Newsletter

Aus Imperia Support Wiki

In Imperia gibt es die Möglichkeit, Newsletter zu erstellen und danach über ein Versandtool zu verschicken. Es können Newsletter für verschiedene Bereiche eines Auftritts angelegt und unabhängig verwaltet werden.

Rubrik einrichten

Es ist nicht möglich unter b-intern.de einen Newsletter zu erstellen!

Um einen Newsletter zu erstellen, wird eine spezielle Rubrik benötigt. Die Rubrik muss über den BerlinOnline-Support per Mail und im CC an die Landesredaktion beantragt werden. Für die Einrichtung eines Newsletters werden folgende Angaben benötigt:

Rubrik, in der die Newsletter-Rubrik angelegt werden soll
/sen/gessoz/presse oder /ba-steglitz-zehlendorf/aktuelles
Name des Absenders, der im Adressfeld des Newsletters angezeigt wird
Bspw. Gesundheitsamt Steglitz-Zehlendorf
E-Mail Adresse des Absenders
Diese E-Mailadresse wird im Feld Absender neben dem Namen des Absenders angezeigt.
Für jeden Newsletter muss eine eigene E-Mailadresse genutzt werden. Es ist nicht möglich verschiedene Newsletter mit dem selben Absender zu erstellen.
Achtung: Es können nur @xxx.berlin.de oder @berlin.de Mailadresse verwendet werden. E-Mailadresse mit eigenen Domains oder auch @xxx.verwalt-berlin.de können nicht für den Versand durch das Versandtool freigegeben werden.
E-Mail Adresse für Antworten auf den Newsletter (kann der Absenderadresse entsprechen)
An diese E-Mailadresse werden die Antworten auf den Newsletter verschickt.
Sie ist sichtbar, wenn auf den Newsletter geantwortet wird.
Teilweise unterstützen die E-Mailprogramme diese Funktion nicht, dann wird die E-Mail an den Absender geschickt.
E-Mail Adresse des Verantwortlichen für den Newsletterversand (Newsletter-Koordinator)
Diese E-Mailadresse ist für Nutzer nicht sichtbar, sondern wird nur für die interne Kommunikation mit dem Versand-Tool verwendet.
externer Newsletter oder interner Newsletter
Der interne Newsletter ist nicht über www.berlin.de erreichbar. Die Anmeldung zu diesem Newsletter ist nicht per Anmeldemaske möglich.

Die Rubrik wird versteckt angelegt und somit nicht sofort in der Navigation angezeigt. Wenn die Rubrik in der Navigation sichtbar werden soll, muss die Rubrik bearbeitet werden.

In der Rubrik können 3 verschiedene Seitentypen angelegt werden. Zur Auswahl stehen Artikel, Newsletter Artikel und Newsletter Übersichtsseite.

Newsletter1.png

Newsletter Übersichtsseite erstellen

Es ist nicht möglich unter b-intern.de einen Newsletter zu erstellen!

Die erste Seite, die in der Rubrik benötigt wird, ist die Übersichtsseite. Die Übersichtsseite befindet sich bereits im Dokumentenbrowser. Auf dieser Seite wurden vom Support wichtige Einstellungen für den Newsletter vorgenommen.

Auf der Übersichtsseite befinden sich automatisch eine An- und Abmeldemaske, damit die Nutzer den Newsletter abonnieren können. Die Formulare werden am Ende der Seite platziert. Die Formulare können nicht verändert werden, daher sind sie in der Bearbeiten-Ansicht nicht sichtbar. Erst in der Vorschau werden die Formulare gezeigt.

Newsletter12.png

Oberhalb der Formulare können alle Flexmodule einer normalen Übersichtsseite eingefügt werden.

Reiter Newsletter

Im letzten Reiter "Newsletter" können Sie Einstellungen für den An- und Abmeldevorgang der Nutzer vornehmen. Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, können Sie die Seite speichern und freischalten.

