Zentrale Vorgaben und Hinweise für Online-Angebote der Berliner Verwaltung

Die zentralen Vorgaben zu Onlineangeboten der Berliner Verwaltung stellen verbindliche Regeln dar, die für alle Einrichtungen der unmittelbaren Verwaltung des Landes Berlin gelten. Werden Leistungen nicht eigenständig durch die Einrichtungen erbracht, müssen diese zentralen Vorgaben Bestandteil des Auftrages beziehungsweise der Vergabe werden.

Im Berliner E-Government-Gesetz (E-GovG Bln) ist die Nutzung des Hauptstadtportals Berlin.de und eines einheitlichen Layouts für alle Onlineangebote der Berliner Verwaltung in den Paragraphen 10, 11, 12, 14, 15, 18 und 19 gesetzlich festgelegt.

Das Hauptstadtportal Berlin.de wird durch die BerlinOnline Stadtportal GmbH & Co KG betrieben. Das Unternehmen befindet sich seit Juli 2021 im Eigentum des Landes und ist ein Tochterunternehmen des IT-Dienstleistungszentrums Berlins.

In den Beschlüssen des Senats und des Rats der Bürgermeister zur Errichtung des Hauptstadtportals hat sich das Land verpflichtet, seine Angebote im Internet ausschließlich unter dem Hauptstadtportal Berlin.de zu veröffentlichen. Dazu gehören:

• Internetauftritte der Behörden
• Internetauftritte im Rahmen von Kampagnen der Behörden
• Sonstige Internetauftritte und Portale, die die Behörden verantworten
• Online-Anwendungen und Online-Verfahren

Damit einher geht auch die Verwendung des Designsystems für Onlineangebote bzw. in der Regel die Nutzung des durch den Betreiber des Hauptstadtportals zur Verfügung gestellten Content-Management-Systems (CMS) Imperia. Für digitale Bürgerbeteiligungen ist eine Veröffentlichung auf der landesweiten Beteiligungsplattform mein.berlin.de obligatorisch. Darüber hinaus sind die Regelungen der IKT-Steuerung im Land Berlin zu berücksichtigen, bspw. hinsichtlich der IKT-Architektur oder der zwingend zu nutzenden IKT-Basisdienste.

Landesredaktion / Koordinierung Berlin.de

Die Verantwortung für die landesweite Koordinierung und Weiterentwicklung des Hauptstadtportals Berlin.de, des Beschäftigtenportals B-intern.de, des Designsystems, des Content-Management-Systems Imperia sowie der Beteiligungsplattform mein.berlin.de liegt laut Geschäftsverteilungsplan des Berliner Senats bei der Landesredaktion / Koordinierung Hauptstadtportal Berlin.de. Organisatorisch ist sie Teil der Abteilung “Presse- und Informationsamt des Landes Berlin” beim Regierenden Bürgermeister – Senatskanzlei.

• Die Landesredaktion ist Ansprechpartnerin vor allem für die Internetverantwortlichen der Behörden und den Betreiber.
• Sie erteilt Freigaben für neue Auftritte, Online-Anwendungen, technische Integrationen ins Hauptstadtportal und Webadressen im Namensraum Berlin.de.
• Die Landesredaktion organisiert regelmäßige Informationsveranstaltungen für die Behörden sowie Schulungen an der Verwaltungsakademie zu webredaktionellen Themen.
• Sie steht außerdem für Fragen und Beratungen zu Auftritten, Apps und Online-Anwendungen der Behörden bereit.

Werden Aufträge für Webauftritte, Online-Anwendungen und Apps an Dritte vergeben, ist bereits in der Planung bzw. vor Leistungsvergabe eine Abstimmung mit der Landesredaktion erforderlich. Dies erleichtert und verkürzt außerdem die notwendigen Abstimmungs- und Freigabeprozesse im Projektverlauf. Eine einheitliche Kommunikation der Marke Berlin wird so ebenfalls gewährleistet.

