Dokumentenbrowser

Aus Imperia Support Wiki

Der Dokumentenbrowser bietet eine Übersicht der Dokumente, die genehmigt oder/und freigeschaltet sind. Dokumente, die nach der Erstellung nur auf dem Schreibtisch lagen, werden nicht im Dokumentenbrowser angezeigt.

Spalten anpassen

Als erstes sollten Sie sich den Dokumentenbrowser für die Arbeit mit Imperia anpassen. Sie können verschiedene Spalten hinzufügen, um die Dokumente mit einem Klick zu importieren, zu löschen, Live zu löschen oder freizuschalten. Die möglichen Spalten finden Sie bei "Ansicht" unter dem Punkt "Spalten". Wenn Sie mit der Maus über den Punkt fahren (nicht anklicken), öffnet sich rechts ein weiteres Menü, wo Sie die angesprochenen Spalten anhaken können. Sie befinden sich am Ende der Liste. Es stehen noch viele weitere Möglichkeiten zur Verfügung, damit Sie sich den Dokumentenbrowser individuell anpassen können.

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Wenn Sie die Spalten eingefügt haben, können Sie sie mit klicken und ziehen an eine andere Position verschieben. Einige Spalten können auch in der Breite verändert werden. Das erkennen Sie an einer etwas dickeren, grauen Linie am rechten Rand der Spalte. Wenn Sie die Maus dorthin bewegen, verändert sich der Mauszeiger zu zwei Doppelstrichen mit einem Pfeil nach rechts und einem nach links.

Am besten wechseln Sie nach den Änderungen einmal auf den Schreibtisch und kehren dann zum Dokumentenbrowser zurück. Damit stellen Sie sicher, dass Ihre Änderungen auch gespeichert wurden und nicht bei einem Aktualisieren der Seite über den Browser wieder zurückgesetzt werden.

Anzuzeigende Dokumente

Im Dokumentenbrowser erhalten Sie eine Übersicht über Ihre genehmigten und freigeschalteten Dokumente. Im linken Bereich sehen Sie die Rubriken, auf die Sie mit Ihren Rollen Zugriff haben. Wenn Sie die einzelnen Rubriken anklicken, sehen Sie die enthaltenen Dokumente.

Dabei gibt es zwei Möglichkeiten, welche Dokumente angezeigt werden. Wenn Sie links oben einen Haken bei "Rekursiv" setzten, werden alle Dokumente angezeigt, die sich in dieser Rubrik und den Unterrubriken befinden. Wenn Sie den Haken entfernen, werden ausschließlich die Dokumente in der gewählten Rubrik angezeigt. Die Dokumente in den Unterrubriken sehen Sie dann nicht.

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Entwicklungs- und Livesystem

Sie können zwischen dem Entwicklungssystem und dem Zielsystem/ Livesystem (bspw. www.berlin.de oder Intranet) umschalten, um sich den jeweiligen Status der Seiten anzusehen. Der Umschalter befindet sich in der rechten oberen Ecke des Dokumentenbrowsers.

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Status von Dokumenten

Den Status der Dokumente können Sie in der Spalte "Aktuell" ablesen. Dort wird angezeigt, ob sich bereits eine neuere Version des Dokuments im Redaktionssystem befindet. Im Entwicklungssystem sind die zwei Punkt immer grün. Imperia kann nicht zwischen der Version auf dem Schreibtisch und der genehmigten unterscheiden. Im Livesystem werden diese Punkte rot, wenn das freigeschaltete Dokument älter ist als das genehmigte oder wenn ein Dokument nur genehmigt aber noch nicht freigeschaltet ist. Wenn Sie also ein Dokument bearbeiten und speichern, ändert sich die Anzeige nicht. Erst wenn Sie das Dokument genehmigen, aber nicht freischalten, werden die Punkte in rot dargestellt.

