle obligatorischen Felder (Pflichtfelder) ausgefüllt wurden und
  • in typisierten Feldern (Zahlfelder, Datum, etc.) die richtigen Werte stehen.

Erfüllt das Formular diese Voraussetzungen nicht, wird der Nutzer erneut auf die Seite geführt, mit dem Hinweis, welche Felder fehlerhaft sind.

Ist das Formular fehlerfrei ausgefüllt, werden die Inhalte per E-Mail an den im Formular vorgegebenen Empfänger versendet. Der Vorgang ist damit abgeschlossen und das Formular wird mit einer Bestätigungsmeldung nochmals angezeigt, aber gegen ein erneutes Absenden gesperrt. Diese Seite kann der Nutzer als Bestätigung speichern oder ausdrucken. Eine E-Mail mit den Formulardaten wird nicht an den Nutzer geschickt.

Aufbau

Die Bearbeitungsansicht eines Formulars besteht aus etwas anderen Reitern als Artikel- oder Übersichtsseiten. Wichtige Formularbestandteile befinden sich in den Reitern "Formular-Start" und "Formular-Ende".

Bei den Flexmodulen gibt es eine speziell auf das Formular zugeschnittene Auswahl an Modulen. Diese werden im Abschnitt Flexmodule genauer erläutert.

Die bereits aus anderen Seitentypen bekannten Reiter Metadaten, Inhalt, Kontaktspalte und Weitere Funktionen sind im Formular ebenfalls vorhanden, werden hier aber nicht weiter beleuchtet.

Formular-Start

Bearbeitungsansicht Formular-Start Reiter Start-Inhalt

Im Formular-Start kann eine Überschrift für den ersten Flexmodul-Block und die Art der Übertragung eingestellt werden.

Für alle Formulare sollte bei "Formulardaten sicher mittels https übermitteln" ein "Ja, sicher per https" eingestellt sein. Dadurch werden die Daten verschlüsselt übertragen und können nicht einfach von unbefugten Dritten ausgelesen werden.

Danach können Einstellungen zum Spamschutz vorgenommen werden. Das Antispam-Modul erschwert das Absenden der Formulars durch automatisierte Skripte.

Falls Sie wünschen, dass für bestimmte Nutzer die Eingabe mittels automatisierten Skripten erhalten bleiben soll (z.B. via Formularbaukasten-API), so verwenden Sie das Feld "API-Schlüssel". Hierbei legen Sie ein Passwort fest, dass der Skriptbetreiber mittels des POST-Felds "tokenx" übergeben muss.

Falls Sie feststellen, dass ein Formular aktuell angegriffen wird, können Sie den Angriff dadurch erschweren, in dem schnell ein (anderer) API-Schlüssel eingetragen wird.

Formular-Ende

Formular-Ende erster Reiter bei einem neuen Formular
Formular-Ende zweiter Reiter bei einem neuen Formular
Formular-Ende dritter Reiter bei einem neuen Formular

In diesem Reiter geben Sie u.a. an, wohin die Formulardaten versandt werden und welche Daten der Absendende zwingend angeben muss.

Als erstes sollten Sie den Formulartyp wählen. Dieser ist ausschlaggebend welche Optionen Sie bei der weiteren Bearbeitung des Reiters zur Verfügung haben. Einige Optionen sind nur bei dem entsprechenden Formulartyp vorhanden.

Es muss immer ein Formulartyp gewählt werden. Wenn Sie keine Auswahl treffen, erhalten Sie beim Speichern eine Fehlermeldung.

Einstellungen für alle Formular-Typen

Die meisten Felder sind in allen Formulartypen vorhanden. Auf die speziellen Felder wird bei den jeweiligen Formulartypen eingegangen.

E-Mail-Adresse des Formular-Empfängers (Reiter Formulartyp/Grundeinstellungen)

Die Eingabe eines oder mehreren Formular-Empfänger sind bei den Formulartypen Kontaktformular und E-Mail Versand zwingend nötig. Bei den Formularen mit Datenbank-Frontend und der Umfrage ist die Eingabe einer Empfänger-E-Mailadresse optional. Bei den Typen Kontaktformular, E-Mail Versand und Datenbank-Frontend werden die Eingaben des Nutzers an den Empfänger verschickt. Bei der Umfrage wird mit der E-Mail nur der Hinweis gesendet, dass eine Person an der Umfrage teilgenommen hat. Die eingetragenen Antworten sind nicht enthalten.