Kontakt zur Landesredaktion

Internet-/Intranetverantwortliche der Behörden (CvDs)

Die Redaktion der Inhalte auf Berlin.de erfolgt dezentral über die jeweiligen Behörden und Einrichtungen des Landes. Sie sind für die Erstellung, Pflege und Aktualisierung der Internetseiten und Online-Anwendungen eigenständig verantwortlich. Pro Internet-/Intranetauftritt muss eine verantwortliche Person (CvD, Chef*in vom Dienst) benannt sein, die für die Koordinierung des jeweiligen Auftritts zuständig ist. Die CvDs sind sowohl für die Landesredaktion Berlin.de als auch für die jeweiligen Redakteur*innen der Behörden die ersten Ansprechpartner*innen. Die CvDs handeln im Rahmen der zentralen Vorgaben der Landesredaktion und achten auf deren Einhaltung. Alle Anfragen an die Landesredaktion sind über die jeweiligen CvDs zu kommunizieren.

Redakteur*innen

Sie erstellen und bearbeiten die Webseiten in den einzelnen Internetauftritten bzw. die Inhalte der Online-Anwendungen. Für eine einheitliche, barrierefreie und nutzungsfreundliche Erstellung der Webseiten stehen den Redakteur*innen dieses Support-Wiki und der Support des Betreibers BerlinOnline sowie Weiterbildungsangebote an der Verwaltungsakademie zur Verfügung.

ITDZ (IT-Dienstleistungszentrum Berlin)

Das ITDZ ist der zentrale IT-Dienstleister des Landes in Form einer Anstalt des öffentlichen Rechts. Durch ihn werden zentrale Dienste im Bereich IT und E-Government bereitgestellt, zum Beispiel die elektronische Terminvereinbarung im Serviceportal.

IKT-Steuerung, Digitalisierung der Verwaltung und Verwaltungsmodernisierung (Abteilungen V und VI des Regierenden Bürgermeisters von Berlin – Senatskanzlei)

Das Serviceportal als Teil des Hauptstadtportals Berlin.de, der Digitale Antrag, die Dienstleistungsdatenbank sowie weitere IKT-Basisdienste werden von den Abteilungen V und VI (IKT-Steuerung, Digitalisierung der Verwaltung und Verwaltungsmodernisierung) in der Senatskanzlei verantwortet und koordiniert. Ebenfalls dort angesiedelt ist die Kompetenzstelle für digitale Barrierefreiheit und Usability. Sie legt Standards für die Barrierefreiheit fest und überwacht die Umsetzung.

BerlinOnline

Die BerlinOnline Stadtportal GmbH & Co KG ist ein Tochterunternehmen des ITDZ und betreibt das Portal Berlin.de. Sie stellt das Content-Management-System für die Webseitenbearbeitung zur Verfügung. BerlinOnline ist der zentrale Kontakt bei technischen Fragestellungen und Problemen mit dem Hauptstadtportal Berlin.de und Imperia.

Für sämtliche Internetauftritte und Online-Anwendungen der Berliner Verwaltung gibt es ein verbindliches Designsystem. Das Designsystem besteht aus einem einheitlichen Grundlayout, welches je nach Kommunikations- und Interaktionsanforderungen an die Nutzer*innen verschiedene gestalterische Ausprägungen besitzt, sogenannte Verticals. Die Grundlagen des Designsystems sind in einem Online-Styleguide festgehalten.

Das Content-Management-System Imperia gewährleistet die Nutzung des Designsystems in seinen verschiedenen Vertical-Layouts auf den Berlin.de-Seiten. Auch bei Vorhaben, die nicht mit Imperia realisiert werden, ist das Designsystem obligatorisch.

Existieren für das geplante Vorhaben Anforderungen, auf die das Designsystem zunächst nicht reagieren kann, ist es möglich, weitere Verticals bzw. Elemente innerhalb eines Verticals in Abstimmung mit der Landesredaktion und BerlinOnline zu entwickeln und im Online-Styleguide zu ergänzen.

Die Entwicklung von Apps ist grundsätzlich kritisch zu betrachten, da das Designsystem bereits eine optimierte Darstellung für mobile Endgeräte integriert. Außerdem ist zu bedenken, dass auch die Inhalte der Apps, zusätzlich zu den Informationen im Internet, gepflegt werden müssen. Darüber hinaus unterliegen die Plattformen, für die Apps bereitgestellt werden können (z.B. iOS, Android) ständigen Weiterentwicklungen, die in der Regel Anpassungsbedarfe und damit Kosten für die Apps nach sich ziehen.