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Entwicklungssystem

Wenn Sie sich auf dem Entwicklungssystem befinden, sehen Sie alle Seiten, die mindestens genehmigt sind (also auch freigeschaltete Dokumente werden angezeigt). Im Entwicklungssystem haben Sie die Möglichkeit, Dokumente zu importieren, auf das technisch festgelegte Live-System freizuschalten oder zu löschen. Live-Löschen ist im Entwicklungssystem nicht möglich. Die Spalte wird leer gelassen. Wenn sich das Dokument bereits im Workflow/auf dem Schreibtisch befindet, steht ein "Nicht erlaubt" in der Spalte Reimportieren. Sie finden das Dokument dann auf dem Schreibtisch.

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Livesystem

Wenn Sie das Livesystem www.berlin.de auswählen, sehen Sie ebenfalls alle Dokumente, die mindestens genehmigt sind. Im Livesystem haben Sie die Möglichkeit, Dokumente zu importieren, zu löschen, Live zu löschen und freizuschalten.

Wenn ein Dokument noch nicht freigeschaltet wurde, kann es auf dem Live-System nicht gelöscht werden. Die Spalte Live-Löschen wird dann leer gelassen.

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Dokumente bearbeiten

Um bestehende Dokumente wieder bearbeiten zu können, müssen Sie diese "Reimportieren". Damit werden die Dokumente im Bearbeitungsmodus geöffnet.

Beim Importieren öffnet sich ein Popup mit einer Sicherheitsabfrage, auf der Sie bestätigen müssen, dass Sie das Dokument wirklich importieren möchten. Danach wird die Seite importiert. Als nächstes wird eine Seite angezeigt, wo ein Eintrag in der Historie des Dokuments hinterlegt werden kann. Das ist im Normalfall nicht nötig, da Imperia selbst einen Eintrag vornimmt beim Reimportieren.

Danach öffnet sich der Metaschritt des Dokuments. Diese Seite können Sie bestätigen, wenn Sie nicht das Freischalt- oder Löschdatum bearbeiten möchten. Danach sind Sie im Bearbeitungsmodus.

So können Sie auch vorhandene Nutzer bearbeiten.

Dokumente freischalten

Es gibt einige Fälle, wo Dokumente händisch freigeschaltet werden müssen. Das können Seiten sein, die nach einer Änderung noch nicht freigeschaltet wurden oder PDF-Dokumente, die nicht automatisch mit der Seite freigeschaltet werden. In beiden Fällen ist eine händische Freischaltung möglich.

Das Freischalten im Dokumentenbrowser kann für ein einzelnes Dokument oder auch für mehrere gleichzeitig durchgeführt werden. Ein einzelnes Dokument klicken Sie, am besten in der Spalte "Titel", an. Dann ist es blau markiert und somit ausgewählt. Mehrere Dokumente können mit gedrückter STRG-Taste nacheinander, ebenfalls in der Spalte "Titel", markiert werden.

Nach dem Markieren sollten alle Dokumente blau hinterlegt sein. Danach gehen Sie mit der Maus auf den Menü-Punkt "Bearbeiten" und wählen dort "Freischalten" aus. Es folgt eine Abfrage, ob die Dokumente wirklich veröffentlicht werden sollen, die Sie mit OK bestätigen. Sie sehen dann den bekannten Fortschrittsbalken, der die Freischaltung anzeigt. Wenn Sie sehr viele oder größere Dokumente freischalten, kann dieser Prozess auch etwas länger dauern. Bitte lassen Sie das Fenster geöffnet, bis der Fortschrittsbalken auf 100% mit einer blauen Hintergrundfarbe steht. Dann wurden alle Dokumente erfolgreich freigeschaltet.

Wenn der Balken auf 100% steht, aber rot hinterlegt ist, ist ein Fehler bei der Freischaltung aufgetreten. Sie können dann einfach die Freischaltung erneut versuchen oder sich mit einem Screenshot der kompletten Seiten an den Support wenden.