Bei der Eingabe der "E-Mail-Adresse des Formular-Empfängers" haben Sie mehrere Möglichkeiten:

  • Wenn Sie nur einen Empfänger eintragen wollen, so geben Sie nur seine E-Mail-Adresse ein. Es darf auch kein Leerzeichen hinter der E-Mailadresse stehen.
  • Wenn Sie wollen, dass das Formular an mehrere Personen gleichzeitig eine E-Mail verschickt, dann geben Sie die einzelnen Mailadressen bitte durch ein Komma getrennt ein, also z.B. a@b.de,c@d.de
  • Wenn Sie eine Liste von Empfängern zum Auswählen bereitstellen wollen, so fügen Sie jeden Empfänger in einer eigenen Zeile nach dem folgendem Muster ein E-Mail-Adresse:Name
  • Manchmal kann es nötig sein, dieselbe Empfängeradresse unter verschiedenen Bezeichnungen mehrfach zu verwenden, zum Beispiel für Anfragen zu den Themen Hilfe, Kontakt, Info, die Sie alle an die Mailadresse Support@... verschicken wollen. Problem: Wenn Sie dieselbe Empfängeradresse mehrfach verwenden, wird nur die erste Angabe aufgelistet. Lösung: Verwenden Sie die Adresse in verschiedenen Groß- und Kleinschreibungen.
  • Wenn Sie eine Liste von Empfängern zum Auswählen bereitstellen wollen und dabei einzelne Optionen an mehrere Mailadressen gleichzeitig versendet werden sollen, so geben Sie bitte jede Option in eine einzelne Zeile nach folgendem Muster ein a@b.de,c@d.de:Name
  • Wenn Sie in der Auswahlliste eine nicht auswählbare Option einsetzen wollen, dann müssen Sie dies mit Hilfe von zwei Minuszeichen zu Beginn der Option markieren, z.B. -- Bitte wählen Sie einen Empfänger aus --

E-Mail Betreffzeile(n) (Reiter Formulartyp/Grundeinstellungen)

In diesem Feld ist es möglich, einen Betreff für die E-Mail einzutragen. Es besteht auch die Möglichkeit, dem Nutzer eine Auswahl von Themen zur Verfügung zu stellen. Wenn kein Betreff eingetragen wird, wird die Seitenüberschrift des Formulars verwendet.

Wenn Sie eine Liste von Betreffzeilen dem Nutzer zur Wahl stellen, können Sie jeden Betreff in eine Zeile des Feldes schreiben. Wenn Sie in der Auswahlliste eine nicht auswählbare Option einsetzen wollen, dann müssen Sie dies mit Hilfe von zwei Minuszeichen zu Beginn der Option markieren, z.B. -- Bitte wählen Sie einen Betreff aus --

Datenschutzerklärung

Für die Datenschutzerklärung gibt es einen eigenen Reiter. Dort kann mit dem Linktool die Seite mit der Datenschutzerklärung oder auch anderen wichtigen Hinweisen zum Formular ausgewählt werden. Zusätzlich muss die Bezeichnung des Linkziel eingetragen werden. Das eingetragene Wort oder die Wortgruppe wird komplett verlinkt.

Der Link steht am Ende des Formular neben dem Absenden-Button.

Absender-Angaben (Reiter Weitere Einstellungen)

Auf dem zweiten Reiter können Sie Einstellungen zu den Absender-Angaben vornehmen. Wenn Sie dem Nutzer die Möglichkeit geben wollen / zwingen wollen, eine Rückantwortadresse anzugeben, so wählen Sie hier die entsprechende/n Option/en. Dadurch werden im Formular die entsprechenden Felder angezeigt. Wenn Sie in der zweiten Spalte eine Box anhaken, wird das entsprechende Feld zu einem Pflichtfeld. Wenn dieses Feld nicht ausgefüllt ist, kann das Formular nicht verschickt werden.

Position der Absender-Angaben (Reiter Weitere Einstellungen)

Mit dieser Selectbox können Sie festlegen, ob die Absender-Angaben am Ende oder am Anfang des Formulars angezeigt werden sollen. Wenn Sie oberhalb keine Absender-Angaben angehakt haben, können Sie die Selectbox ignorieren.

Anzeige 'Wünschen Sie eine Antwort?' (Reiter Weitere Einstellungen)

Sie können dem Nutzer die Möglichkeit geben zu Entscheiden, ob er eine Antwort auf seine Formlarmail haben möchte oder nicht. Sie haben die Auswahl zwischen "Anzeigen mit 'Nein' als Voreinstellung", "Anzeigen mit 'Ja' als Voreinstellung" und "Nicht anzeigen". Sie sollten sich überlegen, ob die Abfrage wirklich sinnvoll ist. Wenn der Nutzer einen Antrag oder eine Anmeldung ausfüllt, ist klar, dass er eine Rückmeldung haben möchte. Teilweise wundern sich die Nutzer, warum sie das dann gezielt auswählen müssen.

Wenn der Nutzer eine Antwort möchte, wird beim Absenden geprüft, ob eine E-Mail-Adresse oder eine postalische Adresse eingetragen wurde. Diese Angaben können aber nur bei den Absenderfeldern "E-Mail" und "Adresse, Postleitzahl, Ort" geprüft werden. Wenn Sie diese Option dem Nutzer zur Verfügung stellen, müssen die Absenderangaben "E-Mail" oder "Adresse, Postleitzahl, Ort" angehakt werden.