Eine Entwicklung kann allerdings dann sinnvoll sein, wenn eine Zielgruppe hierüber besser als über das reine Internet erreicht werden kann. Dies gilt auch, wenn diese als Mehrwert in der App die Nutzung von Funktionen der Smartphones integrieren.

Grundlegende Designvorgaben sollen einen Wiedererkennungswert von Apps des Landes ermöglichen. Außerdem sollen Apps des Landes zentral in einem Store-Account veröffentlicht werden. Die zu beachtenden Vorgaben und Hinweise für Apps sind in einem eigenen Leitfaden zusammengefasst.

Für die Internetangebote des Landes kommen nur Webadressen unterhalb von Berlin.de in Frage: berlin.de/angebotsname. Nach vorheriger Absprache mit der Landesredaktion kann zur Integration externer Inhalte auch eine Subdomain als Weiterleitung verwendet werden: angebotsname.berlin.de. Eine Nutzung von externen Domains, z.B. als Weiterleitung ist nicht zulässig. Dies gilt auch für Webadressen der Top-Level-Domain .berlin. Ausnahmen können ggf. im Rahmen von Kampagnen erteilt werden, hierzu ist eine Abstimmung mit der Landesredaktion erforderlich.

Damit für die Öffentlichkeitsarbeit kurze und eingängige Webadressen verwendet werden können, gibt es sogenannte Redirects (Kurz-URLs), die eine kurze Berlin.de-Adresse als Weiterleitungs-Adresse auf Seiten unterhalb von Berlin.de ermöglichen. Ein Redirect für Webangebote außerhalb des Berlin.de-Adressraumes ist nicht möglich.

Subdomains und Redirects sind über die CvDs bei der Landesredaktion zu beauftragen.

Hintergrund

“Berlin.de” ist eine Marke, die weltweit bekannt ist und die sowohl zum Standortmarketing unserer Stadt wie auch zur Verbreitung des Hauptstadtportals beiträgt. Marken müssen gepflegt und immer wieder kommuniziert werden. Im E-Government-Gesetz hat sich das Land verpflichtet, seine Angebote im Internet ausschließlich unter der Marke Berlin.de zu veröffentlichen. Auch in allen Printprodukten und sonstigen Vertriebskanälen von Öffentlichkeitsarbeit sind diese Adressen zu verbreiten. Insofern ist die Adresswahl für Landesangebote nicht beliebig.

Ein Abweichen davon ist nutzerunfreundlich, denn es erschwert die inhaltliche Zuordnung. Es ist z.B. nicht ersichtlich, dass sich hinter einer Adresse “http://www.angebotsname-berlin.de” (o.ä.) ein offizielles Landesangebot verbirgt. Dies könnte auch eine private Website sein. Eine bereits aus der Internetadresse erkennbare Herkunftsinformation, die schon vor dem Aufrufen der Seite eine eindeutige Zuordnung der Inhalte zum Landesangebot unter Berlin.de ermöglicht, erleichtert die Orientierung und erhöht die Transparenz und damit auch das Vertrauen in das Angebot.

Die Landesredaktion / Koordinierung Berlin.de finanziert zentral ein Downloadkontingent bei einer Bildagentur, derzeit Depositphotos. Jede interessierte Behörde erhält einen Zugang und kann erforderliche Bilder/Grafiken herunterladen. Die Bilder können für Berlin.de, Berlin-Brandenburg.de, b-intern und für Printprodukte des Landes Berlin genutzt werden.

Die von den jeweiligen Behörden heruntergeladenen Bilder müssen im Media Asset Management (MAM) von Imperia hochgeladen werden, damit sie von allen Behörden genutzt werden können. Hierfür ist eine Rubrik “Allgemein/Depositphotos” eingerichtet, auf die alle Imperia-Redakteur*innen zugreifen können. Ebenso können die Bilder/Grafiken in der Rubrik “Allgemein/Fotolia” von allen Redakteur*innen genutzt werden.

Jede Behörde kann auf eigene Kosten Verträge mit anderen Bildagenturen abschließen und diese Bilder dann exklusiv nur für die eigene Behörde im MAM hochladen und verwenden.