Weiterleitung nach Anmeldung

Newsletter2.png

Als erstes haben Sie die Möglichkeit über das Linktool eine Zielseite festzulegen, die der Nutzer nach dem Anmelden über das Formular sieht. Dafür kann eine Artikel-Standard Seite innerhalb der Newsletter-Rubrik angelegt werden. Auf dieser Seite sollte der Nutzer darauf hingewiesen werden, dass er jetzt eine E-Mail erhält, um den Newsletterempfang zu bestätigen. Nur wenn die E-Mailadresse über den versendeten Link bestätigt wurde, wird ein Newsletter verschickt.

Bestätigungsnachricht

Newsletter3.png

In diesem Bereich können Sie den Betreff und den Text der bereits angesprochenen Bestätigungs-E-Mail anpassen.

Im Text für die Anmeldebestätigung muss immer [confirmation_link] eingefügt werden. Daraus wird der Link generiert, den die Nutzer anklicken müssen. Ohne diesen Link erhalten die Nutzer keinen Newsletter.

Mit dem Linktool kann eine Seite festgelegt werden, die angezeigt wird, nachdem der Nutzer auf den Bestätigungslink geklickt hat. Dafür kann eine Artikel-Standard Seite innerhalb der Newsletter-Rubrik verwendet werden. Wenn Sie keine Seite festlegen, wird eine Standardseite des Versandtools angezeigt.

Danksagungsnachricht

Newsletter4.png

Im diesem Abschnitt können Sie eine optionale E-Mail an den Nutzer verschicken lassen, nachdem er sich mit dem Bestätigungslink korrekt für den Newsletter angemeldet hat. Sie können einen Betreff und eine Nachricht eingeben. Aus datenschutztechnischen Gründen sollten Sie eine Bestätigungsmail verschicken. Damit ist der Nutzer informiert, dass er den Newsletter erfolgreich abonniert hat.

Abmeldevorgang

Newsletter5.png

Hier können Sie Einstellungen vornehmen für die Abmeldung eines Nutzers vom Newsletter.

Beim Abmeldevorgang kann eine optionale Bestätigungsmail verschickt werden. Sie können einen Betreff und einen Text festlegen.

Mit dem Linktool können Sie eine Seite bestimmen, die angezeigt wird, wenn sich der Nutzer über den Newsletter oder das Formular auf der Newsletter Übersichtsseite abmeldet. Wenn Sie keine Seite festlegen, wird eine Standardseite des Versandtools angezeigt.

Administrative Zusatzangaben

In diesem Feld kann die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters eingetragen werden, der den Newsletter versenden kann. Die Zugangsdaten für den Newsletterversand werden beim Anlegen der Rubrik an den CvD oder Newsletter-Koordinator verschickt (weitere Informationen im Abschnitt Newsletter versenden). An die eingetragenen E-Mailadressen wird eine Mail verschickt, sobald ein Newsletter zum Versenden bereit liegt. Mehrere E-Mailadresse können mit Semikolon und Leerzeichen getrennt eingetragen werden.

Newsletter Artikel - einzelnen Newsletter erstellen

Es ist nicht möglich unter b-intern.de einen Newsletter zu erstellen!

Newsletter6.png

Mit einem Newsletter Artikel erstellen Sie den eigentlich Newsletter zum Versenden. Hier haben Sie verschiedene Möglichkeiten Ihren Newsletter zu gestalten.

Im Reiter Inhalt stehen Ihnen das große Artikelbild und der Text zur Verfügung. Im Textbereich kann wie gewohnt die Textile-Syntax verwendet werden.

Bei den Flexmodulen können Sie das Text/Bild Modul, den Teaser und die Überschrift nutzen.

Bei allen drei Modulen wird ein Feld für die Ankersetzung angeboten. Allerdings funktioniert im Newsletter nur der Anker im Überschriftenmodul. Bitte verwenden Sie zum Setzen eines Sprungzieles (Anker) nur das Überschriftenmodul. Ein Link kann im Reiter Inhalt oder im Text/Bild Modul gesetzt werden.

In der Vorschau wird die Newsletter-Ansicht gezeigt. Dort ist der Link zum Newsletter abbestellen abgeschaltet. Der Text wird beim versendeten Newsletter wieder mit einem Link versehen.