Max. Zeichen der Kontaktanfrage (optional) (Reiter Weitere Einstellungen)

In diesem Feld können Sie die Anzahl der Zeichen für das Absender-Feld "Eingabefeld "Ihre Nachricht"" festlegen. Wenn eine Anzahl eingetragen wurde, wird automatisch ein Rückwärtszähler unter dem Eingabefeld eingeblendet. Wenn Sie das Feld leer lassen, kann der Nutzer unbegrenzt Zeichen eintragen. Um Missbrauch zu verhindern, sollte aber eine Zahl eingetragen werden.

Bei den Formulartypen Datenbank-Frontend und Umfrage ist das Feld nicht vorhanden. Hier sollte das Absenderfeld Eingabefeld "Ihre Nachricht" nicht verwendet werden.

Text unterhalb des Formular (Reiter Weitere Einstellungen)

Dieser Text wird am Ende des Formulars direkt über dem Absenden-Button angezeigt. Hier können Hinweise für den Nutzer vor dem Absenden des Formulars eingetragen werden. Die Textile-Syntax ist hier nicht verwendbar.

Text bei erfolgreichem Abschicken und Text bei erfolglosem Abschicken (Reiter Weitere Einstellungen)

Hier können Hinweise für den Nutzer eingetragen werden, ob der Versand der E-Mail funktioniert hat oder nicht. Hier sollte auf jeden Fall etwas eingetragen werden, damit der Nutzer eine Rückmeldung erhält.

Die Nachricht beim erfolgreichen Versand könnte neben dem Hinweis, dass die E-Mail verschickt wurde noch eine Einschätzung zur Bearbeitungsdauer enthalten. Damit sollten Sie aber vorsichtig umgehen. Einige Nutzer berufen sich darauf und sind verärgert, wenn die Antwort länger dauert.

Beim erfolglosem Versand können Sie beispielsweise "Es trat ein Fehler auf. Bitte versuchen Sie es in einigen Minuten noch einmal." eintragen. Wenn ein Fehler beim Versand auftritt, können die Fehler vielfältig sein. Meist handelt es sich jedoch nur im kurzzeitige Aussetzer, daher ist ein erneuter Versand in einigen Minuten meist erfolgreich.

Text oberhalb der E-Mail und Text unterhalb der E-Mail (Reiter Weitere Einstellungen)

Die Informationen in der E-Mail sind nur für die Bearbeiter in der Behörde sichtbar. Die Nutzer erhalten keine E-Mail. Daher können Sie hier beispielsweise Hinweise für die Bearbeitung eintragen.

Nach dem Absenden ... (Reiter Weitere Einstellungen)

Hier können Sie einstellen, was der Nutzer nach dem Absenden des Formulars angezeigt bekommt. Entweder wird nur die Erfolgsmeldung aus dem Feld "Text bei erfolgreichem Abschicken" angezeigt oder es wird die Meldung und noch einmal das ausgefüllte Formular sichtbar. Aus Barrierefreiheitsgründen sollte hier noch einmal das ausgefüllte Formular angezeigt werden. An diesem Punkt können die Nutzer sich die Anfrage speichern oder ausdrucken. Der Hinweis zum Speichern oder Ausdrucken kann als Hilfe für die Nutzer in den Text bei erfolgreichem Abschicken aufgenommen werden.

Datenfilter (Reiter Weitere Einstellungen)

Mit dem Datenfilter legen Sie fest, ob alle Felder in der E-Mail angezeigt werden oder nur die, die ausgefüllt wurden. Der Datenfilter wird nur bei der E-Mail und ggf. beim generierten PDF (siehe Formulardaten als PDF an E-Mail anhängen?) aktiv. Der Nutzer sieht in der Zusammenfassung nach dem Absenden immer alle Felder.

Feld-IDs in E-Mail anzeigen? (Reiter Weitere Einstellungen)

Sie können bei den Flexmodulen eine optionale ID vergeben. Diese wird meist nur bei den Formularen mit Datenbank-Frontend und bei der Umfrage benötigt. Sie können aber auch bei den beiden anderen Formulartypen eine ID pro Flexmodul vergeben. Diese können bei Bedarf in der E-Mail mit angezeigt werden.

Formulardaten als PDF an E-Mail anhängen? (Reiter Weitere Einstellungen)

Die Inhalte des Formulars können neben der Darstellung als E-Mail auch als PDF angehängt werden. Die Daten in der E-Mail und im PDF sind identisch.

Einfaches Kontaktformular

Einfaches Kontaktformular erster Reiter Einfaches Kontaktformular zweiter Reiter

Das Kontaktformular ist die redaktionell einfachste und schnellste Methode, dem Nutzer eine Kontaktaufnahme zu ermöglichen. Bei diesem Typ werden automatisch die Absender-Felder Betreff; Eingabefeld "Ihre Nachricht"; Name; Adresse, PLZ, Ort; Telefon und E-Mail angezeigt. Es müssen nur noch ein oder mehrere Formular-Empfänger eingetragen werden und das Formular ist fertig. Das Kontaktformular verschickt eine E-Mail an die eingetragenen Empfängeradressen.

Es ist natürlich auch möglich im Kontaktformular weitere Flexmodule einzufügen. Die einzelnen Flexmodule werden weiter unten auf der Seite ausführlich beschrieben.

