Datenschutzerklärung

Die Kommunikation zwischen Internutzern und Verwaltungen wird verstärkt über Kontaktformulare abgewickelt. Die Daten werden dabei in der Regel auf einer Webseite eingegeben, die dann als E-Mail an die jeweilige Behörde versendet werden. Gleiches gilt beispielweise auch für die Anmeldung an Newsletterdiensten.

Auch wenn Nutzer dabei nicht erwarten, dass Ihre Daten für die Zusendung von Werbung genutzt werden, dient eine Datenschutzerklärung der Transparenz und schafft somit Vertrauen bei den Internetnutzen.

Inhalt der Datenschutzerklärung

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten ist nur aufgrund von gesetzlichen oder anderen Rechtsvorschriften bzw. mit Einwilligung erlaubt. Die Einwilligung setzt voraus, dass der Nutzer weiß, worin er einwilligt. Die Datenschutzerklärung soll dazu dem Nutzer Auskunft geben, wie seine Daten verwendet werden.

In der Erklärung sollte erläutert werden

• für welche Zwecke die Daten genutzt werden (z.B. Bearbeitung der Anfrage, Zusendung von Unterlagen) und
• an wen werden die Daten übermittelt.

Eine Hinweis "Ihr Daten werden nicht gespeichert!" würde bedeuten, dass die Anfrage nicht bearbeitet werden. Denn eine Bearbeitung ist nur mit einer (temporären) Speicherung möglich.

Allgemein formuliert sollte

• eine Datenschutzerklärung verständlich formuliert sein,
• den Zweck für die Datennutzung angeben,
• die Zusendung von Werbung regeln,
• die Übermittlung an Dritte erläutern,
• direkt im Umfeld des Kontaktformulars, der Newsletteranmeldung etc. platziert sein oder durch einen gut sichtbaren und erkennbaren Link erreichbar sein und
• im vorbildlichen Fall auf das Auskunftsrecht oder das Widerspruchsrecht mit Wirkung für die Zukunft hinweisen.

Grundsatz bei der Datenerhebung

Bei der Erhebung von Daten muss der Grundsatz der Datenvermeidung und Datensparsamkeit berücksichtigt werden. Das bedeutet keine oder so wenig personenbezogene Daten wie möglich zu erheben, verarbeiten und nutzen. Aus diesem Grund ist z.B. sind die Angaben "E-Mail" oder "Anschrift" auch nur bei einem ausdrücklichen Antwortwunsch des Nutzers als Pflichtangaben eingerichtet. Wünscht der Absender keine Antwort, so sind auch diese Felder keine Pflichtangaben.

Musterdatenschutzerklärung

Als Muster dient die Datenschutzerklärung des Kontaktformulars der Senatskanzlei: http://www.berlin.de/rbmskzl/kontakt/datenschutz.html

Materialien

• Studie zum Thema Datenschutzerklärung der Firma Xamit "Wie Unternehmen im Internet bei Konsumenten Misstrauen säen"