Formularverzeichnisformulare erstellen

Aus Imperia Support Wiki

Mit dem Formularverzeichnis kann eine Sammlung von Formularen erstellt werden, die im Intranet über eine Suche, eine A-Z Liste und eine Kategorieanzeige zugänglich ist. Die Formulare werden immer im Intranet veröffentlicht, können aber gleichzeitig auch im Internet angezeigt werden. Anders als bei der SimpleSearch zeigt die Suche keine Einträge aus einer Excel-Tabelle an, sondern speist sich aus den Formularenverzeichnis-Formularen, die als Imperia-Dokument einzeln angelegt werden. Im Formularenverzeichnis-Formular können ein oder mehrere PDFs zum Download angeboten werden.

Das Formularverzeichnis ist im Intranet unter Service -> Formularverzeichnis zu finden. Dort werden auch die Formulare der einzelnen Behörden gepflegt.

Weitergehende allgemeine Informationen dazu finden Sie auf der Seite Formularverzeichnis.

Neue Behörde im Formularverzeichnis anlegen

Wenn für Ihre Behörde noch keine Rubrik im Formularverzeichnis vorhanden ist, wenden Sie sich bitte an die Landesredaktion. In der E-Mail sollte die Information enthalten sein, welcher Nutzer CvD der Formularverzeichnis-Rubrik wird. Der CvD kann dann weitere Nutzer und die Unterrubriken für die Formulare anlegen.

Die Landesredaktion leitet den Einrichtungsauftrag dann an BerlinOnline weiter.

Neues Formular anlegen

Formulare können nur in Unterrubriken angelegt werden. Als erstes muss also eine neue Unterrubrik erzeugt werden. Der Vorgang ist identisch zum Rubriken verwalten in anderen Bereichen. Eine Besonderheit ist, dass in jeder Rubrik automatisch eine Asset-Unterrubrik angelegt wird. In diese Asset-Rubrik sollten die PDFs/Dokumente hochgeladen werden, die von Formularen in genau dieser Rubrik verwendet werden. Wenn Sie weitere Unterrubriken anlegen und dort Formulare einstellen, sollten die PDFs in der dort untergeordneten Asset-Rubrik hochgeladen werden. Das erhöht die Übersichtlichkeit und erleichtert die spätere Pflege.

Beim Anlegen eines neuen Formulars vergeben Sie, wie gewohnt, eine aussagekräftige Seitenüberschrift. Diese kann später noch einmal verändert werden. Die Seitenüberschrift muss nicht identisch sein zum Titel des PDFs. Der Titel des PDFs kann später beim Download Modul eingetragen werden.

Die Bearbeitungsansicht stellt sich Ihnen dann wie folgt dar:

Formularverzeichnis01.png

Reiter Allgemeine Angaben

Bei den allgemeinen Angaben sehen Sie den vorhin eingetragenen Titel und können eine kurze Beschreibung ergänzen. Der Beschreibungstext wird vor dem Formular und vor ggf. vorhandenen Anhängen angezeigt. Hier können also allgemeine Informationen stehen. Detaillierte Informationen direkt zum PDF sollten Sie beim Download-Modul im Reiter "Dokumente" ergänzen.

Die Eingaben von A-Z Begriffen und Schlüsselwörtern erhöhen die Auffindbarkeit des Formulars. Eine Indexierung der PDFs findet nicht statt, daher sollten diese Felder sinnvoll ausgefüllt werden.

Bei den A-Z Begriffen können Sie pro Zeile einen weiteren Titel für das Formular eintragen. Unter diesem wird es in der A-Z Liste ebenfalls gefunden und angezeigt. Folgendes sollten Sie dabei beachten:

  • Der Titel sollte mit dem entscheidenden Stichwort beginnen: Nicht 'Antrag zu Hartz IV' sondern 'Hartz IV-Antrag'
  • Verwenden Sie pro Buchstabe nur einen Titel: Ein 'Hartz IV - Formular' wäre überflüssig wenn es bereits 'Hartz IV - Antrag' gibt

Bei den Schlüsselwörtern können Sie zusätzliche Begriffe eintragen, unter denen das Formular in der Suche gefunden werden soll. Alle Begriffe werden durch Leerzeichen getrennt eingetragen. Dieses Feld sollte alle gängigen Begriffe enthalten, mit denen man die Information im Formular assoziieren könnte. Nicht trennscharfe Begriffe wie 'Formular' oder 'Berlin' sollten allerdings vermieden werden, da diese auf alle Formulare zutreffen würden.

