Nutzer verwalten

Aus Imperia Support Wiki

Neues Nutzerkonto anlegen

Um einen Nutzer in Imperia neu anzulegen, gehen Sie über "Menü" auf "Dokumente" und dort auf "Neues Dokument erstellen". Im Rubrikenbaum wählen sie den Punkt "--Einstellungen--" und dann "Mitglieder".

In der ersten Auswahlbox können Sie nachsehen, ob der Nutzer bereits ein Imperia-Konto besitzt. Die Sortierung erfolgt nach der E-Mailadresse. Wenn es noch kein Konto für den Redakteur gibt, belassen Sie die Einstellung auf "Ein neues Nutzerkonto anlegen".

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Geben Sie als dann einen Loginnamen und die E-Mailadresse ein. Der Loginname muss mindestens aus 5 Zeichen bestehen. Idealerweise besteht der Nutzername aus vorname.nachname. Leerzeichen, Umlaute oder andere Sonderzeichen sind nicht erlaubt. An die eingegebene E-Mailadresse wird das Passwort verschickt.

Danach klicken Sie auf Speichern.

Achtung: Wenn Sie eine Meldung erhalten, dass der Nutzername oder die E-Mailadresse bereits vergeben sind, sehen Sie bitte in der Drop-Down-Liste nach, ob der Nutzer schon von einer anderen Verwaltung angelegt wurde. Wenn ja, wählen Sie den Nutzer in der Drop-Down-Liste aus und lassen die Felder für Loginname und E-Mailadresse leer.

Ein vorhandenes Nutzerkonto aufrufen

Wenn Sie einen vorhandenen Nutzer bearbeiten möchten, gehen Sie dafür in den Dokumentenbrowser. Dort finden Sie alle angelegten Nutzer in den Rubrik "--Einstellungen--" und dort in der Unterrubrik "Mitglieder".

Hier reimportieren Sie das entsprechende Nutzerkonto. Nach dem Klick auf "Reimportieren" müssen zuerst ein Popupfenster und danach das Importieren aus dem Archiv bestätigen. Ein Eintrag in der History wird automatisch angelegt und könnte an dieser Stelle ergänzt werden. Das ist aber normalerweise nicht nötig.

Nutzerkonto bearbeiten

Auf der nächsten Seite sehen Sie die Daten des Nutzers. Die ersten Felder "Fortlaufende Nummer" und "Login" sind nicht veränderbar.

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Wenn der Nutzer sein Passwort vergessen hat, kann mit dem nächsten Kästchen ein neues Passwort generiert und an den Nutzer gesendet werden. Das geschieht alles automatisch, wenn das Dokument gespeichert wird.

Die Eingabe eines Vor- und Nachnamens, der E-Mailadresse sowie einer Telefonnummer sind Pflicht. Alle anderen Angaben können optional eingetragen werden.

Der Support freut sich, wenn die Kontaktinformationen immer auf dem neusten Stand sind, damit eine schnelle Kontaktaufnahme bei Problemen möglich ist.

Rechte vergeben

Für neue Nutzer müssen noch die Rechte für die Rubriken vergeben werden. Diese werden im zweiten Tab "Rechte für Rubriken" festgelegt. Bei neuen Nutzern sind hier noch keine Haken gesetzt. Bei bestehenden Nutzern können hier die bestehenden Rechte eingesehen werden.

Um einem Nutzer die Bearbeitungs- und Genehmigungsrechte für die gesamte Rubrik zu erteilen, setzten Sie in der ersten Zeile bei "Darf Bearbeiten", "Darf Genehmigen" und "Einstellungen für Unterrubriken übernehmen" einen Haken. Nach dem Speichern werden alle Rubriken angehakt und sind für den Nutzer editierbar.

Bei "Einstellungen für Unterrubriken übernehmen" werden gleichzeitig für alle untergeordneten Rubriken die auf der linken Seite eingestellten Rechte für den Nutzer vergeben.

Ein kleines Beispiel: Der Nutzer soll Zugriff auf die Rubrik "Assets" und alle Unterrubriken bekommen. Des weiteren soll der Nutzer die Rubrik "Presse" bearbeiten und in der Rubrik "BO-Test" den Bereich "Das Team". Der Nutzer darf keine neuen Nutzer oder neue Rubriken anlegen. Die Rechteverteilung würde dann so aussehen.

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Wenn ein Nutzer bereits Bearbeitungsrechte besitzt, werden diese mit einem grauen Strich an der linken Seite gekennzeichnet. Wenn der Nutzer auch genehmigen darf, wird dies durch einen grünen Strich angezeigt. Dadurch sehen Sie genau, welche Rechte der Nutzer neu hinzu bekommen soll und welche bereits vorhanden sind.

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Bearbeitung beenden

Nach dem Speichern landet das Dokument auf dem Schreibtisch und muss noch einmal mit "Nutzerdaten speichern" gespeichert werden. Mit diesem Schritt werden die Nutzerdaten gespeichert und aktiviert.

Die Rechte für den Zugriff auf Dokumente werden direkt im Dokument selbst gespeichert. Das bedeutet, dass nach der Vergabe von Rechten die Nutzer noch keinen Zugriff auf Dokumente haben, die sich im Workflow befinden. Dokumente auf dem Schreibtisch müssen erst genehmigt oder gelöscht werden, damit der neue Nutzer ebenfalls auf diese zugreifen kann.

Rechte für andere Hauptrubriken vergeben

Je nach Wahl der Hauptrubrik sehen Sie hier die möglichen Rubriken, für die Sie Rechte an den Nutzer vergeben können. Wenn Sie für diesen Nutzer Rechte in einer anderen Hauptrubrik vergeben möchten, müssen Sie in der anderen Hauptrubrik ein neues Dokument erzeugen. Dort wählen Sie den bestehenden Nutzer aus der Auswahlbox aus und vergeben die entsprechenden Rechte.

Die persönlichen Angaben zum Nutzerkonto können nur in der ersten Hauptrubrik bearbeitet werden.

Dazu ein kleines Beispiel: Ein Nutzer wurde in der Rubrik SenGesSoz angelegt. Jetzt soll dieser Nutzer ebenfalls in SenAIF Seiten bearbeiten. Dafür muss, wie oben beschrieben, ein neues Dokument für diesen Nutzer unter der Hauptrubrik SenAIF angelegt werden. Die allgemeinen Angaben zum Nutzerkonto können jetzt nur unter SenGesSoz geändert werden. Das wird durch eine Hinweismeldung angezeigt.

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Jetzt soll der Nutzer komplett zu SenAIF wechseln und nicht mehr in SenGesSoz Seiten bearbeiten. Dafür wird das Nutzerdokument unter SenGesSoz gelöscht. Nach der Löschung ist die Bearbeitung der allgemeinen Angaben im Nutzerdokument unter SenAIF möglich.