Datenschutzerklärung (Template)

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Anlegen

Die zentrale Datenschutzerklärung wird in der Rubrik --Einstellungen-- und dort in der Unterrubrik "Zentrale Inhalte" erstellt. Wenn Sie ein neues Dokument anlegen, wählen Sie das Template "Datenschutzerklärung".

Da jeder Auftritt unter Berlin.de seine eigene Datenschutzerklärung benötigt, sollte im Titel die entsprechende Behörde stehen, beispielsweise Datenschutzerklärung der Senatsverwaltung XX oder Datenschutzerklärung des Bezirks YY. Damit wird für Suchmaschinen und für Personen, die die Suche verwenden, sofort deutlich, welche Datenschutzerklärung zu welcher Behörde gehört.

Reiter Inhalt/Bausteine

Im Reiter "Inhalt/Bausteine" können Sie eher allgemeine Angaben zum Datenschutz eintragen. Dort gibt es einige Pflichtangaben, die vor der Speicherung der Datenschutzerklärung ausgefüllt werden müssen.

Dazu gehören die verantwortliche Stelle inkl. Adresse und der Datenschutzbeauftragte (DSB) inkl. Kontaktmöglichkeiten. Diese Angaben müssen hier zentral gepflegt werden. In Formularen haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, direkt die Kontaktdaten einzutragen oder auf diese Seite zu verlinken. Die Empfehlung wäre, im Formular nur einen Link auf die Datenschutzerklärung einzubinden und die Kontaktdaten nur an einer Stelle zu pflegen.

Optional können Sie vor der verantwortlichen Stelle eine Einleitung/Präambel formulieren. Diese Angabe ist nicht verpflichtend.

Wenn Sie in Ihrem Auftritt Applikationen einbinden, die Cookies für diverse Zwecke einsetzen, müssen Sie auf diese Hinweisen. Dazu können Sie das Feld "Zusätzliche Angaben zum festen 'Cookies und Webanalyse'-Baustein" nutzen. Diese Angaben werden direkt im Abschnitt zu den allgemeinen Berlin.de Cookies angezeigt.

Am Ende des Reiters haben Sie noch die Möglichkeit, weitere Datenschutzerklärungen von angeschlossenen Einrichtungen oder Applikationen / Fachverfahren, die in Ihrer Verantwortung liegen, zu verlinken. Hier könnten bspw. die Datenschutzerklärung der Musikschule, Stadtbibliothek oder einer Fachanwendung, die unter einer Subdomain von Berlin.de läuft, verlinkt werden.

Reiter Flex-Module

Im Reiter Flex-Module können Sie das Flexmodul "Datenschutz/Text" einfügen, um datenschutzrelevante Informationen für weitere Webanwendungen, wie Formulare, Newsletter oder Publikationsdatenbank zu hinterlegen. Weitere Informationen zum Modul finden Sie auf der Seite Datenschutz/Text.

Reiter Fremde Bausteine

In diesem Tab können Sie festgelegte Bausteine einblenden, wenn Sie die entsprechende Funktion nutzen. Es stehen die Bausteine "Formular für Stellungnahme zu Bebauungspläne", "Socialmedia-Buttons (Shariff-Methode)", "Datawrapper" und "iFrames" zur Verfügung.

Wenn Sie in Ihrem Auftritt die Bebauungspläne in einer speziellen Rubrik mit Anbindung an mein.berlin.de nutzen, müssten Sie beim ersten Punkt "Ja" wählen. Dadurch wird ein vordefinierter, mit der Senatsverwaltung Abteilung Stadtentwicklung abgestimmter Text zu der Funktion von Imperia eingeblendet, der allgemein den Umgang mit Nutzerdaten in diesem Tool erklärt.

Wenn Sie auf mindestens einer Seite die Social-Buttons zum Teilen von Inhalten in verschiedenen Social Media Kanälen am Ende der Seite eingeblendet haben, müssten Sie beim Punkt Socialmedia-Buttons "Ja" wählen. Damit wird ein Text eingeblendet, der den datenschutzrechtlichen Umgang mit den Socialmedia-Buttons erläutert. Dieser Text ist mit der Rechtsabteilung der Senatskanzlei abgestimmt.

Wenn Sie das Modul Datawrapper nutzen, müssen Sie bei der Auswahl Datawrapper die Option "Ja" einstellen. Es wird damit ein, mit der Rechtsabteilung der Senatskanzlei abgestimmter Text zur Datenverarbeitung bei Datawrapper angezeigt.

Wenn in Ihrem Auftritt mindestens eine Einbindung per iFrame Modul eingebunden ist, müssen Sie bei der Auswahl "iFrame" die Option "Ja" wählen. Diese Auswahl ist unabhängig, ob im eingebundenen iFrame personenbezogene Daten verarbeitet werden oder nicht. Mit dieser Auswahl wird ein Text eingeblendet, der Allgemeines zum iFrames erklärt und auf die zwei Varianten eingeht, die auf Berlin.de verwendet werden können. Dieser Text ist ebenfalls mit der Rechtsabteilung der Senatskanzlei abgestimmt.

Die erste Variante sind iFrames, die verwaltungsintern bzw. bei BerlinOnline betreut werden und keine externen Tools zur Erfassung von Daten verwenden. Diese iFrames müssen nicht gesondert beschrieben werden. Das sind bspw. interne Fachanwendungen.

Die zweite Variante sind iFrames, die auf externen Tools beruhen oder externe Analyse-Lösungen einsetzen. Das wäre bspw. die Integration von Google Maps oder Infogram. Bei diesen iFrames muss über die nachfolgenden Module in diesem Reiter eine Beschreibung der Datenverarbeitung eingetragen werden. Die iFrame Module sind identisch zum Datenschutz/Text (freier Text) Modul aufgebaut.

Verlinkung auf die Datenschutzerklärung

Wenn die Datenschutzerklärung fertig und freigeschaltet ist, muss sie im Fußbereich der Seiten verlinkt werden. Dort befindet sich bereits das Impressum und ggf. noch Links auf eine Kontaktmöglichkeit und andere Informationen.

Die Verlinkung wird im Template Metanavigation in der Rubrik --Einstellungen-- und dort in der Unterrubrik "Zentrale Inhalte" gepflegt. Im Reiter "Elemente in der Fußzeile" gibt es bereits Link-Boxen für Impressum, Informationen und Kontakt. Als vierte Box ist jetzt ein Link zur Datenschutzerklärung hinzugekommen. Dort muss die Datenschutzerklärung verlinkt werden, damit Sie beispielsweise im Feedback Formular automatisch angezeigt werden kann.

Weitere Informationen zur Pflege der Metanavigation finden Sie auf der Seite Metanavigation und Icons am Seitenende.