E-Mail Versand

E-Mail Versand erster Reiter E-Mail Versand zweiter Reiter

Das Formular E-Mail Versand verschickt ebenfalls E-Mails an einen oder mehrere Empfänger. Der Unterschied zum Kontaktformular ist, dass hier nur das Absender-Feld "E-Mail" vorausgewählt wird. Es müssen also auf jeden Fall noch Flexmodule oder weitere Absender-Felder angegeben werden.

Datenbank-Frontend

Siehe Formularbaukasten mit Datenbank.

Umfrage (ohne E-Mail)

Umfrage erster Reiter Umfrage zweiter Reiter

Der Formulartyp Umfrage ist, wie der Name schon sagt, für die Durchführung von Umfragen geeignet. Hier können die Nutzer an einer Befragung teilnehmen, bei der eine grafische Auswertung und Einsicht der Ergebnisse ermöglicht wird. Bei diesem Formulartyp wird keine E-Mail mit den eingetragenen Inhalten verschickt.

Damit eine Umfrage erstellt wird, muss im Reiter Formulartyp/Grundeinstellungen auf der rechten Seite ein Tabellenname und ein Passwort vergeben werden. Der Tabellenname darf nur aus einem Wort ohne Umlaute und Sonderzeichen bestehen. Das Passwort darf ebenfalls nur Buchstaben und Ziffern enthalten.

Standardmäßig werden alle angelegten Flexmodule mit Nutzereingaben in der Umfrage ausgewertet. Wenn Sie einige Flexmodule nicht in der Auswertung anzeigen möchten, können Sie direkt beim Modul oben rechts einen Haken setzen. Dann wird das Modul nicht in der Auswertung der Umfrage angezeigt.

Für die Umfrage können Sie noch einige Einstellungen festlegen.

  • Umfrage endet am: Wenn Sie ein Ende der Umfrage festlegen, kann ab diesem Zeitpunkt kein Nutzer mehr abstimmen. Die Nutzer sehen danach einen entsprechenden Hinweis. Für "unendliche" Umfragen geben Sie ein Datum weit in der Zukunft ein.
  • Zeige Teilnehmeranzahl ab: Ab der eingetragenen Zahl wird unterhalb der Ergebnisse die Anzahl der Teilnehmer angezeigt. Wenn die Teilnehmerzahl nie angezeigt werden soll, tragen Sie eine sehr große Zahl ein.
  • Zeige Zahlen: Sie haben die Wahl, ob die Zahlen im Ergebnis in Prozent oder in absoluten Zahlen angezeigt werden sollen. Die Einstellung gilt für alle Umfragefelder.
  • Nutzer können mehrfach abstimmen: Sie können dem Nutzer die Möglichkeit geben für eine Umfrage mehrfach abzustimmen. Der normale Anwendungsfall wird allerdings eher eine einmalig Umfrage sein.
  • Ergebnisse anzeigen: Hier können Sie wählen, wann das Ergebnis der Umfrage angezeigt werden soll. Vor einer Abstimmung kann das Ergebnis nicht angezeigt werden.

Der Name der Tabelle darf nach der Freischaltung nicht mehr verändert werden. Wird der Name verändert, entsteht eine neue Datenbank und die vorhandenen Datensätze sind nicht mehr sichtbar.

Flexmodule

Alle Flexmodule des Formularbaukastens sind mit einer kleinen Hilfe versehen, die Sie durch Anklicken des "?" hinter der ersten Überschrift des Flexmoduls einsehen können.

Viele Module verfügen über weitere Optionen, die auf dem zweiten Reiter sichtbar werden. Hier können meistens optionale Einstellungen vorgenommen werden.

Die folgenden Flexmodule können Sie innerhalb eines Formulars verwenden:

Eingabefeld

Mit dem Modul "Eingabefeld" hat der Nutzer die Möglichkeit, direkte Texteingabe im Formular vorzunehmen. Dabei können Sie bestimmen, welche Art von Eingaben der Nutzer tätigen kann.

Reiter Flex-Inhalt

Eingabefeld Reiter Flex-Inhalt

Als erstes sollte ein Titel / eine Überschrift eingetragen werden. Bitte beachten Sie, dass ein aussagekräftiger Titel bei jedem Feld unabdingbar ist, sonst kommt es zu Fehlermeldungen.

Beim Typ des Eingabefeldes können Sie zwischen regulären oder typisierten Feldern auswählen. Bei den regulären Feldern ist eine Freitexteingabe möglich. Die typisierten Felder zwingen den Nutzer bestimmte Vorgaben einzuhalten.

Hier ist - etwas versteckt - auch die beliebte Option des Datei-Uploads zu finden: Wenn Sie als Typ "Datei" angegeben haben, können Sie dem Benutzer ermöglichen, eine Datei (Textdokument, Foto etc.) auszuwählen, die mit dem Formularinhalt mitgeschickt wird. Die Datei wird dann dem eingereichten Datensatz (der E-Mail) angehängt. Die Größe der Datei ist automatisch auf 10 MB begrenzt. Insgesamt dürfen alle Anhänge zusammen nicht mehr als 32 MB groß sein.