Je nach verwendetem E-Mailprogramm kann sich die Anzeige des Newsletters unterscheiden. Auch können Einstellungen des Nutzers die Anzeige der E-Mail verändern. Der Newsletter ist bereits so angelegt, dass die meisten E-Mailporgramm ihn darstellen können.

Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, können Sie die Seite speichern und freischalten, wenn Sie die nötigen Rechte dafür besitzen.

Mit der Freischaltung wird der Newsletter zum Versandtool übermittelt und der CvD oder Newsletter-Koordinator erhält eine E-Mail, dass ein neuer Newsletter verschickt werden kann.

Newsletter versenden

Es ist nicht möglich unter b-intern.de einen Newsletter zu erstellen!

Der Newsletterversand wird über eine Weboberfläche durchgeführt. Die Zugangsdaten erhält der CvD bzw. Newsletter-Koordinator bei der Einrichtung der Newsletter-Rubrik. Mit diesen Zugangsdaten kann derjenige sich unter newsletter.berlin.de anmelden und den Newsletter versenden.

Newsletter7.png

Nach der Anmeldung sieht man, welche Newsletter auf den Versand warten und welche bereits verschickt wurden. Alle Newsletter mit dem Status "Entwurf" sind neu aus Imperia importiert worden.

Wenn der Newsletter in Imperia freigeschaltet wurde, kann es noch bis zu 10 Minuten dauern, bis der Newsletter beim Versand-Tool angekommen ist.

Um den Newsletter zu versenden, klicken Sie auf den Titel des Newsletters.

Newsletter8.png

In dieser Ansicht können Sie den Newsletter verschicken. Auf der rechten Seite sehen Sie noch einmal eine Vorschau des Newsletters. Sie können den Newsletter noch einmal kontrollieren. Wenn noch Fehler enthalten sind, müssen diese in Imperia behoben werden und dann muss die Seite noch einmal freigeschaltet werden.

Auf der linken Seite können Sie die Einstellungen zum Versand vornehmen.

Wenn Sie den Newsletter als erstes an einen Testnutzerkreis senden möchten, können Sie im ersten Feld die E-Mailadressen mit Komma getrennt eintragen. Am besten speichern Sie sich diese Liste in Word, damit Sie nicht bei jedem Newsletter erneut alles eingeben müssen. Wenn Sie auf "Versende Newsletter versuchsweise" klicken, wird der Testnewsletter verschickt.

Wenn der Newsletter an die Abonnenten verschickt werden kann, wählen Sie in den Listen unter "Empfänger definieren" die Liste "Newsletter Empfänger". In dieser Liste befinden sich alle angemeldeten Nutzer. Danach klicken Sie auf "Versende den Newsletter jetzt!". Dadurch wird er an alle vollständig und korrekt registrieren Nutzer geschickt.

Achtung: Ist der Newsletter einmal an die Empfängerliste verschickt, kann er nicht noch einmal versandt werden. Wenn sich danach neue Personen anmelden, erhalten diese erst den nächsten Newsletter.

Wenn der Newsletter vollständig verschickt wurde, erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail.

Newsletter9.png

Der Empfang des Newsletters kann bei verwaltungsinternen E-Mailadressen (bspw. abc@senatskanzlei.berlin.de) mehrere Stunden dauern.

Passwort zum Newsletter-Tool ändern

Bei der ersten Anmeldung sollten Sie das generierte Passwort ändern. Dazu klicken Sie rechts oben auf Ihren Absendernamen und wählen im Menü den Punkt "Einstellungen" aus.

Dort können Sie das neue Passwort eintragen. Wir empfehlen die anderen Felder nicht zu verändern, da sonst Probleme mit der Kommunikation zu Imperia entstehen können.

Statistische Auswertung

Es ist nicht möglich unter b-intern.de einen Newsletter zu erstellen!

