Veröffentlichung von Word und PDF Dateien

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Entfernen verborgener Daten

Wenn Sie ein Office-Dokument elektronisch verteilen, enthält das Dokument möglicherweise Informationen, die Sie nicht öffentlich bekannt geben möchten, z. B. Informationen, die Sie als „verborgen“ formatiert haben oder die zur Zusammenarbeit beim Verfassen und Bearbeiten des Dokuments mit Ihren Mitarbeitern dienen, z. B. Überarbeitungsoptionen, Kommentare und Versendung zur Durchsicht. Diese sollten vor eine Veröffentlichung unter www.berlin.de komplett entfernt werden.

Anonymisierung von Daten

Bei Berichten oder Dokumente, die veröffentlicht werden sollen, kann es vorkommen, dass enthaltene Textstellen -z.B. persönliche Daten oder Beträge- nicht veröffentlicht, sondern geschwärzt werden sollen.

Dabei reicht es nicht aus, die Textfarbe der entsprechenden Stelle auf die Hintergrundfarbe (in der Regel weiß) zu ändern. Denn auch nach der Umwandlung in ein PDF kann hier in der Regel, sogar über die Suchfunktion, der scheinbar gelöschte Text wiederhergestellt werden.

Zur Anonymisierung muss der entsprechende Text in der Ausgangsdatei entweder komplett gelöscht oder durch Text (z.B. XXX) ersetzt werden.

Weitergehende Anforderungen

Darüber hinaus müssen selbstverständlich beim Erstellen von Worddateien und der ggf. folgenden Umwandlung in ein PDF die Anforderungen der Barrierefreiheit beachtet werden.

PDF und Suchmaschinen

Das PDF-Format hat sich in den letzten Jahren als ab­soluter Standard etabliert, wenn es um den Austausch von formatierten Text-Dateien geht. Auch Suchma­schinen wie Google können mittlerweile sehr gut mit PDF-Dateien umgehen und zeigen derartige Dateien in den Suchergebnissen an.