Reiter Weitere Einstellungen

Eingabefeld Reiter Weitere Einstellungen

Sie können den Feldern einen Standardwert mitgeben, der beim Aufruf der Seite bereits eingetragen wird. Der Nutzer kann diesen aber jederzeit verändern.

  • Wenn Sie als Typ des Eingabefeldes "Datum" oder "Zeit" angegeben haben, können Sie im Feld "Standardwert" mit dem Schlüsselwort now oder today die Standardeinstellung auf das aktuelle Datum / die aktuelle Zeit setzen.
  • Wenn Sie als Typ des Eingabefeldes "URL" angegeben haben, empfiehlt es sich, im Feld "Standardwert" die Vorgabe http://www. einzutragen, um Fehleingaben der Benutzer zu vermeiden.

Mit der Priorität des Eingabefeldes legen Sie fest, ob dieses Feld optional oder obligatorisch ist. Wenn es ein Pflichtfeld wird, erscheint für den Nutzer automatisch ein Sternchen dahinter und über dem Formular wird ein Hinweis zum Ausfüllen der Pflichtfelder angezeigt.

Bei einer Verwendung des Formulars mit einer Datenbank kann auch noch eine spezielle ID verwendet werden. Diese darf nur aus Buchstaben und Ziffern sowie Unterstrichen bestehen und auf einer Seite nur einmalig verwendet werden. Beim E-Mailversand kann in der E-Mail auch die ID angezeigt werden.

Es ist möglich zu jedem Feld einen kurzen Hilfetext einzutragen. Wenn ein Hilfetext eingetragen wurde, erscheint neben dem Titel ein Fragezeichen. Wenn der Nutzer mit der Maus über das Fragezeichen-Symbol fährt, wird die Hilfe als Tooltip angezeigt.

Wenn Sie ein mehrzeiliges Eingabefeld ausgewählt haben, können Sie eine maximale Zeichenanzahl festlegen und auswählen, ob ein Zeichenzähler angezeigt werden soll. Zur Wahrung der Barrierefreiheit sollte der Zeichenzähler angeschaltet werden, wenn eine Zeichenanzahl eingestellt wurde. Bei angeschaltetem Zeichenzähler und eingetragener Zeichenanzahl wird heruntergezählt, wie viele Zeichen noch durch den Nutzer eingegeben werden können.

Bei Datumsfeldern (Typ des Eingabefeldes - Datum (TT.MM.JJJJ)) kann ein Wertebereich für die Jahre festgelegt werden. Wenn hier keine eingaben getroffen wurden, hat der Nutzer die Auswahl an +10 Jahre und -10 Jahre von heute aus gesehen. Die Eingabe ist sinnvoll, wenn bspw. eine Anmeldung mit Geburtsdatum erfolgen soll. Dann kann hier ein Bereich (bspw. 1930 - 2030) eingetragen werden.

Auswahlfeld

Mit einem Auswahlfeld können Sie dem Nutzer eine Liste von Auswahlmöglichkeiten zum Anklicken vorgeben. Es kann eine Einfach- oder eine Mehrfachauswahl gewählt werden.

Reiter Flex-Inhalt

Auswahlfeld Reiter Flex-Inhalt

Als erstes sollte ein Titel / eine Überschrift eingetragen werden. Bitte beachten Sie, dass ein aussagekräftiger Titel bei jedem Feld unabdingbar ist, sonst kommt es zu Fehlermeldungen.

Beim Typ des Auswahlfeldes haben Sie die Wahl zwischen Einfachauswahl (Select oder Radiobuttons) und einer Mehrfachauswahl (Checkboxes oder Multiselect). Bei der Einfachauswahl muss sich der Nutzer für eine Option entscheiden. Bei der Mehrfachauswahl können auch mehrere oder alle Optionen gewählt werden.

  • Bei Einfachauswahlen können Sie ein als Liste ausklappendes Select-Feld verwenden oder eine komplett sichtbare Liste von Radiobuttons.
  • Bei Mehrfachauswahlen können Sie eine Multiselect-Liste oder eine komplett sichtbare Liste von Checkboxen anzeigen. Die Verwendung eines Multiselects wird i.d.R. nicht erfolgen, weil viele Benutzer nicht wissen, wie ein solches Feld funktioniert. Ggf. sollten Sie darauf hinweisen, dass durch Drücken der Strg-Taste Mehrfachauswahlen möglich sind.

Bei den Auswahloptionen müssen Sie eine durch Zeilenumbrüche unterteilte Liste von Optionen vorgeben. Der Wert, der dabei dem Nutzer angezeigt wird, wird Ihnen auch nachher beim Absenden des Formulars übermittelt. Um andere Werte zugesendet zu bekommen, verwenden Sie bitte folgende Syntax: Übermittelter Wert:Angezeigter Wert Um einen Doppelpunkt für die Ausgabe zu erzeugen, müssen Sie dann \: verwenden.

Wenn Sie Radiobuttons oder Checkboxen gewählt haben, können Sie noch entscheiden, ob die Optionen nebeneinander oder untereinander angezeigt werden sollen.