Nach dem Versand erscheint nach kurzer Verzögerung die statistische Auswertung zum Newsletter. Dort können Sie sehen, wie viele Nutzer den Newsletter erhalten, geöffnet bzw. nicht geöffnet haben. Ebenfalls wird angezeigt, wie viele Links angeklickt wurden und welche. Eine Übersicht der Abmeldungen, Bounces (nicht zustellbare Mails) und Beschwerden (Mail wurde als Spam markiert) wird ebenfalls angezeigt.

Sie finden die Auswertungen der Newsletter unter dem Menüpunkt "Berichte ansehen".

Listen mit angemeldeten Nutzern administrieren

Es ist nicht möglich unter b-intern.de einen Newsletter zu erstellen!

Bei der Einrichtung des Newsletters wird die Liste "Newsletter Empfänger" angelegt. In dieser Liste werden alle Nutzer gespeichert, die sich für den Newsletter über das Formular anmelden. Sie finden die Listen unter dem Menüpunkt "Alle Listen ansehen" auf der linken Seite.

Normalerweise müssen Sie keine Änderungen an der Liste durchführen. Die Nutzer können aus dem Newsletter heraus diesen abbestellen oder auch über das Formular auf Ihrer Newsletter-Startseite. Wenn doch jemand sich meldet und aus der Liste entfernt werden möchte, können Sie das wie folgt durchführen.

Abonnenten abmelden

Das beste Vorgehen zum Abmelden eines Nutzers ist, die E-Mailadresse in das Formular zum Abmelden vom Newsletter einzutragen. Damit erhält der Nutzer auch eine E-Mail, dass er von diesem Newsletter abgemeldet wurde.

Wenn Sie, bspw. bei einem internen Newsletter, die Nutzer direkt im Versandtool administrieren müssen, gehen Sie wie folgt vor. Sie gehen auf den Punkt "Alle Listen ansehen" und klicken dann auf den Namen der Liste "Newsletter Empfänger". Jetzt werden Ihnen alle Empfänger angezeigt. Um einen Abonnenten ab zu melden, klicken Sie oben links auf den Button "Massen-Abmeldung". Auf der nächsten Seite tragen Sie im unteren Feld die ab zu meldenden E-Mailadresse ein und klicken auf abbestellen. Damit wird der Empfänger in dieser Liste als abgemeldet markiert und erhält keinen Newsletter mehr. Sie können auch die Liste der Empfänger durchgehen und die E-Mailadresse mit dem Abbestellen-Symbol aus dem Versand heraus nehmen.

Ein Löschen der Empfänger sollte zurzeit nicht erfolgen, da noch nicht geklärt ist, ob die Daten für eine datenschutzrechtliche Nachfrage aufbewahrt werden müssen. So ist bspw. ein Nachweis möglich, ab wann eine bestimmte E-Mailadresse keinen Newsletter mehr erhalten hat.

Status der Empfänger

In den Listen der Abonnenten gibt es unterschiedliche Status.

Im ersten Reiter Alle sind alle Empfänger enthalten, die sich jemals am Newsletter angemeldet haben.

Der zweite Tab Aktiv zeigt alle aktiven Empfänger, die aktuell den Newsletter erhalten.

Personen, die sich bereits angemeldet, aber noch keine Bestätigung durchgeführt haben, finden Sie im Bereich Unbestätigt. Die Anmeldung wird erst komplettiert, wenn der Nutzer auf den Bestätigungslink in der E-Mail geklickt hat.

Nutzer, die den Newsletter nicht mehr erhalten möglich, werden im Reiter Abgemeldet angezeigt.

Der Status Bounced wird vergeben, wenn nach 3 Versuchen (3 Newslettern) die Zustellung an das Postfach nicht möglich ist. Das ist bspw. der Fall, wenn das Postfach nicht oder nicht mehr existiert oder über längere Zeit voll ist. Wenn bspw. nur eine Abwesenheitsnotiz zurückkommt, wird der Nutzer nicht als "bounced" markiert.

Nutzer, die im Reiter Als Spam markiert sichtbar sind, erhalten ebenfalls keinen Newsletter mehr. Diese Nutzer haben in ihrem eigenen Postfach die E-Mail aktiv in den Spamordner verschoben oder als Spam markiert.

interner Newsletter

Es ist nicht möglich unter b-intern.de einen Newsletter zu erstellen!