Die Besucherströme und Zugriffe aller Auftritte auf Berlin.de (dazu zählen auch Subdomains angebotsname.berlin.de), werden mit der Anwendung mapp Intelligence (früher: Webtrekk) gezählt. Über mapp Intelligence können die Behörden ihre Zugriffe analysieren und es können datengestützt Optimierungen an den Auftritten vorgenommen werden. Zählung und Auswertung erfolgen datenschutzkonform nach DSGVO. Auf einen Mechanismus zur Einwilligung wird verzichtet, da keine personenbezogenen Daten erhoben werden.

Jede Behörde erhält 1 Account bei mapp Intelligence. Die URL-Räume in diesen Accounts sind nicht beschränkt, es können alle Auftritte unter Berlin.de, die von der jeweiligen Behörde verantwortet werden, integriert werden.

Die Anfrage zur Einrichtung des Accounts erfolgt über die CvDs der Behörden an die Landesredaktion. Die Account-Besitzenden (in der Regel die CvDs) können über das Reporting-System von mapp Intelligence individuell zusammengestellte Auswertungen für Einzelseiten oder -auftritte per Export oder Download an ihre Fachbereiche übersenden.

• Weitere Informationen zu mapp Intelligence im Support-Wiki

Alle öffentlichen Stellen des Landes Berlin sind nach dem Gesetz über die barrierefreie Informations- und Kommunikationstechnik Berlin (Barrierefreie-IKT-Gesetz Berlin – BIKTG Bln) und der Bundes-Verordnung zur Schaffung barrierefreier Informationstechnik nach dem Behindertengleichstellungsgesetz (Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung – BITV) verpflichtet, webbasierte Inhalte barrierefrei zu gestalten und zu erstellen.

Das Designsystem und das CMS Imperia sind für eine Bereitstellung von barrierefreien Inhalten vorbereitet. Anpassungen und Optimierungen in Bezug auf digitale Barrierefreiheit werden fortlaufend vorgenommen.

Die Kompetenzstelle für digitale Barrierefreiheit und Usability legt zusätzlich Berliner Standards für die digitale Barrierefreiheit fest, die zu beachten sind.

Onlineangebote der Berliner Verwaltung müssen allgemeine Informationen über die jeweilige Landesbehörde, ihr Dienstleistungsangebot und ihre Navigationsstruktur für Leichter Sprache und in Deutscher Gebärdensprache bereitstellen (siehe nachfolgende Abschnitte).

Auftritte, Anwendungen und Apps müssen zudem eine Barrierefreiheitserklärung in ihrem Angebot in einem barrierefreien und maschinenlesbaren Format führen. Für Angebote, die mit dem CMS Imperia erstellt werden, steht ein eigenes Template für die Erklärung zur Verfügung.

Im Support-Wiki finden Sie Hilfen zur Erstellung von barrierefreien Web-Inhalten in Imperia. In den Imperia-Schulungen sind Aspekte der digitalen Barrierefreiheit berücksichtigt. Über die Verwaltungsakademie können spezielle Weiterbildungsangebote in Anspruch genommen werden.

Leichte Sprache

Für die Produktion von Texten in Leichter Sprache auf Berlin.de existiert ein Rahmenvertrag. Dieser erstellt gemäß BIKT-Gesetz einen Text in Leichter Sprache zu Aufgaben und Zuständigkeiten von Einrichtungen, die einen eigenen Auftritt auf dem Hauptstadtportal Berlin.de haben. Dieser Text wird zentral durch die Senatskanzlei finanziert und muss über die Landesredaktion beantragt werden. Themenportale können ebenfalls Texte in Leichter Sprache erhalten, wenn es sich um langfristige Webinhalte handelt. Kampagnenseiten und Landingpages sind ausgenommen. Die Übersetzung von Printprodukten ist möglich, solange es sich um Materialien für Behörden handelt, die einen Auftritt auf Berlin.de haben.

• Mehr Informationen zum Rahmenvertrag Leichte Sprache

Gebärdensprachvideos

Die Produktion der verpflichtenden Gebärdensprachvideos zu Aufgaben und Zuständigkeiten sowie Beschreibung der Navigation des Auftritts, inkl. Hinweis auf die Barrierefreiheitserklärung müssen Behörden selbstständig beauftragen.