Reiter Weitere Einstellungen

Auswahlfeld Reiter Weitere Einstellungen

Sie können den Feldern einen Standardwert mitgeben, der beim Aufruf der Seite bereits ausgewählt wird. Der Nutzer kann diesen aber jederzeit verändern. Wenn Sie bei den Auswahloptionen eine Unterscheidung zwischen übermitteltem Wert und angezeigtem Wert haben, müssen Sie beim Standardwert nur den übermittelten Wert eintragen. Wenn Sie bei Checkboxen und dem Multiselect mehrere Einträge vorauswählen möchten, geben Sie diese mit Komma (ohne Leerzeichen) getrennt ein.

Mit der Priorität des Eingabefeldes legen Sie fest, ob dieses Feld optional oder obligatorisch ist. Wenn es ein Pflichtfeld wird, erscheint für den Nutzer automatisch ein Sternchen dahinter und über dem Formular wird ein Hinweis zum Ausfüllen der Pflichtfelder angezeigt.

Bei einer Verwendung des Formulars mit einer Datenbank kann auch noch eine spezielle ID verwendet werden. Diese darf nur aus Buchstaben und Ziffern sowie Unterstrichen bestehen und auf einer Seite nur einmalig verwendet werden. Beim E-Mailversand kann in der E-Mail auch die ID angezeigt werden.

Bei Selects und Multiselects können Sie den Inhalt der Liste auch durch kleine Zwischenüberschriften in Optionsgruppen unterteilen lassen. Gerade bei längeren Listen erhöht das stark die Lesbarkeit. Eine Optionsgruppe wird beim Wechsel des Anfangsbuchstabens der Optionen erzeugt.

Es ist möglich zu jedem Feld einen kurzen Hilfetext einzutragen. Wenn ein Hilfetext eingetragen wurde, erscheint neben dem Titel ein Fragezeichen. Wenn der Nutzer mit der Maus über das Fragezeichen-Symbol fährt, wird die Hilfe als Tooltip angezeigt.

In einem Auswahlfeld kann die Liste der zu "übermittelnden Werte" keine Doppelungen enthalten. Die Auswahl "Äpfel, Äpfel, Birnen" wird z.B. auf "Äpfel, Birnen" zusammengekürzt.

Auswahlfeld mit Langbeschreibung

Beim Auswahlfeld mit Langbeschreibung handelt es sich um eine spezielle Form eines Auswahlelements. Die Idee ist dabei, für jede Option einen eigenen Teaser mit einem ggf. längeren Text anzulegen.

Wichtig: Alle eingesetzten Module für eine Frage müssen die selbe ID haben. Wenn Sie mehrere Fragen mit einer Langbeschreibung haben, müssen je Frage unterschiedliche IDs verwendet werden.

Reiter Flex-Inhalt

Auswahlfeld mit Langebeschreibung Reiter Flex-Inhalt

Der Titel ist der eigentliche Auswahltext, der beim Absenden des Formulars übertragen wird. Hier sollte also ein, für den Bearbeiter, aussagekräftiger Titel / Überschrift festgelegt werden.

Beim Typ des Auswahlfeldes stehen hier nur Radiobuttons (Einfachauswahl) und Checkboxen (Mehrfachauswahl) zur Verfügung. Die anderen Optionen des Auswahlfeldes können den Beschreibungstext nicht darstellen. Für alle Teaser mit der selben ID muss hier die selbe Auswahl getroffen werden.

Der Beschreibungstext wird zusätzlich zum Auswahltext angezeigt. Dieser Text wird beim Absenden des Formulars nicht übertragen und eignet sich für längere Erklärungen. Im Beschreibungstext kann die Textile-Syntax verwendet werden.

Reiter Weitere Einstellungen

Auswahlfeld mit Langebeschreibung Reiter Weitere Einstellungen

Mit der Priorität des Eingabefeldes legen Sie fest, ob dieses Feld optional oder obligatorisch ist. Wenn es ein Pflichtfeld wird, erscheint für den Nutzer automatisch ein Sternchen dahinter und über dem Formular wird ein Hinweis zum Ausfüllen der Pflichtfelder angezeigt. Für alle Teaser mit der selben ID muss hier die selbe Auswahl getroffen werden.

Bei den Auswahlfelder mit Langbeschreibung können Sie auswählen, welches der, zu einer Frage gehörenden Module, als Standardwert vorausgewählt werden soll. Bei einer Einfachauswahl ist dies nur für eine Antwort pro ID möglich, bei einer Mehrfachauswahl für beliebig viele Antworten.

Durch die Verwendung derselben ID werden alle zusammengehörigen Teaser miteinander zu einer gemeinsamen Frage / Auswahlmöglichkeit verbunden. Eine ID darf nur aus Buchstaben (ohne Umlaute) und Ziffern bestehen. Wenn also Ihre Frage aus 3 Auswahlfelder besteht, benötigen diese 3 Module die identische ID.