Der interne Newsletter dient der Kommunikation und Informationsweitergabe innerhalb der Verwaltung.

Die Erstellung des Newsletters ist identisch zum normalen Newsletter. Die Besonderheit beim internen Newsletter besteht darin, dass keine Webansicht der Seiten verfügbar ist und eine Anmeldung nicht über die Newsletter Übersichtsseite erfolgen kann. Die Seiten, die sich in einer internen Newsletter-Rubrik befinden, werden nicht online angezeigt. Sie müssen also die Übersichtsseite nicht mit Inhalten und Bildern füllen.

Die E-Mail werden ebenfalls über einen Mailserver außerhalb des internen Landesnetzes verschickt. Daher sollten keine Personaldaten oder sensible Informationen übermittelt werden.

Empfänger verwalten

Da keine Anmeldung über ein Onlineformular erfolgen kann, müssen die Empfänger händisch im Versand-Tool gepflegt werden. Dafür wählen Sie in der linken Navigation den Punkt "Alle Listen ansehen" aus. Hier erhalten Sie eine Übersicht aller Empfängerlisten für Ihren Newsletter.

Newsletter10.png

Beim Anlegen des Newsletters wird automatisch die Liste "Newsletter Empfänger" generiert. Diese können Sie mit einem Klick auf den Namen bearbeiten und neue Empfänger hinzufügen.

Newsletter11.png

Um jetzt einen oder mehrere Newsletter-Empfänger einzurichten, klicken Sie auf den Button "Abonnenten hinzufügen". Hier haben Sie die Möglichkeit einzelne Empfänger oder gleich mehrere aus einer CSV einzutragen. Die Empfänger müssen nicht mehr bestätigt werden, sondern erhalten sofort den nächsten Newsletter.

Wie Sie Empfänger wieder abzumelden, können Sie im Abschnitt Abonnenten abmelden nachlesen.

Häufige Fragen

Es ist nicht möglich unter b-intern.de einen Newsletter zu erstellen!
Wie kann ich einen bereits verschickten Newsletter nach Änderungen noch einmal versenden?
Wenn der Newsletter noch einmal verschickt werden soll, müssen die Änderungen in Imperia eingetragen und die Seite erneut freigeschaltet werden. Danach meldet sich der Newsletter-Koordinator beim Versand-Tool an und dubliziert den gerade in Imperia bearbeiteten Newsletter. Bitte mindestens 10 Minuten warten, damit die Daten von Imperia beim Versand-Tool angekommen sind. Danach den Newsletter verschicken, wie im Abschnitt Newsletter versenden beschrieben wurde.
Wie kann ich einen verschickten Newsletter an neue Abonnenten versenden?
Den Newsletter wie in der Frage davor dublizieren und die neuen Empfänger per Hand in das Feld für den testweisen Versand einfügen und den Newsletter testweise verschicken. Bitte dieses Vorgehen nur für eingeweihte Empfänger nutzen, da beim Testnewsletter einige Funktionen deaktiviert sind!
Warum sieht der Newsletter bei meinem dienstlichen E-Mailprogramm anders aus als zu Hause?
Die E-Mailprogramme sind vergleichbar mit den verschiedenen Browsern. Es werden verschiedenen Techniken zur Darstellung der Inhalte genutzt, die zu unterschiedlichen Anzeigen der Inhalte führen. Wir bemühen uns den Newsletter so zu gestalten, dass er in so vielen System wie möglich ähnlich aussieht. Eine Garantie können wir dafür aber nicht geben.
Wie lange dauert der Versand des Newsletters?
Die Dauer hängt von der Anzahl der Abonnenten ab. Daher kann an dieser Stelle keine genaue Zeit angegeben werden.
Warum ist mein Newsletter trotz erfolgreichem Versand noch nicht angekommen?
Die Zustellung des Newsletters kann im Landesnetz mehrere Stunden dauern. Bei Privatpersonen ist der Newsletter in der Regel wenige Minuten nach dem Versand angekommen.