Formularverzeichnis

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Zusammenfassung: Dieser Artikel behandelt den Dienst "Formularverzeichnis" mit dem existierende Formulare bspw. im PDF-Format oder als externes Online-Formular über das CMS Imperia sowohl im Intranet, als auch im Internet unter Berlin.de an einer zentralen Stelle veröffentlicht werden können.

Abgrenzung: Nicht beschrieben sind die Systeme des ITDZ (FMS) oder anderer Behörden, die die Erstellung von interaktiven Online-Formularen ermöglichen. Die Möglichkeit in Imperia Online-Formulare zu erstellen ist im Artikel Formularbaukasten beschrieben.

Im Rundschreiben InnSport ZS Nr. 12/2015 der Senatsverwaltung für Inneres und Sport wird die grundsätzliche Nutzungsnotwendigkeit des Formularverzeichnisses (dort als "Fomurlarserver" bezeichnet) beschrieben. Link zum Rundschreiben

Beschreibung

Das Formularverzeichnis bietet die Möglichkeit, Formulare zentral zu verwalten und über das Portal www.berlin.de oder dem Intranet verfügbar zu machen.

  • Formulare bspw. im PDF-Format (bitte Hinweise zu erlaubten Dateien bei Imperia beachten) können eintragen werden, Verlinkungen auf externe Formulare sind ebenfalls möglich
  • es gibt eine zentrale URL für die Verlinkung der Formulare durch andere Behörden
  • ein zentraler Zugang im Intranet zur Suche nach Formularen ist vorhanden
  • Versionspflege der Formular-Metadaten (Titel, Beschreibung ...) mittels Imperia, eine Versionierung von Assets ist nicht möglich

Die im Formularverzeichnis eingefügten Dokumente können sowohl im Internet als auch im Intranet verlinkt werden. Voraussetzung dafür ist lediglich, dass die Formulare beim Einstellen in das Verzeichnis für beide Bereiche frei gegeben wurden.

Verantwortung der nutzenden Dienststellen

Die nutzenden Dienststellen sind für die Qualität der eingestellten Formulare weiterhin selbst verantwortlich. Dazu gehört bspw. auch die Barrierefreiheit von PDF Dokumenten und die Sicherstellung von Aktualisierungen.

Vorteile

Vorteil der zentralen Formularverwaltung ist, dass identische Formulare von unterschiedlichen Dienststellen auf verschiedenen Internetseiten online gestellt werden können, indem das im zentralen Formularverzeichnis abgelegte Formular verlinkt wird. Die Dokumentenpflege für Änderungen sowie Aktualisierungen müssen so nur an dem zentral abgelegten Formular vorgenommen werden und stehen durch die normalerweise gleichbleibende URL an allen Stellen sofort aktualisiert bereit. Die händische Pflege und der Zeitaufwand zur Dokumentenfortführung wird somit reduziert. Vielfach werden bereits jetzt derartige Verlinkungen in den Dienstleistungsangeboten der Dienstleistungsdatenbank (DLDB) hinterlegt.

Der Dienst ist kostenlos zu nutzen.

Kontakt

Landesverwaltungsamt, E-Mail: Formularservice@lvwa.berlin.de

Veröffentlichte Formulare: Online-Verzeichnis

Formularverzeichnis04.png

Alle Formulare werden im Intranet veröffentlicht in der Rubrik Service -> Formularverzeichnis.

Die vorhanden Formulare können dort über verschiedene Wege recherchiert werden:

  • Behördenbezogen bzw. thematisch können die Formulare anhand von Kategorien recherchiert werden
  • A-Z Liste: zeigt sämtliche Formulare mit dem jeweiligen Anfangsbuchstaben an
  • Suche: Sucht im ganzen Formularverzeichnis oder - wenn man sich über die Kategorien bereits in Unterkategorien befindet - lediglich in der aktuellen Kategorien und den dazugehörigen Unterkategorien nach dem eingetragenen Suchwort

Nutzung der Formulare im Intranet / Internet

Intranet

Alle im Formularverzeichnis eingestellten Formular sind im Intranet über die oben genannte Seite zu finden. Um auf das Formularverzeichnis zu verlinken, muss immer die URL aus dem Browser kopiert werden. Eine Verlinkung über das Linktool ist für die meisten Redakteure nicht möglich.

Folgende Möglichkeiten zu Verlinkung im Intranet bestehen:

Es soll direkt ein Formular verlinkt werden?
- Es wird der Link zur Detailseite des Formulars bspw. mit Textile im Text eingetragen.
- Im Download Modul wird die URL zum PDF hinterlegt, damit dieses sofort herunter geladen werden kann.
Eine Suchergebnisseite soll verlinkt werden?
Führen Sie die Suche durch und kopieren die URL aus dem Browser zu weiteren Verwendung im Intranet.

Internet

Bei der Verlinkung aus dem Internet muss die angegebene URL für das Internet genutzt werden. Diese URL wird nur angezeigt, wenn das Formular für die Verwendung im Internet freigegeben wurde. Ist das Formular nicht für das Internet freigegeben, wird keine Internet-URL angezeigt.

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Zum Kopieren der URL können Sie diese mit der rechten Maustaste anklicken und "Link-Adresse kopieren" oder "Verknüpfung kopieren" wählen.

Im Internet sollten die Formulare immer mit dem Download Modul eingebunden werden. Damit ist für den Nutzer erkennbar, dass ein Formular heruntergeladen oder im Browser aufgerufen wird.

Pflege von Formularen

Hinweise zur Erstellung von Formularen finden Sie auf der Seite Formularverzeichnisformulare erstellen.