• Mehr Informationen zu den Gebärdensprachvideos für Onlineangebote der Berliner Verwaltung inkl. Leistungsbeschreibung zur Vergabe

Außerdem ist auch eine Erläuterung der wesentlichen Inhalte der Erklärung zur Barrierefreiheit in Leichter Sprache und Deutscher Gebärdensprache (DGS) für alle öffentlichen Stellen verpflichtend. Aus diesem Grund hat die Kompetenzstelle für digitale Barrierefreiheit und Usability ein Video in DGS sowie einen Text in Leichter Sprache produzieren lassen, die allen öffentlichen Stellen zur Verfügung gestellt wurden. Das Datum der Erstellung bzw. letzten Aktualisierung der Erklärung der Barrierefreiheit Ihres Webauftritts, muss in dem Text in Leichter Sprache von Ihnen im Abschnitt „Wann wurde die Erklärung zur Barriere-Freiheit zuletzt geändert?“ bzw. unter dem Video in Textform ergänzt werden.

Für alle webbasierten Inhalte der Berliner Verwaltung gelten die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie das Berliner Datenschutzgesetz (BlnDSG) in der jeweils aktuellen Fassung. Jedes Onlineangebot hat neben der Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Vorgaben bei der Erstellung und Aktualisierung von Inhalten sowie damit verbundenen datenverarbeitenden Prozessen eine Datenschutzerklärung im Footerbereich des Angebots zu führen.

Für Auftritte und Anwendungen, die mit dem CMS Imperia erstellt und bearbeitet werden, steht ein spezielles Datenschutz-Template für die Erklärung zur Verfügung, das für alle mit Imperia erstellten Auftritte genutzt werden muss. Das Template beinhaltet Bausteine mit zum Teil vorgegebenen Angaben über eingesetzte Dienste (zum Beispiel Tracking oder Bebauungspläne von mein.berlin.de).

Besonders schützenswerte Personendaten (siehe Artikel 9 DSGVO, z.B. Gesundheitsdaten, Daten zu Religion und Weltanschauung) dürfen grundsätzlich nicht über die Imperia- und Berlin.de-Serverinfrastruktur (Datenbank-Backend, E-Mail-Versand über Formulare von Imperia) verarbeitet werden.

BerlinOnline ist Auftragsverarbeiter der Senatskanzlei für den zentralen Betrieb von Berlin.de, insbesondere des Content-Management-Systems Imperia. Für behördenspezifische datenverarbeitende Vorgänge auf berlin.de ist der Abschluss ergänzender Verträge zur Auftragsverarbeitung zwischen Behörde und BerlinOnline vorgesehen.

Für Vorhaben und Projekte der Bürgerbeteiligung stellt die Landesredaktion die Beteiligungsplattform mein.berlin.de zur Verfügung. Verschiedene Module lassen sich zu umfangreichen, diskursiven Beteiligungsprojekten zusammenstellen. Die Plattform wird von Liquid Democracy e.V. im Auftrag der Senatskanzlei betrieben. Die Nutzerverwaltung ist getrennt von der Nutzerverwaltung von Imperia.

Weiterführende Informationen erhalten Sie in der nachfolgenden Handreichung. Das Dokument stellt die zentralen Prozesse auf der Plattform dar, u.a. zentrale Funktionen, Navigation, Funktionen und Features von informellen Beteiligungsprozessen, Grundaufbau und Bedienoberfläche.

BerlinOnline

Das Land Berlin hat zum 01.07.2021 die vollständige Kommunalisierung der BerlinOnline vollzogen. Aufträge von Berliner Behörden können somit in einer Direktvergabe an BerlinOnline vergeben werden, sofern die Voraussetzungen der sogenannten Inhouse-Vergabe vorliegen.

Als Orientierungshilfe hat die Landesredaktion die wesentlichen Voraussetzungen und den aktuellen Stand (März 2023) nachfolgend zusammengefasst. Bitte beachten Sie, dass diese Zusammenstellung nicht die Pflicht der jeweiligen Vergabestellen ersetzt, die Zulässigkeit einer Direktvergabe zu prüfen.