Alle Formulare werden im Intranet angezeigt und sind dort auffindbar für die Verwaltungsöffentlichkeit. Wenn die Formulare auch im Internet veröffentlicht werden sollen, setzen Sie die Option auf "ja". Wenn Sie keine Auswahl treffen, wird das Formular standardmäßig nicht im Internet angezeigt.

Wenn es sich bei Ihrem Formular um ein bestellbares Formular für den Bestellservice des LVwA handelt, stellen Sie noch die Option "Bestellbar" auf "ja".

Reiter Weiterführende Hinweise

Formularverzeichnis02.png

Die hier eingetragenen Informationen sind für die Administration des Formularverzeichnisses und vom Bestellwesen wichtig. Der Ansprechpartner bspw. wird vom LVwA für Rückfragen zum druckbaren PDF oder ähnlichem verwendet. Die persönlichen Daten sind nur für Administratoren sichtbar. Bitte tragen Sie die Informationen, so weit Sie diese haben, ein.

Reiter Dokumente

Formularverzeichnis03.png

In diesem Reiter können Sie die Dokumente mit dem Formular verknüpfen (Hinweise zum Hochladen der Dokumente s.o. unter Abschnitt "Neues Formular anlegen". Hierzu verwenden Sie normale Download-Module. Eine Erläuterung dazu finden Sie auf der Seite Download (Flexmodul). Hier ist es auch möglich, neben in Imperia hochgeladenen Dokumenten, auch externe URLs zum Download bzw. zum Online-Ausfüllen anzubieten.

Formulare aktualisieren

Aktualisierung der PDFs oder sonstiger Dateien

  1. Suchen die das aktuell vorhandene PDF im Dokumentenbrowser oder MAM. Normalerweise sollte das PDF in der Unterrubrik "Assets" in dem entsprechenden Thema des Formulars liegen.
  2. Reimportieren Sie dieses.
  3. Wählen Sie im Upload-Dialog das neue PDF von Ihrem Rechner über die Schaltfläche "Durchsuchen".
  4. Ändern Sie ggf. den Alternativtext, wenn dieser bspw. mit einer Jahreszahl versehen ist.
  5. Speichern Sie die Einstellungen.
  6. Gehen Sie in den Dokumentenbrowser und suchen Sie das soeben aktualisierte PDF.
  7. Klicken Sie es in der Spalte "Titel" an, damit es blau hinterlegt wird.
  8. Geben Sie im Dokumentenbrowser oben links auf den Punkt "Bearbeiten" und dort auf den Punkt "Freischalten".
  9. Folgen Sie den weiteren Abfragen, damit das PDF freigeschaltet wird.

Die Anleitung ist exemplarisch für PDFs geschrieben. Die Aktualisierung funktioniert aber identisch für alle anderen hochgeladenen Formulare, bspw. aus Word oder Excel.

Aktualisierung der Angaben im Formularverzeichnisformular

Identisch zur Aktualisierung von Artikelseiten, können Sie die Beschreibung zum PDF und die anderen Angaben auf der Detailseite direkt im Formularverzeichnisformular bearbeiten. Dazu können Sie entweder das Formular im Dokumentenbrowser reimportieren oder auf der Intranet-Detailseite über QuickEdit die Seite bearbeiten. Die Freischaltung funktioniert identisch zu anderen Seiten. Wenn Sie parallel auch das Dokument aktualisieren, achten Sie bitte auf die Beschreibung im vorherigen Abschnitt "Aktualisierung der PDFs oder sonstiger Dateien" damit die Dokumente unter dem identischen Dateinamen veröffentlicht werden.