Es ist möglich zu jedem Feld einen kurzen Hilfetext einzutragen. Wenn ein Hilfetext eingetragen wurde, erscheint neben dem Titel ein Fragezeichen. Wenn der Nutzer mit der Maus über das Fragezeichen-Symbol fährt, wird die Hilfe als Tooltip angezeigt.

Es gibt die Möglichkeit für den Beschreibungstext verschiedene Verhalten zu wählen. Bei der Anzeigeart des Beschreibungstextes können Sie zwischen folgenden Optionen wählen:

  • Text wird beim Berühren mit Mauszeiger angezeigt - Wenn sich der Nutzer mit der Maus über dem Titel befindet, wird der Beschreibungstext angezeigt.
  • Text immer anzeigen - Der Beschreibungstext wird immer unter dem Titel angezeigt.
  • Text wird beim Anklicken angezeigt - Wenn der Nutzer auf den Titel klickt und mit der Maus auf dem Titel verharrt, wird der Beschreibungstext angezeigt.
  • Text wird aufgeklappt - Hinter dem Titel wird ein Link (Text wählbar) angezeigt. Wenn der Nutzer dort klickt, klappt der Beschreibungstext auf und bleibt bis zum Zuklicken sichtbar.

Der Linktext für die Option "Text wird aufgeklappt" beim vorherigen Selectfeld kann in diesem Feld "Hinweis für ausklappbaren Beschreibungstext" festgelegt werden. Wenn keine Eingabe durchgeführt wurde, wird das Wort "Details" angezeigt.

Verstecktes Formularfeld

Verstecktes Formularfeld

Mit einem versteckten Formularfeld können Sie zusätzliche Informationen versenden, die der Nutzer beim Ausfüllen des Formulars aber nicht direkt sieht. Hier können Sie z.B. für sich selber Notizen zum Formular hinterlegen.

Der Text dieser Felder ist im Quelltext der Formularseite sichtbar. Ein versierter Internetnutzer kann sich die Inhalte anzeigen lassen. Vertrauen Sie daher diesem Feld keine geheimen Informationen an!

Bei einer Verwendung des Formulars mit einer Datenbank kann auch noch eine spezielle ID verwendet werden. Diese darf nur aus Buchstaben und Ziffern sowie Unterstrichen bestehen und auf einer Seite nur einmalig verwendet werden. Beim E-Mailversand kann in der E-Mail auch die ID angezeigt werden.

Vorgangsnummer

Vorgangsnummer

Mit diesem Modul können Sie eine einfache, fortlaufende Vorgangsnummer in Ihr Formular einsetzen lassen. Der mittlere Teil wird dabei automatisch aus dem Datum gebildet. Sie können aber ein Präfix und ein Suffix für die Vorgangsnummer festlegen.

Beispiel: BO-2011-07-29-09-56-TEST

Bei einer Verwendung des Formulars mit einer Datenbank kann auch noch eine spezielle ID verwendet werden. Diese darf nur aus Buchstaben und Ziffern sowie Unterstrichen bestehen und auf einer Seite nur einmalig verwendet werden. Beim E-Mailversand kann in der E-Mail auch die ID angezeigt werden.

Erklärungstext

Erklärungstext

Mit diesem Modul können Sie innerhalb des Formulars zusätzliche Erklärungstexte einfügen. In diesem Modul ist Textile-Syntax möglich.

Blocktrenner

Blocktrenner

Dieses Modul erzeugt einen neuen Formularblock. Sie können optional auch eine neue Blocküberschrift einfügen.

Der Block ist durch die Überschrift und den Beginn einer neuen grauen Box erkennbar.

Bitte denken Sie aber daran, wenn Sie Blocküberschriften verwenden, dass trotzdem jedes einzelne Eingabefeld im Formular immer noch eine eigene Überschrift ("Titel") bekommen muss.

IP-Adresse

IP-Adresse

Mit diesem Modul können Sie die gekürzte oder verschlüsselte IP-Adresse des Absenders mit übertragen.

Mit der verschlüsselten IP-Adresse können Sie die Original-Adresse nicht mehr erkennen, aber bei mehreren Anfragen überprüfen, ob sie von der selben IP-Adresse kamen. Dies kann z.B. hilfreich sein, um festzustellen, ob eine Anfrage von ein und derselben IP-Adresse abgeschickt wurde.

Zusätzlich kann eine Kennzeichnung nach IPs aus dem Landesnetz und aus dem normalen Internet erfolgen. Eine Aufschlüsselung nach Behörden ist nicht möglich.

Seitenumbruch

Seitenumbruch

Mit dem Seitenumbruch kann ein langes Formular auf mehrere Seiten aufgeteilt werden. Dabei kann die Beschriftung für den "Weiter"- und "Zurück"-Button festgelegt und eine optionale Überschrift für die nächste Seite eingetragen werden.

Der Zurück-Button wird automatisch nicht auf der ersten Seite angezeigt, selbst wenn eine Beschriftung dafür vergeben wurde.

Bei jedem Seitenumbruch prüft das Formular, ob die Pflichtfelder und die typisierten Felder korrekt ausgefüllt sind. Wenn nicht, erscheint ein Hinweis und der Nutzer kann die nächste Seite noch nicht aufrufen.