Die Voraussetzungen einer Inhouse-Vergabe umfassen gemäß § 108 Abs. 1 GWB:

1. Das Land Berlin muss über die BerlinOnline eine ähnliche Kontrolle ausüben wie über seine eigenen Dienststellen (“Kontrollkriterium”).
2. Mehr als 80 Prozent der Tätigkeiten der BerlinOnline müssen der Ausführung von Aufgaben dienen, mit denen das Land Berlin oder eine andere von Berlin kontrollierte juristische Person sie betraut hat (“Wesentlichkeitskriterium”).
3. An der BerlinOnline darf grundsätzlich keine direkte private Kapitalbeteiligung bestehen.

Zu 1.: Die Senatskanzlei hat für die Prüfung der Inhouse-Fähigkeit ein Gutachten beauftragt. Dieses Gutachten bestätigt die Inhouse-Vergabemöglichkeit. Zum Zeitpunkt der Gutachtenerstellung war die IBB Unternehmensverwaltung AöR alleiniger Gesellschafter der BerlinOnline. Inzwischen ist BerlinOnline eine 100-prozentige Tochter der IT-Dienstleistungszentrum Berlin AöR (ITDZ Berlin). Das ITDZ Berlin befindet sich ebenfalls zu 100 % im Besitz des Landes und das Land Berlin übt auch auf das ITDZ Berlin wesentliche Kontrollfunktionen aus, die sich aus dem Errichtungsgesetz des ITDZ Berlin ergeben.

Zu 2.: Gemäß Protokoll der 7. ordentlichen Sitzung des Aufsichtsrats der BerlinOnline Stadtportalbeteiligungsgesellschaft mbH vom 21.11.2022 ist die Planung 2023 auf Basis der Prognose 2022 beschlossen worden und die 20-Prozent-Grenze für außerhalb des Landes Berlin generierte Erlöse (Drittgeschäft) wird eingehalten. Das Wesentlichkeitskriterium ist damit erfüllt. Eine Bestätigung, dass das Wesentlichkeitskriterium auch im aktuellen Betrieb eingehalten wird, kann jederzeit bei BerlinOnline eingeholt werden.

Zu 3.: Diese Anforderung ist dadurch erfüllt, dass das öffentliche Unternehmen ITDZ Berlin, wie zu 1. ausgeführt wurde, alleiniger Gesellschafter ist.

Rolle und Aufgaben von BerlinOnline

BerlinOnline wird sich entsprechend der inhaltlichen, technischen und betrieblichen Anforderungen des Landes Berlin neu gliedern und personell verstärken. Eine Anlaufstelle für digitale, webbasierte Dienstleistungen wird neu aufgebaut. Darüber nimmt die BerlinOnline Beauftragungen der Berliner Verwaltung für neue und/oder befristete digitale Präsenzen und weitere Dienstleistungen entgegen – beispielsweise Frühphasenberatung zum Aufbau neuer Webpräsenzen unter Berlin.de, Beratung zur Anwendung des Styleguides von Berlin.de, Beratung im Umgang mit ausführenden Webagenturen, UX-Konzept oder Testing.

BerlinOnline bietet darüber hinaus redaktionelle Leistungen für verwaltungs- und themenübergreifende Inhalte des Hauptstadtportals an, wie die zielgruppengerechte Aufbereitung von Informationen für Bürgerinnen und Bürger, Bildredaktion und Dienstleistungen im Umfeld von Social Media.
Die betriebliche Verbindung mit dem ITDZ Berlin ermöglicht eine Verzahnung der Aktivitäten beider IT-Dienstleister und Synergien im Bereich zentraler Services.

Bestehen seitens der Behörden Anforderungen an eine Weiter- bzw. Neuentwicklung von Imperia- oder Frontendkomponenten, können diese zunächst der Landesredaktion zur Prüfung mitgeteilt werden. Sind die Anforderungen behördenübergreifend relevant und entsprechende Aufwände vom Betreibervertrag gedeckt, kann die Umsetzung über die Landesredaktion erfolgen.

Werden Webauftritte und Online-Anwendungen nicht über das bereitgestellte CMS erstellt oder sollen Inhalte in Imperia von Dritten erstellt und/oder gepflegt werden, muss das nachfolgende Dokument Bestandteil des Auftrages bzw. der Vergabe werden. Die Landesredaktion muss bereits in der Planung neuer Online-Vorhaben zur Abstimmung der Vorgaben und technischen Realisierung sowie zur Einordnung des Vorhabens in das Designsystem einbezogen werden.