Häufige Fragen

Da der Baukasten sehr umfangreich ist, gibt es natürlich auch immer wieder gestellte Fragen:

Wie kann ich einen Link auf mein Formular kennzeichnen?

Links auf eine Formular-Seite können Sie durch Eingabe des Codes ##icon:formular## mit einem Formular-Icon kenntlich machen bzw. verzieren (Beispielseite).

Warum erhält der Nutzer die Fehlermeldung "Ihre Absenderangaben fehlen, obwohl Sie eine Antwort wünschen.", obwohl Kontaktdaten eingetragen wurde?

Damit einige Prüfungen, wie eine Rückantwortadresse bei "Wünschen Sie eine Antwort?" funktionieren, müssen die Abfragen zur E-Mailadresse und Adresse direkt bei den Absenderangaben im Reiter Formular-Ende gewählt werden. Wenn Sie eigene Flexmodule zur Abfrage der Adresse bzw. E-Mailadresse verwenden, kann die Prüfung nicht stattfinden.

Warum enthält meine E-Mail nicht alle Felder, die im Formular vorhanden sind?

Wenn Sie den Eindruck haben, in E-Mails mit übersandten Formulardaten fehlt etwas - keine Sorge! Die Formulardatenverarbeitung wurde bewusst so eingestellt, dass zur Steigerung der Übersichtlichkeit nicht lauter leer gelassene Felder per E-Mail übersandt werden, sondern nur die Daten, zu denen der Formularnutzer auch Eingaben vorgenommen hat.

Wieso lässt sich das Formular nicht verschicken?

Dies kann auftreten, wenn Sie nur einen Empfänger eingetragen haben und die Mail-Adresse nicht richtig ist. Bei nur einer E-Mail-Adresse dürfen Sie z.B. nicht die Doppelpunkte und dahinter den Klarbezeichner verwenden, sondern einfach nur die E-Mail-Adresse.

In meiner E-Mail sind fehlerhafte Umlaute enthalten. Was kann ich tun?

Die E-Mails des Formularbaukastens werden im Zeichensatz UTF-8 verschickt. Damit können auch Sonderzeichen aus dem Osteuropäischen, Russischen, Arabischen und eigentlich jeder anderen Sprache übertragen werden.

Leider sind manche alte E-Mail-Programme nicht richtig in der Lage, die Umlaute darzustellen. Eine kleine Anleitung zur Problemlösung findet sich unter UTF-8 in E-Mails.

Kann ich für mein Formular schon Daten via Link vorbelegen?

Sie haben die Möglichkeit, Formularfeldern mit speziellen Links auch schon vor auszufüllen.

Wenn Sie z.B. Ihre Seite unter formular.12345.php angelegt haben, können Sie an die URL dieser Seite zusätzliche Parameter anhängen, um bestimmte Formularfelder auf dieser Seite mit neuen Inhalten zu belegen.

Dazu hängen Sie ein ? an die URL an, und hängen dann eine mit &-Zeichen separierte Liste von Feldnamen und den Vorbelegungswerten an.

formular.12345.php?form_0_39=Test Der oben stehende Link bedeutet, dass das Formularfeld mit der ID form_0_39 mit dem Wert "Test" vorbelegt ist.

formular.12345.php?form_0_39=Test&form_0_40=Test2 Bei diesem Link wird das Formularfeld mit der ID form_0_39 mit dem Wert "Test" vorbelegt und das Feld mit der ID form_0_40 mit "Test2".

Um dann auf die richtige Höhe in der Seite zu springen, können Sie einen Anker anhängen, z.B. #form_0_39

Bitte nutzen Sie die Möglichkeit, eine eigene ID für Ihre Formularfelder zu vergeben.

Um komplexe Vorbelegungswerte umzuwandeln, benutzten Sie bitte das Tool zur Umwandlung von Texten in eine URL-encodierte Form.

Gibt es eine API Anbindung?

Sie haben auch die Möglichkeit, die Formularbaukasten-API zu nutzen.

Was mache ich bei einem aktuellen Spamangriff auf mein Formular?

Falls Sie feststellen, dass ein Formular aktuell angegriffen wird, können Sie den Angriff dadurch erschweren, in dem schnell ein (anderer) API-Schlüssel eingetragen wird. Mit einem API-Schlüssel kann das Formular auf technischem Wege nur mit dem festgelegten Key abgeschickt werden. Normale Nutzer können das Formular aber weiterhin ausfüllen und absenden.

Wie kann ich einen verschlüsselten Datenversand bei der Nutzung von meinem Formular forcieren?

Sie können ohne Weiteres jedes mit dem Formularbaukasten erstellte Formular so einstellen, dass es seine Daten per gesicherter Verbindung verschlüsselt zum Server überträgt. Erkennbar ist das dann an einer mit https://... beginnenden Seitenadresse in der Adresszeile des Browsers.

Die Einstellung dafür finden Sie im Reiter Formular-Start.


  • Keywords: Formular Baukasten, FBK